Software para Control de Contratistas: 5 señales de que lo necesitas

La inversión en un Software para Control de Contratistas siempre es una buena estrategia. Una adecuada gestión de la fuerza laboral externa es, además, un proyecto que genera un retorno de la inversión rápido e interesante. La seguridad de trabajadores y terceros debe ser una prioridad para las empresas. Es una de las razones principales para implementar un Software para Control de Contratistas. Pero, además del cumplimiento en el área SST, también contribuyen al cumplimiento del contrato, de los requisitos legales y contractuales e, incluso, a la elección del perfil de contratista ideal de acuerdo con sus competencias y capacitación. Cumplir siempre será importante. Monitorear y revisar el trabajo de los contratistas desde varios ángulos también lo será. Por esto, un Software para Control de Contratistas será una buena elección en todo momento. Sin embargo, hay señales que indican que la automatización de la gestión se ha convertido en una necesidad imperiosa.

Señales que indican que la empresa necesita un Software para Control de Contratistas

El Software para Control de Contratistas gestiona, verifica, evalúa y, resumiendo, controla el trabajo de los trabajadores externos de la organización. Pero esto no significa que solo sirva a la organización, es una herramienta que aporta beneficios tanto a la empresa como a los contratistas. Esta solución genera relaciones de trabajo seguras, transparentes, confiables y productivas. Solo por eso, trabajar con un Software para Control de Contratistas tendría que ser una decisión que no necesitaría más argumentos. Sin embargo, hay indicios que indican que su utilización no se puede demorar:

1. La gestión de contratistas demanda demasiadas horas de trabajo

Las tareas y las responsabilidades asociadas a la gestión de contratistas son muchas: verificar el cumplimiento de los formalismos documentales, comprobar el avance del trabajo contratado, la supervisión del uso adecuado de elementos de protección personal o el respeto por las normas internas de la empresa, entre otras. Cuando el número de contratistas crece, su gestión puede convertirse en una tarea muy compleja. Empresas grandes podrían resolver el problema creando un departamento de Gestión de Contratistas. Sin embargo, los costes asociados que esto implica podrían hacer inviable el proyecto en términos financieros. Un Software para Control de Contratistas automatiza muchas de las tareas asociadas con la gestión de terceros y con su seguridad, además del cumplimiento de las obligaciones económicas de la organización. Para otras tareas, el software puede automatizar los flujos de trabajo de gestión de contratistas, emite notificaciones y alertas, provee la información necesaria y muestra el avance en tiempo real.

2. La organización obtiene informes extemporáneos del trabajo del contratista

La falta de visibilidad en tiempo real sobre el avance del trabajo de terceros es la segunda señal indiscutible de que hace falta un Software para Control de Contratistas. Es, tal vez, la funcionalidad más atractiva en este tipo de soluciones. La visibilidad inmediata permite comprobar el cumplimiento del contrato, el cumplimiento SST, el de las políticas de la empresa, etc. Esa visibilidad también es la clave para identificar problemas antes de que se conviertan en lesiones, multas, sanciones o fallos de calidad que no podrán corregirse si no se detectan en el momento en que se presentan.

3. Hay documentos dispersos por todas partes

Documentos de identificación, certificaciones de formación y capacitación o contratos: la avalancha de documentación de contratistas que es preciso controlar, recopilar, evaluar, calificar y archivar puede ser abrumadora. La gestión de documentos demanda muchas horas de trabajo administrativo para áreas como Recursos Humanos o para la que tiene a cargo el proyecto en el que se cuenta con la colaboración de terceros. La digitalización soluciona el problema. Un Software para Control de Contratistas puede recibir o importar los documentos en formato digital, los procesa, evalúa la autenticidad o la actualidad, los clasifica y, finalmente, los almacena en una ubicación centralizada, en la que cada documento está asociado a la ficha electrónica del contratista. La accesibilidad y la seguridad están garantizadas con una herramienta tecnológica.

4. Procesos interminables para seleccionar un contratista

Las empresas crecen, asumen proyectos cada vez más complejos, requieren contratistas especializados y, a todo ello, se suma una carga regulatoria más estricta. Seleccionar a los contratistas ideales y desarrollar los procesos de contratación y verificación de requisitos pueden ser tareas interminables. Para cuando se ha conformado la planta de contratistas, es probable que el proyecto ya esté atrasado. El Software para Control de Contratistas ayuda a seleccionar a candidatos cualificados desde una base de datos interna, conformada por contratistas que han pasado por procesos anteriores o ya han trabajado para la organización. También puede tomar información de bases de datos externas. Además, los procesos de incorporación se automatizan. La comprobación de documentos, su almacenamiento y validación, así como su almacenamiento, son inmediatos.

5. La gestión no aprueba las auditorías de salud y seguridad

Las auditorías, inspecciones o evaluaciones de desempeño tienen un objetivo claro: verificar que la gestión, el sistema o los procesos que se evalúan son eficientes. Cuando el auditor encuentra evidencia de incumplimientos, no obtiene información de forma inmediata, encuentra inconsistencias y, en general, comprueba que la gestión no logra sus objetivos, sin duda, hay una señal clara que indica la necesidad de automatizar y digitalizar la gestión de contratistas.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución basada en la nube, que se ha desarrollado sobre una estructura modular. Esto significa que es una solución flexible. Las organizaciones, de acuerdo con su contexto y sus necesidades, pueden trabajar solo los módulos que requieran en un momento dado y añadir más cuando sea necesario. El módulo de Gestión de Contratistas es solo uno de los que incorpora la plataforma. Si quieres conocer cómo funciona el software, puedes asistir a una demo online gratuita en la que comprobarás que se trata de una solución completa, pero de uso sencillo. También puedes solicitar información sin compromiso, solo tienes que contactar aquí con nuestros asesores.