Costes en la gestión de contratistas: consecuencias de una mala gestión (y cómo evitarlo)

La evaluación de costes en la gestión de contratistas suele reducirse a la tarifa que cobra esta fuerza laboral externa, imprescindible para muchas organizaciones. Sin embargo, el valor que se pagará a los contratistas por su trabajo es apenas uno de los diferentes componentes que conforman esta variable. Los costes en la gestión de contratistas equivalen a la suma de varios elementos. Sobre todo, necesitan considerar la probabilidad de pagar por la ineficiencia de la gestión, por la negligencia o por la omisión de tareas obvias. En la ejecución de un contrato en el que se utiliza fuerza laboral externa se presentan situaciones que pueden sacar a la luz costes en la gestión de contratistas ocultos, que no por tener ese carácter furtivo se pueden considerar menores o inocuos. Así, dentro de los costes en la gestión de contratistas, cuando esta es ineficiente, existen algunos que tienen la capacidad para absorber la rentabilidad del proyecto, ocasionar daño reputacional a la empresa y causar problemas regulatorios que pueden culminar en la pérdida de licencias o la imposición de sanciones.

Costes en la gestión de contratistas que pueden permanecer ocultos

Los costes en la gestión de contratistas derivados de la ineficacia de esta y que pueden acabar con las expectativas planteadas en cualquier presupuesto se pueden clasificar en cinco categorías:

1. Costes de seguridad y salud en el trabajo

Se trata de los eventos que pueden incrementar costes en la gestión de contratistas asociados al contrato como consecuencia de errores comunes atribuibles a terceros o a la organización. Algunos ejemplos en esta categoría son los siguientes:

• Incremento en el coste de las primas de seguro, ocasionado por los antecedentes del contratista en otras empresas o la falta de certificaciones para realizar trabajos que implican riesgo, como trabajos en alturas o en espacios confinados.
• Pago de indemnizaciones, reclamaciones de trabajadores o costes judiciales, originados por accidentes, lesiones, heridas o enfermedades asociadas con el trabajo, derivadas de brechas de cumplimiento en seguridad.
• Penalizaciones para la empresa a causa del incumplimiento en los tiempos de ejecución, ocasionados por la falta de productividad del contratista, por lesiones o por negligencia en el desarrollo del contrato.
• Cobro de maquinaria, equipos o propiedad de terceros ocasionados por la negligencia del contratista, por la existencia de brechas de capacitación o por la falta de debida diligencia en los procesos de contratación.
• Deterioro de la reputación de la empresa como consecuencias de los eventos mencionados o la ocurrencia simultánea de algunos de ellos. La reputación de la empresa se ve afectada, se pierde la confianza de los clientes y la buena imagen de la organización como empleadora.

2. Costes por incumplimiento o por procesos judiciales

Aunque pueden incluirse en el ítem anterior de costes en la gestión de contratistas que pueden pasar inadvertidos, la gravedad de estos eventos es elevada, por lo que vale la pena destacarlos en un apartado específico:

• Multas y costes por incumplimiento de las regulaciones, leyes, directivas o normas específicas de la industria.
• Sanciones por falta de permisos o licencias que habiliten a los contratistas para ejercer ciertas tareas u operar determinados equipos.
• Costes legales o judiciales por falta de especificaciones claras en la redacción de los contratos o en la comunicación de las obligaciones del contratista o de la organización.

3. Costes por retrasos o mala calidad del trabajo

La ineficiencia, la lentitud en el avance o los fallos técnicos en un proyecto tienen diversos orígenes, pero tienen algo en común: representan costes en la gestión de contratistas adicionales para la organización:

• Fallos de comunicación y coordinación por falta de canales adecuados, de instrucciones claras o por deficiencias técnicas por parte del contratista.
• Fallos estructurales en el proyecto atribuibles a la ausencia de mecanismos de seguimiento del cumplimiento y monitoreo.
• Sobrecostes por la gestión manual de los documentos, que hacen que los empleados gasten muchas horas en verificar documentos, revisar el vencimiento de algún certificado, elaborar contratos o buscar un documento extraviado.
• Riesgos que ocurren por falta de visibilidad en tiempo real y acopio de información en una ubicación centralizada.

