¿Qué buscar en una solución de software HSE?

El tránsito de papel a hojas de cálculo fue un paso importante en la historia de la gestión HSE. Ahora muchas empresas se enfrentan a la transición hacia una solución de software HSE. Las ventajas que ofrece son muchas: eliminación del error humano, flujos de trabajo automáticos, alertas y notificaciones son solo algunas de ellas. La solución de software HSE es una herramienta diseñada para fomentar el trabajo en equipo y la interacción en tiempo real, así como para entregar opciones que permiten monitoreo y vigilancia online desde cualquier tipo de dispositivo. A la hora de elegir una solución de software HSE es fundamental tener en cuenta algunos factores importantes. De ellos depende que la organización encuentre el aliado tecnológico que realmente necesita y que satisfaga todas sus necesidades.

Qué buscar en una solución de software HSE

Las razones por las que una organización busca una solución de software HSE no siempre coinciden. El tamaño y sector de la organización tienen mucho que ver con los criterios de elección. También es relevante el grado de transformación digital que haya alcanzado la empresa. En cualquiera de los casos, los siguientes cinco factores son determinantes en el proceso de selección:

1. Gestión de incidentes

La inmediatez y la facilidad con la que un trabajador o un contratista puedan interactuar con los responsables de HSE para reportar un incidente es esencial. Permitirá iniciar un proceso de investigación de accidentes, incidentes y resolución del problema. Poder adjuntar información en el formato que mayor facilidad le entregue en el momento en que ocurre el evento es una funcionalidad gran valor en una solución de software HSE.

2. Creación de flujos de trabajo automáticos

Automatización es la palabra clave en este tipo de soluciones. Reportado el incidente, la rapidez con la que se produce el informe puede estar condicionada por un periodo considerable de tiempo, en tanto se conforma un equipo de trabajo, se asignan tareas y se entiende la verdadera complejidad del problema. Si la solución puede crear el flujo de trabajo de forma automática y asignar funciones, el proceso no perderá el ritmo inicial, para beneficio de la seguridad de todos los trabajadores.

3. Emitir alertas y notificaciones

Una solución de software HSE puede crear el flujo de trabajo y conformar el equipo que se encargará de la investigación. Es muy importante que la solución pueda notificar a las personas indicadas sobre estos y otros hechos relevantes de la gestión. El software debe también emitir alertas sobre el atraso en el cumplimiento de alguna tarea o cuando es inminente la superación de un umbral crítico, como el número de incidentes o accidentes en un año, que son hechos que requieren la acción inmediata del equipo de HSE.

4. Gestión de documentos

Los eventos positivos de la gestión, como la difusión de la cultura de prevención o el logro de objetivos de seguridad, así como los negativos (incidentes y accidentes), adquieren importancia por las lecciones que dejan. Permiten generar una memoria histórica que construye un futuro mejor para los empleados, para las personas y para el medio ambiente. Esto es posible gracias a la documentación de los hechos. Pero los documentos también son el medio por el cual se comunica el marco normativo y regulatorio del sistema de gestión, se imparten instrucciones y se promueven las políticas HSE. Documentar implica controlar versiones, asegurar la integridad, accesibilidad y almacenamiento seguro del documento. Es una funcionalidad esencial que se espera encontrar en una solución de software HSE.

5. Informes visuales en tiempo real

Los informes escritos, los que incluyen estadísticas, tendencias, análisis, evaluación y reflexiones sobre lo ocurrido en un determinado periodo solicitado, son importantes. Pero la tecnología moderna puede proveer informes visuales, mapas de calor y otro tipo de representaciones gráficas en tiempo real que ayuden a identificar problemas en el mismo momento en el que se están generando.

6. Gestión de riesgos

La solución de software HSE ideal provee funcionalidades de análisis y evaluación de riesgos, identificación en tiempo real de amenazas o matriz de riesgos, entre otras herramientas que apoyan el trabajo de los profesionales especializados.

