Auditoría de Seguridad y Salud en el Trabajo: 5 pasos para realizarla

La auditoría de seguridad laboral es el mecanismo que permite comprobar la eficacia de un programa de seguridad en el trabajo. Esto significa que el auditor podrá certificar sin lugar a dudas que el programa cumple con el objetivo primario de eliminar riesgos o reducir su impacto negativo. Entonces, si una auditoría de seguridad laboral detecta fallas y el auditor no puede certificar la eficacia del programa de seguridad en el trabajo, ¿deja de ser una tarea exitosa? No. Por el contrario, este tipo de auditorías adquieren un gran valor porque aportan los elementos necesarios para mejorar el sistema, que es finalmente otro objetivo que se busca al realizar una auditoría de seguridad laboral. Pero, aunque queda claro que la auditoría de seguridad laboral es necesaria, y que se trata de una tarea que reportará beneficios a la organización, acometerla puede ser intimidante si no se tiene una hoja de ruta que marque el camino. Es precisamente de lo que hablamos hoy. Cinco pasos para realizar una auditoría de seguridad laboral eficaz.

Auditoría de seguridad en la empresa: 5 pasos para realizarla

Vamos a suponer que existe una organización en la que no se ha presentado un incidente, ni un herido, ni mucho menos un accidente, en un espacio de tiempo superior a un año. Los formularios de inspección semanal se devuelven sin reportar incumplimientos, y todo funciona sin inconveniente alguno. La pregunta es: ¿Está funcionando el programa como debe hacerlo, o es apenas una racha de buena suerte?

#	Paso	Qué implica	Resultado esperado
1	Preparación de la auditoría	Definir quién audita (equipo interno interdisciplinario o consultores externos), establecer alcance y objetivos, revisar normas aplicables y resultados de auditorías anteriores	Un equipo cualificado con objetivos claros antes de empezar
2	Realización de la auditoría	Revisar planes, procedimientos y documentos, contrastarlos con la práctica real, entrevistar a los empleados y usar (o no) listas de verificación según el criterio del auditor	Identificación de fortalezas y debilidades reales, no solo documentales
3	Redacción del informe de auditoría y acciones recomendadas	Compilar notas en un informe objetivo y conciso, con áreas auditadas, auditores, personas entrevistadas, hallazgos positivos y negativos	Un informe completo con acciones recomendadas y áreas de mejora
4	Priorización de acciones correctivas	Clasificar hallazgos según nivel de riesgo, trabajar con gerentes y supervisores, asignar tareas, fechas de finalización y método de seguimiento	Plan de acción priorizado y con responsables asignados
5	Comunicación de los resultados de auditoría	Publicar los resultados en intranet, áreas comunes u otros canales internos	Transparencia, confianza de los empleados y comprensión de los cambios necesarios

Solo hay una forma de comprobarlo. Realizando una auditoría de seguridad laboral. Aquí, los cinco pasos básicos:

Preparación de la auditoría

Antes de comenzar, es indispensable determinar quién realizará la auditoría y qué es exactamente lo que auditará el equipo elegido. En algunas organizaciones suelen contratar consultores externos para encargarlos de la tarea. Otras disponen de auditores calificados provenientes de diferentes áreas de la organización. Cuando se utiliza un equipo de auditoría interna, es imperativo elegir empleados de diversas áreas y niveles. Deben estar representados el departamento de producción, la gerencia, el área comercial… Así se asegura un conocimiento total e interdisciplinario que contribuirá al éxito de la tarea. Durante la etapa de preparación también se define el alcance de la auditoría y los objetivos. La revisión de los estándares, políticas u otras normas aplicables, ayuda a los auditores a establecer objetivos y aumentar sus habilidades. Los resultados de auditorías anteriores también son una buena fuente de información, especialmente cuando estos incluyen recomendaciones y observaciones para la mejora del programa.

Realización de la auditoría

Durante la auditoría se revisan los planes, procedimientos y otros documentos escritos, que pueden ayudar a los auditores a establecer si lo escrito se refleja en la realidad. Esto es muy importante. El auditor o los auditores no pueden basar su trabajo exclusivamente en los documentos. Es necesario comprobar que estos son la base del trabajo diario de todos los empleados de la organización. Gran parte de la revisión se enfoca en hallar fortalezas y debilidades en los procedimientos, tanto en lo que está escrito como en lo que sucede en la práctica. Hablar con los empleados que operan máquinas o siguen los procedimientos que se auditan proporcionará información muy valiosa. Son ellos los más calificados para explicar cómo funcionan las cosas y qué se podría hacer para que funcionen aún mejor. Algunos auditores son muy proclives al uso de las listas de verificación. Otros prescinden de ellas y se basan en observaciones y notas. Unos y otros pueden alcanzar el objetivo sin problema, si acuden al sentido común y a la observación aguda.

Redacción del informe de auditoría y acciones recomendadas

Tras la auditoría, los miembros del equipo auditor deben compilar todas las notas en un informe que resuma los hallazgos. La revisión debe incluir las áreas auditadas, quién realizó la auditoría y una lista de las personas entrevistadas. Un buen informe de auditoría es objetivo y conciso, e incluye hallazgos tanto positivos como negativos. También refleja los hallazgos y la perspectiva de todos los miembros del equipo. Además, los hallazgos, un informe de auditoría completo, incluyen una lista de acciones recomendadas y áreas de mejora, basadas en los hallazgos de auditoría.