4. Costes reputacionales

Los costes en la gestión de contratistas que afectan la reputación pueden ser los más ocultos entre todos y los que mayor dificultad entrañan para ser calculados y cuantificados. Los más recurrentes son:

• Deterioro de la reputación que redundaría en el comportamiento de las acciones, en el caso de organizaciones que cotizan en Bolsa.
• Pérdida de confianza de los clientes y de los inversores a causa de litigios judiciales, reclamaciones, imposición de sanciones por parte de los reguladores o insatisfacción con el trabajo ejecutado.
• Mala reputación de la empresa como empleadora, lo que dificultará atraer a los mejores contratistas en el futuro.

Por qué aparecen este tipo de costes en la gestión de contratistas

La falta de diligencia en las relaciones con la fuerza laboral externa es la causa recurrente por la que se presentan costes en la gestión de contratistas ocultos o aislados. Se trata de debilidades estructurales en la organización que no se pueden adjudicar al contratista, aunque un primer análisis indique que se presentó negligencia o falta de capacidad para realizar la tarea. Si esto es así, la responsabilidad continúa siendo de la organización. Algunos de esos fallos estructurales están relacionadas con estas circunstancias:

• Falta de debida diligencia o de procesos eficaces de precalificación.
• Ausencia de sistemas de comunicación interactivos eficaces.
• Contratos mal redactados que no tienen en cuenta el marco normativo y regulatorio existente para este tipo de contratos.
• Brechas de capacitación o falta de capacitación de los contratistas en temas de seguridad, de prevención de riesgos o de temas específicos asociados a la actividad para la que fueron contratados.
• Falta de mecanismos de monitoreo, revisión y seguimiento que permitan verificar el avance, establecer el cumplimiento de las normas técnicas y de seguridad y la aparición de riesgos o problemas de forma anticipada.
• Deficiencias en los procesos de gestión e investigación de incidentes y de canales apropiados para informar, o ausencia total de ellos.
• Gestión de documentos en papel, manual o, en el mejor de los casos, basada en hojas de cálculo.

Cómo evitar los costes en la gestión de contratistas inesperados

Los costes en la gestión de contratistas derivados de malas prácticas o de desidia pueden ser muy elevados. Sin embargo, existen acciones y soluciones útiles para identificar y resolver los problemas que los generan. Una de las más eficaces es apoyarse en una plataforma de gestión de contratistas diseñada para automatizar la gestión y facilitar así la implementación de las mejores prácticas para administrar este tipo de contratos:

1. Crear un proceso sólido de preselección e incorporación de contratistas

En esta etapa, la debida diligencia resulta esencial. Las preguntas o los temas sobre los que se indague, no obstante, deben ser los correctos: antecedentes de seguridad, historial de cumplimiento, historial de reclamaciones, verificación de documentos, permisos y licencias, actualidad de los documentos, autenticidad de las referencias, etc. Son procesos que consumen tiempo y recursos, por lo que deben ser automatizados y digitalizados. Una plataforma especializada podrá evaluar cientos de documentos en pocos minutos o enviar notificaciones a las cuentas de correo de empleadores anteriores o de organismos estatales para verificar la veracidad y validez de los documentos entregados por el contratista. Además, un software para el control de contratistas puede crear un flujo de trabajo de selección, aprobación e incorporación, notificando a las personas indicadas sobre sus responsabilidades y alertando ante la omisión de una tarea o el retraso de otra. Muchas de esas tareas las realizará de manera automática, especialmente las relacionadas con la debida diligencia.