7. Control de emisiones, calidad del agua y disposición de residuos

El software debe hacer un seguimiento en tiempo real sobre emisiones de carbono o de gases de efecto invernadero. También de la calidad del agua en las fuentes que estén bajo el control o en el radio de acción de la organización y de la forma en que se dispone de los residuos sólidos y líquidos y el impacto que esta eliminación tiene sobre el medio ambiente. Para las organizaciones que presentan informes ESG, esta es información de alta relevancia.

8. Funcionalidades administrativas específicas

Una solución de software HSE tiene como función prioritaria asegurar el óptimo funcionamiento de los procesos diseñados para proteger a trabajadores y medio ambiente. También es preciso garantizar la agilidad y efectividad de las funciones administrativas del sistema. Para ello, es importante que la solución cuente con opciones para:

• Realizar auditorías, inspecciones o revisiones de la Alta Dirección o por parte de terceros o de cualquiera de las partes interesadas.
• Seguimiento a inventarios y stocks de almacenamiento de productos de aseo y limpieza, de equipos de protección en el lugar de trabajo y de productos de higiene industrial.
• Comunicación y socialización de nuevos requisitos, de instrucciones para la ejecución de flujos de trabajo o para la asignación de roles y funciones.
• Gestión de cumplimiento de obligaciones regulatorias, legales, normativas o contractuales.
• Control de etiquetado, fechas de vencimiento e instrucciones para productos químicos, tóxicos o corrosivos, así como el inventario actualizado de las existencias.
• Planes de acción para la gestión de incidentes, accidentes y otros eventos relacionados con gestión de riesgos.
• Programas de capacitación y formación, identificando brechas de conocimiento o entrenamiento, contenidos y programas para contratar y mecanismos para medir los niveles de comprensión y absorción de conocimiento.
• Indicadores de rendimiento del sistema, del cumplimiento de las normas, de la mejora continua, de la disminución del impacto ambiental, etc.
• Monitoreo, seguimiento y verificación de la ergonomía en todos los puestos de trabajo de la organización.

Qué elementos verificar para contratar una solución de software HSE

Una solución de software HSE debe incluir las funcionalidades mínimas y otras que, aunque excepcionales, contribuyan a superar las expectativas de la empresa y de los encargados de la gestión de seguridad y salud laboral y de la gestión ambiental. Además de ello, hay elementos estructurales que es preciso verificar:

1. Accesibilidad

La instalación en cada uno de los ordenadores de la organización, que incluye adquisición de servidores y equipos de almacenamiento externo, ha quedado atrás. En su lugar, los programas SaaS dominan el mercado. Este tipo de soluciones se caracterizan por ofrecer accesibilidad plena, las 24 horas del día, a través de todo tipo de dispositivos fijos o móviles.

2. Escalabilidad

La escalabilidad está determinada por la estructura modular que ofrezca la solución. La organización necesita poder elegir los módulos que utilizará para comenzar y, con el tiempo, completar su paquete de acuerdo con su crecimiento o expansión.

3. DEMOS y pruebas

Nada puede reemplazar la experiencia del usuario que prueba el producto antes de adquirirlo. La organización necesita ver el software funcionando para comprobar que todas las funcionalidades que se ofrecen están integradas y funcionan como se espera.

4. Compatibilidad

Para las empresas que inician la transición digital, la capacidad que tenga la solución para importar información en formato XLS es esencial. Pero también es posible que se quiera tomar la base de datos de empleados, por ejemplo, desde el software de Recursos Humanos. Compartir datos desde el CRM tendría que ser posible y fácil en la nueva solución.

5. Flexibilidad y personalización

El software a la medida, por muchas razones, no siempre es funcional ni práctico. La computación en la nube permite obtener soluciones que, sin ser a la medida, ofrecen un alto grado de personalización.

6. Referencias de otros clientes

Contar con la experiencia de otros usuarios, sobre todo cuando pertenecen a la misma industria, será el último factor decisivo antes de tomar la decisión de elegir una solución de software HSE.

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