Gestión de la seguridad de los contratistas: 5 errores comunes a evitar

La gestión de la seguridad de los contratistas suele ser fuente de preocupaciones para los profesionales especializados en esta área. En parte, es una cuestión relacionada con una percepción errónea de que la seguridad de terceros no es responsabilidad de la organización en el mismo grado que la de los empleados. Otro desafío a los que se enfrenta la gestión de la seguridad de los contratistas es la falsa sensación de capacidad que pueden transmitir. Cuando una organización elige ejecutar un proyecto con terceros, busca aprovechar el conocimiento y la experiencia que tal vez no encuentra dentro de la organización. Se considera que ellos están mejor capacitados y dotados para asumir ciertos riesgos. La suma de estos supuestos lleva a cometer errores en la gestión de la seguridad de los contratistas que pueden resultar costosos, comprometer el éxito de un proyecto y, lo que es peor, trascender hasta impactar en la seguridad de los empleados.

Por qué es importante la gestión de la seguridad de los contratistas

La gestión de la seguridad de los contratistas permite implementar procedimientos y protocolos que se han diseñado pensando en las características únicas de este modelo de contratación. La gestión de contratistas identifica, elimina o trata riesgos y amenazas para terceros, pero también los que se derivan de la interacción que estos pueden tener con los empleados de la empresa o con otros terceros eventuales. La gestión de los contratistas crea, inculca y promueve cultura de seguridad y salud en el trabajo, que impacta de forma positiva en los mismos contratistas, pero también a los empleados de la organización:

• Garantiza el cumplimiento normativo y regulatorio.
• Protege a la organización de litigios judiciales, multas, sanciones u otra clase de penalizaciones.
• Permite seleccionar contratistas más capaces, eficientes y preparados para acometer los proyectos.
• Mejora la imagen de la empresa como empleadora, especialmente entre los contratistas que tienen una demanda de sus servicios constante gracias a su capacidad y la excelencia en su trabajo.

Errores comunes en la gestión de la seguridad de los contratistas

Pese a la importancia del trabajo que se planifica e implementa para garantizar la seguridad de los contratistas, todavía muchas empresas recaen en los mismos errores. Cinco de ellos presentan un alto nivel de recurrencia:

1. Comunicación deficiente o ausencia de ella

Por alguna razón, en ocasiones se tiene la falsa percepción de que el contratista solo necesita saber lo que tiene que hacer y en cuánto tiempo lo debe hacer. Por supuesto, es un grave error. Los contratistas necesitan canales de comunicación eficientes, fluidos y de doble vía. Uno de los sentidos de ese canal está dedicado a entregar información clara y precisa sobre procedimientos, uso de equipos de protección en el lugar de trabajo, normas de seguridad, obligaciones y derechos del contratista. El otro sentido es el que permite al contratista consultar temas sobre los que tiene dudas, opinar sobre aspectos de seguridad u otros que atañan a la correcta ejecución del contrato, reportar incidentes o casi accidentes, proponer opciones de mejora, solicitar retroalimentación, etc. Una adecuada comunicación con los contratistas que sea ágil, transparente, precisa y oportuna requiere una inversión en tecnología. Una plataforma accesible para el contratista desde cualquier dispositivo móvil será una herramienta indispensable para garantizar una interacción con las características que se requiere.

2. Brechas de formación y capacitación

Los contratistas, incluso los más experimentados o los que ya han trabajado en proyectos anteriores con la organización, necesitan pasar por procesos de formación y capacitación previos al inicio de su trabajo. Estos procesos, básicos en la gestión de la seguridad de los contratistas, dependerán de varios factores:

• Novedades en los procesos de la organización.
• Incorporación de tecnología, máquinas o equipos nuevos.
• Nuevos requisitos regulatorios o normativos.
• Necesidad de actualización de conocimientos.
• Fallos evidenciados en pruebas sobre prevención de riesgos, implementación de medidas de seguridad o protocolos normativos.

Es deber de la organización identificar las brechas de formación y capacitación. Una plataforma de gestión de contratistas que almacene una ficha digital con el perfil completo del tercero, incluyendo su experiencia o conocimientos permitirá establecer con un alto grado de precisión cuáles son los puntos y los temas en los que se requiere impartir capacitación.

3. Negligencia en la evaluación y gestión de riesgos

El trabajo de los contratistas es mucho más dinámico y volátil que el de los empleados. Además, en muchas ocasiones los contratistas trabajan en espacios fuera de la organización. Por ello, la gestión de la seguridad de los contratistas necesita una atención excepcional en el área de evaluación y gestión de riesgos. La automatización de la gestión de la seguridad de los contratistas, con herramientas que utilicen Inteligencia Artificial para presentar escenarios predictivos y con canales de comunicación que permitan obtener retroalimentación de los contratistas, permitirá desarrollar evaluaciones de riesgos proactivas, precisas, profundas y en periodos de tiempo muy cortos.

4. Falta de supervisión y monitoreo

Inspección, supervisión y monitoreo constantes son elementos que garantizan que el contratista cumple con las normas de seguridad, que utiliza de forma adecuada y en el momento indicado los equipos de protección personal, que los recursos técnicos y tecnológicos que reciben son los adecuados e, incluso, que entre ellos y los demás trabajadores de la empresa existe una relación respetuosa. El monitoreo constante, que es una funcionalidad más de una plataforma para la gestión de contratistas, sirve además para verificar el cumplimiento de especificaciones técnicas, calidad del trabajo y uso adecuado de los recursos.

5. Olvidar la mejora continua

Las organizaciones que estandarizan su gestión de seguridad y salud en el trabajo con base en la norma ISO 45001 están obligadas a demostrar la mejora continua de la gestión. Uno de los problemas de olvidar esta cuestión es aceptar un grado de seguridad apenas tolerable, con los riesgos de seguridad que implica, especialmente para los contratistas. La gestión de la seguridad de los contratistas exige un gran trabajo en todo lo relacionado con la mejora continua. De hecho, es el elemento que permite adaptar el trabajo, en especial el de gestión de riesgos, para enfrentar escenarios cambiantes, amenazas inesperadas o eventos disruptivos imprevistos.

Software HSETools

El Software HSETools es una herramienta modular diseñada para la gestión integral de la seguridad en el trabajo. Uno de los módulos que conforman esta solución es específico para la gestión de contratistas. Esta plataforma utiliza Inteligencia Artificial para predecir amenazas, monitorear espacios de trabajo, establecer canales de comunicación interactivos, entregar informes visuales en tiempo real e identificar problemas y brechas de formación, entre otras funcionalidades. El funcionamiento de esta solución es complejo, pero su uso es predictivo e intuitivo. Para conocer mejor cómo funciona y qué ventajas puede aportar a tu organización, tienes la opción de participar en una Demo online gratuita o, si lo prefieres, contactar con uno de nuestros consultores para recibir más información.