Priorización de acciones correctivas

Las auditorías pueden revelar la necesidad de acciones correctivas prioritarias, que deberían ejecutarse de inmediato, pero también de acciones menores que la organización tendría que considerar si piensa en la mejora continua del programa. La lista puede ser larga o corta. De una u otra forma, es poco probable que se pueda abordar cada problema de inmediato. El equipo de auditoría debe trabajar con directores de área, gerentes y supervisores para establecer prioridades basadas en el nivel de peligro que presenta cada hallazgo. Los hallazgos que representan el mayor riesgo deben recibir prioridad sobre otros con valoración de riesgo más bajo. Después de priorizar las acciones, el equipo generalmente asigna tareas, así como fechas de finalización y revisión. El equipo también tendrá que describir cómo se deben registrar las tareas completadas para que los elementos se puedan revisar durante futuras auditorías.

Comunicación de los resultados de auditoría

A los empleados les gusta saber qué va bien y dónde se producirán las mejoras. La publicación de los resultados de la auditoría en las páginas de la intranet de la organización, en áreas comunes de las instalaciones, o en otros lugares apropiados, fomentando así la transparencia y permitiendo que los trabajadores conozcan el verdadero estado de la seguridad en su lugar de trabajo. Publicar y comunicar los resultados de auditoría también ayuda a que todos comprendan los cambios que puedan ser necesarios y cómo esos cambios aumentarán su seguridad personal. Realizar una auditoría de seguridad laboral requiere tiempo y esfuerzo, pero, como todas las cosas que requieren un esfuerzo excepcional, proporciona resultados valiosos que hacen avanzar a la organización en sus objetivos estratégicos. La auditoría de seguridad laboral desencadena cambios proactivos que ayudan a prevenir lesiones, enfermedades y muertes de empleados.

Cuándo se realiza una auditoría de seguridad laboral

No existe un único momento «correcto» para auditar la seguridad de una organización: las auditorías deben formar parte de un calendario planificado, pero también deben activarse ante determinadas circunstancias. Estos son los principales momentos en los que conviene realizar una auditoría de seguridad laboral:

De forma periódica y planificada La mayoría de las organizaciones establecen una frecuencia fija (anual, semestral o trimestral, según el nivel de riesgo de la actividad) para evaluar de forma sistemática el estado real de su programa de seguridad, más allá de lo que reflejan las inspecciones rutinarias.

Tras un periodo prolongado sin incidentes Como se menciona al inicio de este artículo, una racha larga sin accidentes puede ser señal de un programa sólido… o de una falsa sensación de seguridad. Auditar en estos momentos permite confirmar que los buenos resultados responden a procedimientos eficaces y no a la suerte.

Después de un accidente o incidente grave Cuando se produce un incidente relevante, una auditoría ayuda a identificar si existían fallos estructurales en el programa de seguridad que contribuyeron al suceso, más allá de la investigación puntual del propio accidente.

Ante cambios significativos en la operación La incorporación de nueva maquinaria, la modificación de procesos productivos, la apertura de una nueva planta o cambios importantes en la plantilla son momentos clave para auditar, ya que estos cambios pueden introducir riesgos no contemplados previamente.

Por requisito legal o normativo En muchos sectores, la legislación o las normas de certificación (como ISO 45001) exigen auditorías con una periodicidad determinada. Cumplir con estos plazos es imprescindible para mantener la conformidad legal de la empresa.

Antes de una certificación o auditoría externa Realizar una auditoría interna previa permite detectar y corregir incumplimientos antes de que lo haga un organismo certificador o inspector externo, reduciendo el riesgo de sanciones o no conformidades.

Qué debe incluir el informe de una auditoría de seguridad

El informe es el resultado tangible de la auditoría y la herramienta que permitirá convertir los hallazgos en mejoras reales. Para que cumpla su función, debe incluir, como mínimo, los siguientes elementos:

Datos generales de la auditoría Fecha de realización, áreas o departamentos auditados, alcance definido y objetivos establecidos durante la fase de preparación.

Equipo auditor y personas entrevistadas Identificación de quién realizó la auditoría (equipo interno o consultores externos) y una lista de los empleados y responsables entrevistados durante el proceso.

Hallazgos positivos y negativos Un informe objetivo no se limita a señalar incumplimientos: también debe recoger las buenas prácticas identificadas, reforzando lo que ya funciona correctamente.

Evidencia de cada hallazgo Descripción detallada, fotografías o documentación que respalde cada incumplimiento o riesgo detectado, evitando valoraciones subjetivas o poco justificadas.

Clasificación del nivel de riesgo Cada hallazgo debe estar categorizado según su gravedad (crítico, moderado, leve), lo que permitirá priorizar las acciones correctivas posteriormente.

Acciones recomendadas y áreas de mejora Propuestas concretas para corregir cada incumplimiento, alineadas con los hallazgos de la auditoría y con un enfoque práctico y realista.

Plan de acción con responsables y plazos Asignación de tareas específicas, la persona responsable de ejecutarlas y una fecha de finalización, además del método que se utilizará para verificar su cumplimiento.

Conclusiones generales Una valoración global del estado del programa de seguridad, que sirva como referencia para futuras auditorías y para medir la evolución de la organización en el tiempo.

Software HSETools para auditorías de seguridad laboral

El Software HSETools permite automatizar la gestión de seguridad laboral, permitiendo, entre otras muchas actividades, realizar auditorías con facilidad, proporcionando información inmediata y confiable, y facilitando el procesamiento de los datos recopilados. Esta herramienta ofrece una gestión integral desde el hallazgo en el campo hasta el análisis eficiente para la adecuada toma de decisiones. Es, además, una solución modular, lo que significa que su organización solo contrata lo que realmente necesita. Descúbralo en una demo gratuita.