Buenas prácticas para realizar una inspección en el lugar de trabajo eficaz

La inspección en el lugar de trabajo resulta esencial en el propósito de prevenir incidentes, lesiones, enfermedades, daños a la propiedad o pérdida de recursos financieros. Algunas organizaciones, principalmente por razones económicas, pasan por alto la inspección en el lugar de trabajo, esperando así disminuir costes, siendo sorprendidas con el tiempo con pérdidas de dinero ocasionadas por accidentes, sanciones, pérdida de activos o, en el peor de los casos, de vidas. La inspección en el lugar de trabajo es uno de varios elementos que garantizan a las organizaciones ahorra costes en responsabilidades futuras. La inspección, cuando se realiza de manera profesional y con la debida regularidad, identificará riegos potenciales, emitirá alertas sobre la necesidad de implementar acciones correctivas y aportará una visión panorámica sobre el real estado del espacio de trabajo y el nivel de satisfacción de los empleados. Cuando todo esto sucede, estamos ante una inspección en el lugar de trabajo eficaz. La pregunta es, ¿cómo lograrlo? Adoptando las mejores prácticas. A continuación, abordamos cuáles son.

Inspección en el lugar de trabajo eficaz – Las mejores prácticas para realizarla

La inspección en el lugar de trabajo examina quién, qué, dónde, cuándo y cómo. Es importante prestar atención a los elementos que tienen mayor probabilidad de convertirse en determinantes de inseguridad o insalubridad. Esto incluye factores que pueden ocasionar estrés, desgaste, impacto emocional, vibraciones, calor excesivo, corrosión, afectaciones químicas… Igualmente, la inspección en el lugar de trabajo debe abordar todas las áreas y espacios utilizados por el trabajador, aunque estos no se visiten con regularidad, o con motivos laborales. Esto incluye estacionamientos, cafeterías, restaurantes, áreas de descanso, áreas de almacenamiento, oficinas, vestuarios… La mejor forma de hacerlo es siguiendo las siguientes prácticas:

Escuchando a los trabajadores

Los empleados, que son los que se exponen al realizar actividades diarias en espacios inseguros, son los más cualificados para aportar experiencias y conocimiento en una inspección en el lugar de trabajo. Su aporte resulta especialmente valioso para determinar qué áreas requieren atención particular, así como para identificar las mejoras que se requieren para optimizar las operaciones y aumentar la productividad con seguridad.

Revisar hallazgos y registros anteriores

Al igual que en una auditoría interna, antes de iniciar la inspección formalmente, durante la etapa de planificación, es necesario revisar los resultados de las inspecciones anteriores. Esto significa revisar los registros pasados, deteniéndose en las observaciones y recomendaciones sobre mejora hechas por el inspector. El inspector actual, que bien puede ser el mismo, verificará que se hayan implementado las acciones correctivas propuestas en la inspección anterior, y comprobará la eficacia de las mismas. De no haberse implementado ninguna acción, hará la observación formal sobre tal omisión y procederá a solicitarla nuevamente.

Planificar la tarea

Los horarios en los que se llevará a cabo la inspección, que deben ser aquellos en los que la mayoría de equipos estén funcionando, son uno de los aspectos a considerar en la etapa de planificación. Pero el inspector también debe asegurarse de que su trabajo, y el de su equipo cuando este es requerido, no interfieran con los procesos cotidianos de producción, y evitar picos de flujo de trabajo particularmente intensos, a menos que la revisión del comportamiento en tales circunstancias sea un objetivo puntual dentro de la inspección. La planificación también debe prever la presencia de supervisores, directores de área u otro tipo de mandos medios en el momento de la inspección. Son ellos quienes proporcionan información relevante sobre procesos de producción particulares o riesgos que no han sido considerados por los empleados o los profesionales en gestión de riesgos. Con todos estos elementos, el inspector preparará un plan de trabajo que se convertirá en su hoja de ruta y que pondrá a consideración de la Alta Dirección para su aprobación.

Documentar el desarrollo de la tarea

Los inspectores novatos cometen el error de confiar en sus notas o en el checklist que han preparado para la inspección. Pronto descubrirán que nada resulta tan útil como documentar toda la tarea en vídeo o, por lo menos, en audio.

Identificar problemas subyacentes

El inspector no se limitará a identificar problemas de seguridad y salud en el trabajo y registrarlos. También debe buscar los problemas subyacentes que se han generado, ya que de no corregirse se convertirán en la fuente de nuevos problemas.

Informar a la Alta Dirección

El informe completo a la Alta Dirección, sin dejar nada por fuera, debe presentarse en el menor tiempo posible. Cuanto más rápido se actúe para solucionar un problema, más fácil y menos costoso será solucionarlo. Todo aquello que parezca salir de contexto, que resulte peligroso o que disminuya la productividad, debe ser informado lo antes posibles, para beneficio de todos.

No limitarse a informar, y hacer recomendaciones

Las inspecciones eficaces no se limitan a señalar lo que está mal. Ellas presentan soluciones realistas para completar el círculo y ayudar a mejorar las condiciones en el lugar de trabajo. De hecho, un inspector excelente, monitoreará y hará seguimiento a la implementación de las acciones recomendadas. Las inspecciones son una herramienta fundamental para identificar y tratar riegos en el lugar de trabajo. Pero esto es más fácil si se cuenta con las herramientas adecuadas. ¿Su organización tiene una solución tecnológica eficaz para facilitar las inspecciones y potenciar sus beneficios?

Software HSETools Excellence

Si existe una forma eficaz para mantenerse al día con las inspecciones en el lugar de trabajo, y disponer de la información que requiere el inspector para realizar la siguiente, es utilizar el módulo de Inspecciones y Checklists del Software HSETools Excellence. Esta solución avanzada, aporta una gestión integral de la salud ocupacional, desde el hallazgo de los problemas hasta el análisis para la toma de decisiones. Así, los profesionales en el área tendrán todas las herramientas para planificar y llevar a cabo auditorías, inspecciones, programas de capacitación… Pero los empleados también dispondrán de una poderosa herramienta para documentar y registrar incidentes en el mismo momento y desde lugar en el que ocurren, incorporando imágenes o vídeos. Contratar cualquier módulo de esta novedosa solución es muy fácil. Puede hacerlo aquí. Pero también puede acceder a una demo gratuita.