Gestión de seguridad y salud laboral: 5 problemas tecnológicos que frenan la eficacia de los equipos SST

La tecnología es un factor determinante para el éxito de la gestión de seguridad y salud laboral. Las herramientas informáticas promueven la colaboración de los empleados, incrementan la productividad, permiten un mayor y mejor acceso a la información corporativa y, en general, ayudan a optimizar tareas rutinarias e impulsar la consecución de objetivos. Sin embargo, con frecuencia, los responsables de la gestión de seguridad y salud laboral trabajan en su día a día con sistemas obsoletos o inadecuados que frenan su trabajo y la eficacia del mismo. Para prevenir o desbloquear este tipo de situaciones, se requiere, en primer lugar, comprender con precisión dónde está el problema, es decir, qué atasca, complica o impide un flujo de trabajo eficaz. Y, en segunda lugar, determinar un curso de acción para adoptar nuevas herramientas o transformar el soporte tecnológico del área de gestión de seguridad y salud laboral. A continuación, analizamos cuáles son esos ‘problemas tecnológicos’ que a menudo obstaculizan el trabajo de los profesionales en gestión de seguridad y salud laboral. Y ofrecemos una recomendación final para atajarlos.

Gestión de seguridad y salud laboral – 5 problemas tecnológicos que afrontan los profesionales de SST

La alta carga de trabajo del día a día, la atención a situaciones de emergencia o imprevistas, el desconocimiento de la tecnología actual o la falta de una colaboración estrecha entre el departamento de TI y el área de gestión de seguridad y salud laboral llevan a muchas organizaciones a trabajar con tecnología y procesos desfasados y poco eficaces. Y los siguientes suelen ser los problemas más frecuentes a los que se enfrentan:

1. Soluciones no automatizadas al 100%

Algunas soluciones tecnológicas para la gestión de SST han sido diseñadas para procesar información que es introducida al sistema de forma manual, tomada desde formularios o informes en papel. Además del tiempo que esto representa, y que se resta del tiempo que el empleado puede dedicar a funciones que aporten más valor al negocio y su gestión SST, la posibilidad del error humano se incrementa exponencialmente, sobre todo cuando se toma la información desde formularios o informes diligenciados a mano.

2. Información dispersa en diferentes plataformas incomunicadas

Muchas organizaciones, en apariencia, incorporan tecnología en todos sus procesos, en todos los niveles y en todos los departamentos. Esto produce una falsa sensación de seguridad, que se disipa cuando en la práctica algunos utilizan hojas de cálculo, otros bases de datos, y otros soluciones incompatibles e incomunicadas. Esto es lo que se conoce como “silos”. Los silos son repositorios de información donde se procesa y almacena información fragmentaria, que no se complementa con otros datos y que finalmente resulta inoperante, a un gran coste.

3. Software desactualizado

El avance vertiginoso de la tecnología hace que sistemas ‘in-house’ que requieren un alto coste de mantenimiento y desarrollo de nueva funcionalidad se des-actualicen aún antes de explotar todos sus beneficios. O, simplemente, que nunca estén al día de las necesidades reales que requiere el equipo de gestión de seguridad y salud laboral. El software desactualizado puede representar además una clara vulnerabilidad de seguridad de la información. Las razones por las que las organizaciones trabajan con software desactualizado, sobre todo en el área de SST, son varias: costes, falta de liderazgo del área de TI, resistencia al cambio de los empleados… Todas ellas explican este problema, pero no lo justifican ni son paliativo para las dificultades que surgen con el paso del tiempo.

4. Restricciones de movilidad

La gestión de seguridad y salud laboral moderna requiere movilidad. Los incidentes o accidentes se pueden presentar en cualquier momento y la inmediatez en el registro de los hechos hace una gran diferencia entre una gestión eficaz, y una apenas burocrática y de papel. La tecnología moderna ofrece soluciones en la nube, a las que es posible acceder desde cualquier tipo de dispositivo, en cualquier lugar del mundo, a cualquier hora. De hecho, algunas funcionalidades suelen estar disponibles aún sin conexión a Internet.

5. Ciberataques

Las brechas de seguridad de la información ya era un tema de creciente importancia antes de la pandemia, que se ha visto agravado por el aumento del teletrabajo y el uso de dispositivos y sistemas domésticos más fáciles de vulnerar por los piratas informáticos. Así, muchos responsables de gestión de seguridad y salud laboral se sienten con las manos atadas cuando tienen que trabajar o delegar trabajo en remoto, frenando o dificultando la gestión diaria de sus tareas.

Software HSETools

La tecnología adecuada puede ayudar a superar los anteriores problemas y sustentar los procesos de gestión SST en flujos de trabajo colaborativos y eficaces. El Software HSETools es una solución modular que permite a las organizaciones parametrizar su sistema SST a medida de sus necesidades, incorporando módulos estratégicos y adicionales de acuerdo a su sector u operativa. Además, ofrece un alto rendimiento en dispositivos móviles y funcionalidades intuitivas para agilizar los procesos y la adopción de la tecnología. El módulo Gestor de Documentos y Registros en particular, tiene la capacidad de automatizar procesos de almacenamiento, distribución, comunicación de documentos, con un alto grado de seguridad para que sólo las personas autorizadas tengan acceso a ellos. Esta avanzada solución, basada en la nube, incrementa la eficiencia con funcionalidades de inteligencia artificial que pueden relacionar documentos con procesos. Haga click para registrarse en la demo online gratuita.