Cumplimiento normativo de HSE: 5 formas de simplificarlo con software

Garantizar el cumplimiento normativo de HSE es uno de los desafíos más complejos en el acontecer corporativo de una organización. La volatilidad de los requisitos legales, de un marco regulatorio dominado por estándares, leyes y directivas de alcance internacional algunas de ellas, es el primer factor que agrega complejidad a la tarea. La necesidad de recopilar, procesar y analizar grandes cantidades de datos y la expansión de las cadenas de suministro hacia los cuatro puntos cardinales del planeta completan un escenario en el que es cada día más complejo garantizar el cumplimiento normativo de HSE. Supervisión, agilidad y capacidad de adaptación son las claves. Sin estos tres elementos, el cumplimiento normativo de HSE puede convertirse en un obstáculo difícil de salvar, generando dificultades para operar, costes inesperados, sanciones y afectación a la reputación, entre otras consecuencias.

Consecuencias de ignorar el cumplimiento normativo de HSE

Las consecuencias, como ya se adelanta, son serias. Estas incluyen impacto financiero, deterioro de la reputación, litigios judiciales y, a largo plazo, perdida de confianza de los consumidores e inversionistas. El impacto negativo en áreas específicas como Gestión Ambiental o Seguridad y Salud en el Trabajo es también considerable, desde contaminación de fuentes de recursos naturales hasta incremento de accidentes. No trabajar para asegurar el cumplimiento normativo de HSE puede, incluso, paralizar las operaciones como consecuencia de la aplicación de cierres sucesivos de la actividad o de la pérdida de licencias. Sanciones y tiempo de inactividad deterioran la confianza de los trabajadores, de los clientes, de los inversionistas y de los organismos reguladores, entre otras partes interesadas. Más allá de la preocupación por los bienes de la empresa y por sus finanzas está el bienestar de las personas: empleados, comunidad, consumidores, etc. La protección y el bienestar de todas las personas expuestas al impacto de la operación de la empresa tiene que ser la principal razón para velar por el cumplimiento normativo de HSE.

Cómo simplificar los procesos de cumplimiento normativo de HSE aprovechando la tecnología

Garantizar el cumplimiento normativo de HSE parece, a la luz de lo expuesto, una tarea ardua. Lo es cuando se trabaja con procesos basados en documentos e informes en papel. Incluso la gestión basada en hojas de cálculo es dispendiosa y proclive al error humano. La solución pasa por utilizar una herramienta tecnológica que tenga entre sus funcionalidades el cumplimiento legal y normativo. Una plataforma con esta característica, o con un módulo que resuelva esta necesidad, ayuda a la empresa a simplificar los procesos de cumplimiento normativo de HSE de cinco formas diferentes:

1. Monitorea el acontecer regulatorio y normativo

Un software de gestión HSE ayuda a garantizar el cumplimiento normativo al ser capaz de monitorear las fuentes de obligaciones regulatorias, legales o normativas para identificar obligaciones nuevas o cambios en los requisitos de las existentes. Además, puede almacenar un inventario de obligaciones, con fechas y requisitos, para advertir sobre el inminente incumplimiento y crear flujos de trabajo, asignando tareas necesarias para alcanzar la conformidad. Por supuesto, el software tendrá que emitir notificaciones sobre la asignación de una tarea y lanzar alertas sobre el retraso o incumplimiento. También tendrá que presentar informes sobre la evolución de los flujos de trabajo para identificar cuellos de botella u otros problemas que afecten a la capacidad de alcanzar el cumplimiento normativo de HSE.

2. Gestiona acciones correctivas y preventivas

Muchos problemas de cumplimiento se identifican en revisiones del sistema, en inspecciones HSE o en auditorías. Este tipo de evaluaciones suelen conducir a una acción correctiva o a una acción preventiva, cuando el problema se advierte con anticipación. Los procesos de diseño de acciones, implementación, verificación y nuevas correcciones pueden ser muy complejos. Un software avanzado tiene capacidad para monitorear el avance de las tareas, establecer plazos o fechas para entrega, evaluar el rendimiento inicial de la acción correctiva en tiempo real, informar sobre atrasos, etc.

3. Gestiona licencias y permisos de operación

Una de las causas de incumplimiento normativo recurrentes es la violación de plazos de un permiso o la no renovación oportuna de una licencia. Cierres de operación, multas o pérdidas de licencias son las consecuencias previsibles. Una plataforma de gestión HSE almacena en un repositorio central y único la lista de permisos y licencias vigentes o pendientes de obtener con requisitos, fechas, entidades ante las cuales es preciso presentar solicitudes o documentos necesarios. La plataforma puede automatizar muchas de estas tareas o advertir sobre aquellas que requieran una acción inmediata o en un plazo determinado. Así, es poco probable que un permiso venza o una licencia no se renueve a tiempo.

4. Establece canales de comunicación fluidos con las partes interesadas

La gestión, y en particular la de cumplimiento normativo de HSE, requieren comunicación constante, fluida, transparente y clara con diversas partes interesadas: organismos reguladores, empleados con responsabilidades, Alta Dirección, directores de áreas clave y miembros de la comunidad. Un sistema de software HSE de nivel superior facilita compartir documentos e información, reportar eventos relevantes, diseñar tares en las que colaboren diferentes personas y actualizar información. Se genera así una colaboración fluida y eficaz en el propósito de asegurar el cumplimiento.

5. Recopila y analiza grandes cantidades de datos

Un software HSE integra funcionalidades que se han generado a partir de tecnologías avanzadas como Big Data, Block Chain e Inteligencia Artificial. Gracias a ello puede recopilar, analizar y evaluar grandes cantidades de datos y registros en muy poco tiempo. De esta forma, los responsables de la gestión pueden obtener indicadores de rendimiento y otros KPIs necesarios para completar algunos informes obligatorios, establecer la necesidad de asignar recursos para asegurar el cumplimiento o tratar riesgos que lo puedan afectar con la necesaria antelación.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución integral, modular y desarrollada a partir de IA, Big Data y Block Chain. Esta plataforma, entre sus numerosos módulos, incorpora uno específico dedicado a la gestión de requisitos legales. Una de las características más destacables del software es que es escalable. Las organizaciones pueden comenzar a trabajar con las funcionalidades que necesitan en el momento e ir incorporando nuevos módulos de acuerdo con su crecimiento y su expansión. La plataforma integra funcionalidades complejas, pero su operación es sencilla y muy intuitiva. Puedes comprobarlo en la Demo online gratuita que ofrecemos los martes. Para ello, solo tienes que confirmar tu participación en la próxima aquí.