Por qué debería automatizar los flujos de trabajo de gestión de contratistas

La automatización de flujos de trabajo de gestión de contratistas es, tal vez, la funcionalidad que mayor atracción genera en los responsables de seguridad y salud en el trabajo que buscan la aprobación de la Alta Dirección para un proyecto de digitalización basado en un software especializado. La transformación digital avanza imparable en el mundo corporativo y la gestión de contratistas no es ajena a la tendencia. La tecnología tiene el poder de cambiar la forma en que contratistas y empresas abordan temas legales, comerciales, estructurales y prácticos involucrados en esta modalidad de contratación de fuerza laboral.

Gestión de contratistas y tecnología

En los flujos de trabajo de gestión de contratistas se involucran temas como seguridad, competencias, documentos legales, productividad, tarifas, uso de equipos de protección personal y otros que demandan tiempo y recursos para su adecuada gestión. Las oportunidades que encuentran las empresas al obtener la colaboración de contratistas justifican la tendencia creciente hacia el uso de terceros. La complejidad de los flujos de trabajo de gestión de contratistas es la razón principal por la que fabricantes y proveedores de software resaltan la capacidad de automatización de la gestión cómo su más alto valor. Automatizar los flujos de trabajo de gestión de contratistas ahorra tiempo y dinero a las empresas y permite generar relaciones cordiales y productivas con los trabajadores bajo esta modalidad. El proyecto de automatización, sin embargo, requiere el aval de la Alta Dirección.

Razones para automatizar los flujos de trabajo de gestión de contratistas

Si se examina en detalle, el proceso que va desde la selección de un contratista hasta el cierre del contrato implica cientos de tareas. Son tantas y tan complejas, que pueden resultar abrumadoras. Eliminar tareas o procesos de los flujos de trabajo de gestión de contratistas no es la solución. Las actividades, los procesos y las tareas están ahí por una razón y es cierto que demandan tiempo, dinero y recursos. Pero, ¿necesariamente esto tiene que ser así? La respuesta es no, pero el consumo desbordado de tiempo, dinero y recursos tampoco es obligatorio. La respuesta está en la automatización y estas seis razones lo explican:

1. El software automatiza las tareas que más tiempo demandan

Las actividades que mayor tiempo demandan a los empleados encargados de la gestión suelen ser las más proclives a la automatización. Esto sucede porque en general, este tipo de actividades involucran tareas que se repiten sin variación alguna. Uno de esos procesos que son muy fáciles de automatizar es el de debida diligencia. La gestión y control de documentación, incluido el contrato y sus anexos, son tareas que también pueden automatizarse, ya que se repiten de forma idéntica para uno, para cien o para mil contratistas. Programación de pagos, monitoreo del avance del proyecto y control de la entrega de equipos de protección en el lugar de trabajo son, entre otras, tareas que conforman los flujos de trabajo de gestión de contratistas que se pueden automatizar con una plataforma especializada.

2. El software ahorra dinero a la organización

La automatización, por sí sola, ahorra dinero a la empresa. Pero un software de gestión de contratistas tiene otras formas para retornar la inversión: disminuye o elimina el riesgo de multas o sanciones, incentiva la productividad del contratista, mejora la percepción de la empresa como empleadora, reduce el uso de papel y de consumo de energía eléctrica y, en general, potencia la eficiencia administrativa.

3. El software ahorra tiempo

El tiempo es dinero. Los procesos en los flujos de trabajo de gestión de contratistas consumen muchas horas de trabajo de muchos empleados. La automatización reduce estos tiempos, en algunos casos, como la mayoría de las tareas administrativas, hasta cero. Más allá de lo que esto representa en términos financieros, la organización obtiene un beneficio adicional: los empleados que antes se ocupaban de esas tareas, ahora pueden centrar esfuerzos en estrategias eficaces para mejorar las condiciones de trabajo de los contratistas o para aumentar la productividad y asegurar el éxito del proyecto.

4. El software asegura el cumplimiento

Los flujos de trabajo de gestión de contratistas encuentran varios puntos de coyuntura con el cumplimiento: cumplimiento normativo de HSE, de normas de seguridad, de obligaciones contractuales, de regulaciones y leyes, de especificaciones técnicas, de requisitos documentales, de formación y capacitación, etc. El incumplimiento genera sanciones económicas, retrasos en el proyecto, incremento de lesiones o incidentes de seguridad, pérdida de compromiso y de confianza, entre otras consecuencias. La automatización, además de permitir monitoreo y vigilancia constantes para verificar el cumplimiento, tiene la capacidad para emitir alertas y notificaciones o emitir informes visuales en los que se resaltan problemas o cuellos de botella.

5. El software ayuda a elegir los mejores contratistas

La elección de los trabajadores es el punto de partida en los flujos de trabajo de gestión de contratistas. La automatización puede realizar las evaluaciones y entregar una selección en base a criterios como experiencia, capacitación, tarifas o efectividad demostrada en anteriores contratos. La selección automatizada, acompañada de procesos de debida diligencia, garantiza la elección de los mejores contratistas en muy poco tiempo y con poco esfuerzo.

6. El software puede escalar con la empresa

La automatización de la gestión de contratistas puede, eventualmente, hacer que una organización opte por esta modalidad de forma preferente. En muchas empresas, la fuerza contratista ha sido el factor determinante para el crecimiento y, sobre todo, para la expansión del negocio a otras latitudes. Una de las grandes ventajas de un software para gestión de contratistas eficaz, es que puede trabajar para diez contratistas, pero igualmente lo puede hacer para cien. Una plataforma para la administración de contratistas acompaña a la empresa en su crecimiento, sin disminuir sus funcionalidades ni ceder en su productividad.

Software HSETools

La plataforma Software HSETools incorpora un módulo específico de Gestión de Contratistas. Las empresas pueden, con base en este desarrollo tecnológico avanzado, resolver desafíos que encuentran en la gestión de sus contratistas en aspectos como la seguridad o el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios. Esta plataforma se ha desarrollado con apoyo de Inteligencia Artificial para obtener como resultado una solución que resuelve las necesidades de digitalización de empresas de todo tipo. Nuestros asesores pueden ofrecerte toda la información que necesites sobre el software sin compromiso alguno. Si lo prefieres, puedes participar en una Demo online gratuita.