Sistemas de comunicación efectiva en la Gestión de Contratistas

Gestión de contratistas o Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)

Los Sistemas de Gestión HSE son elaborados para asegurar estándares internacionales operativos en las organizaciones y están tanto controlados como monitoreados. Las organizaciones deben responder de forma eficiente a una gran cantidad de requisitos en el terreno de la seguridad industrial, salud ocupacional y la protección ambiental. En la compañía, es muy importante garantizar la excelencia en los procesos empresariales relacionados con HSE. En el presente en el que las organizaciones desarrollan sus actividades a diario, destaca que la gran mayoría de ellas, por diversos motivos, han tomado partido por la tercerización. Además, se potencia que las empresas cuentan con políticas y objetivos vinculados con la seguridad, salud y ambiente que implican a proveedores y contratistas, generando un nuevo reto en su gestión. Debido a esto, la Gestión del contratista o la Coordinación de Actividades Empresariales, toma cada vez más valor dentro de las empresas, hasta tal punto, que los contratistas forman parte integral de los sistemas de gestión HSE. La gestión de contratistas CAE, tiene como objetivo primordial que la empresa contratante, tenga al día toda la documentación y el personal de cada una de las empresas contratistas que le brinde servicios. Igualmente, deberá evaluar el comportamiento de los contratistas en el tiempo adecuado.

La comunicación efectiva

Dentro del marco de la gestión de contratistas o coordinación de actividades empresariales (CAE), la comunicación se establece como uno de los factores que se desarrolla en un ambiente complejo debido entre otros motivos, al elevado número de empresas que participan. En este tipo de entorno, para alcanzar grandes resultados, es importante lograr que la comunicación dentro de la organización y con el resto de contratistas, sea eficaz. Según la Real Academia Española (RAE), la comunicación es la acción y efecto de comunicar o comunicarse. La comunicación está formada por una serie de elementos. Estos son aquellos factores que influyen durante el envío y la recepción del mensaje. Cada uno de estos elementos contribuyen a favorecer la comunicación o distorsionarla. Los elementos establecidos en la comunicación son:

• Emisor
• Receptor
• Código
• Mensaje
• Canal de comunicación
• Ruido
• Retroalimentación o feedback

Cuando nos comunicamos, empleamos mensajes entre el emisor y el receptor. Estos mensajes se deben estructurar de la mejor forma posible para así, trasladar mensajes que cuenten con la información necesaria y que se puedan comunicar efectivamente. También es muy importante que la empresa seleccione los canales y mecanismos apropiados. Durante la comunicación, es vital colaborar para que las diferentes personas que participan en la conversación, comprendan el mensaje que se está comunicando sin generar ruido que los aleje del objetivo principal. Además, para garantizar que el mensaje se ha comprendido adecuadamente, es necesario corroborarlo, a través, por ejemplo, la retroalimentación o feed-back. El feedback es “la información que recoge el emisor de una comunicación sobre los efectos de la misma en el sujeto que la percibe”. De este modo, el emisor podrá saber si el mensaje que ha transmitido ha sido comprendido adecuadamente. A modo de conclusión, podemos afirmar que la comunicación es un proceso complejo. Controlar todos los elementos demanda un gran esmero por nuestra para ser conscientes qué y cómo estamos haciendo, para así, poder incluir mejoras. Es determinante conocer que lo que transmitimos no es exactamente lo que el receptor percibe, por eso es tan importante analizar todo el proceso de comunicación.

Software para la gestión de contratistas

Las organizaciones que cuentan con proveedores y contratistas o coordinación de actividades empresariales (CAE), deben realizar su gestión de un modo unificado, de esta manera, se logra favorecer su involucración dentro del sistema HSE y, además, se garantiza la seguridad de la información tratada. Para lograrlo, muchas de estas empresas están haciendo uso de soluciones tecnológicas, como es el caso de HSE Soft. HSETools le ayudará registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas gracias a la automatización de la gestión HSE. En el ámbito de la gestión de contratistas, esta solución le permitirá:

• Mejorar las relaciones y las actividades de los diversos contratistas y partes interesadas de la organización.
• Unificar la información de los contratistas y así facilitar la explotación de la información, generando si es necesario reportes para presentar a gerencia.
• Inventarias, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de los contratistas y de sus empleados.
• Contar con un sistema de alertas para asegurar que las tareas se están ejecutando a tiempo.
• Suministrar a sus contratistas un portal particular desde el cual reportar la información que se le solicite.
• Garantizar la confidencialidad de la información almacenada en el sistema.

En definitiva, con este software se identifican de forma correcta a los contratistas, logrando su involucración total en el sistema. Igualmente, emplea plantillas preconfiguradas con la estructura deseada para solicitar la información o requisitos a los contratistas y facilita, por ejemplo, el cumplimiento de las entregas establecidas en un tiempo concreto.