2. Implementar canales de comunicación eficientes

Muchos de los costes en la gestión de contratistas ocultos aparecen por la falta de comunicación ágil y transparente entre las partes. La falta de comunicación genera contratos erróneos, con cláusulas ineficaces, poco transparentes y proclives a la interpretación o a la discusión. Las plataformas diseñadas para gestionar contratistas incorporan canales de comunicación inmediata para el intercambio de información. Plantillas de contratos o redacción de contratos asistida por Inteligencia Artificial son otras características que evitarán problemas legales o interpretaciones erróneas sobre lo pactado. La gestión automatizada de documentos, por otra parte, hará que todos los interesados estén enterados de lo que se acuerda y tengan acceso a la misma versión actualizada del documento.

3. Entregar los contenidos de formación adecuados para cada contratista

Uno de los desafíos que plantea la gestión de contratistas es lograr suministrar a cada contratista los contenidos de capacitación en seguridad y de formación que requiere. Es un reto porque el número, la diversidad de especialidades y la cantidad de ubicaciones dificultan contratar programas que satisfagan las necesidades de cada contratista. Una herramienta de gestión de contratistas puede identificar las brechas de formación, establecer qué contratistas se pueden agrupar para tomar un programa presencial, cuáles deberán recibirlo virtual y cuáles obtendrán contenidos personalizados en sus dispositivos móviles. Igualmente, la plataforma puede realizar seguimiento para verificar el nivel de absorción y comprensión de los contenidos y la eficacia de la formación. Este mismo mecanismo servirá para impartir instrucciones de trabajo y de seguridad en el trabajo que ayuden a evitar algunos de esos costes en la gestión de contratistas que permanecen ocultos.

4. Supervisar y monitorear a los contratistas

La plataforma provee funcionalidades que permiten monitorear en tiempo real el avance del proyecto y el cumplimiento de las especificaciones técnicas y de las normas SST. También entrega listas de verificación e información relevante para programar, de forma automática, inspecciones y revisiones en el sitio de trabajo. El software puede integrar indicadores de rendimiento o KPIs para generar informes confiables y comparables.

5. Simplificar la gestión de incidentes

La gestión de incidentes inmediata y efectiva es uno de los recursos más valiosos que tienen los equipos de gestión de riesgos para anticiparse a cualquier amenaza y evitar que cause problemas graves como lesiones o heridas. Sin embargo, los trabajadores, incluidos los contratistas, a veces son renuentes a reportar incidentes porque es un proceso largo y complejo. Automatizar la gestión de contratistas implica entregar canales que permitan informar desde el mismo lugar en que sucede el hecho utilizando audios, vídeos, texto, imágenes o diagramas, iniciando así el proceso de investigación. Este conducirá a la implementación de acciones correctivas inmediatas y evitará costes en la gestión de contratistas inesperados.

6. Centralizar la documentación y la información

Centralizar la documentación y registro en una única ubicación es una de las aportaciones más efectivas para evitar costes en la gestión de contratistas no esperados. Un software especializado proporciona un sistema de control de versiones de los documentos que permite realizar búsquedas por palabra clave, por fecha de creación, por autor, por tema o por el contratista o el evento al que esté asociado el documento. Un software especializado puede crear una ficha para cada contratista, asociando a ella todos los documentos que se generan durante el contrato, preservando así una memoria histórica que facilita la incorporación para futuros proyectos. El sistema puede, finalmente, advertir sobre la inminencia del vencimiento de algún documento, como un permiso o una licencia.

Software HSETools

El Software HSETools es una avanzada plataforma con dos características diferenciadoras. Por un lado, es una solución modular y configurable, lo que permite diseñar soluciones a medida de las necesidades de cada organización. Por otro lado, es una plataforma alojada en la nube, lo que facilita el acceso desde cualquier lugar y en cualquier horario, utilizando un dispositivo móvil. Uno de los módulos que incorpora esta herramienta tecnológica es el de gestión de contratistas. El módulo se ha diseñado para simplificar, automatizar y optimizar los procesos relacionados con la fuerza laboral externa. Puedes solicitar más información sin compromiso a nuestros asesores o comprobar su funcionamiento en una demo online gratuita.