10 Pasos clave a la hora de seleccionar un software HSE

Los encargados de seleccionar un software HSE en una organización buscan elegir una herramienta tecnológica que ofrezca soluciones, resuelva problemas y establezca una diferencia con respecto a la forma en la que se gestionan la protección del medio ambiente y la seguridad de los trabajadores. Uno de los desafíos a los que se enfrentan los profesionales que deben seleccionar un software HSE es la variada oferta de fabricantes y proveedores de soluciones informáticas diseñadas para automatizar la gestión. Sus características y funcionalidades pueden ser muy diferentes, de ahí la importancia de elegir aquella herramienta que mejor se alinee con las necesidades de la organización.

Pasos para seleccionar un software HSE ideal para la organización

Los proyectos estratégicos en cualquier organización requieren planificación. Seleccionar un software HSE es, sin duda, un proyecto estratégico para la empresa. La importancia y el impacto que tendrá en todas las áreas justifica que se tome un tiempo para la planificación. El proceso para seleccionar un software HSE que conduzca a la toma de la decisión más acertada para todos, incluidas las partes interesadas externas, se desarrolla en 10 pasos.

1. Crear un cronograma de actividades

Fijar un espacio de tiempo para elegir la mejor solución hace que el proyecto se materialice y que la persona encargada, o el equipo, entienda que hay una fecha límite. El cronograma considera las diferentes etapas de investigación, depuración de proveedores, prueba y los demás pasos que se mencionan a continuación.

2. Establecer el presupuesto

Seleccionar un software HSE es un proyecto que requiere el aval de la Alta Dirección. Si la tarea se hizo bien, ese órgano habrá fijado un presupuesto y habrá dispuesto los recursos. Es importante fijar un presupuesto máximo, pero también uno mínimo. Todo ello considerando que el mercado ofrece soluciones que, por su escaso valor, pueden no resultar de utilidad.

3. Identificar las necesidades de la organización

La gestión HSE involucra muchas áreas: gestión de documentos, de empleados, de contratistas, planes HSE, reportes de incidentes, investigaciones, etc. Quizá no todas son prioritarias para la organización. Es posible que el proyecto haya sido concebido o aprobado, en términos financieros, para desarrollarse en escalas, opción para la cual una solución modular resulta ideal. En cualquier caso, es importante establecer qué necesita la organización y en qué orden de prioridad lo requiere.

4. Decidir sobre el tipo de software requerido

En términos muy sencillos, el mercado de software HSE ofrece tres opciones: soluciones desarrolladas a la medida y con exclusividad para la empresa, software de escritorio que requiere instalación en ordenadores y uso de servidores y las soluciones desarrolladas y alojadas en la nube conocidas como SaaS. Estas son las que lideran el mercado debido a las interesantes características de movilidad, acceso, seguridad y, sobre todo, costes que pueden ofrecer. Es importante tomar la decisión en este momento para depurar las ofertas, reducir el radio de búsqueda y no desperdiciar esfuerzos en la evaluación de opciones que no son funcionales para la empresa.

5. Evaluar la facilidad de uso

Algunos intentos de digitalización de la gestión HSE fracasan porque los empleados se resisten a utilizar la solución. Lo hacen porque el uso del software es tan complicado, que se convierte en un problema más, en lugar de solucionar los existentes. Un buen criterio para reducir la lista de proveedores al seleccionar un software HSE que sea lo más intuitivo posible y pueda trabajar con él cualquier persona sin dificultades.

6. Verificar la personalización y configuración

Algunas soluciones en la nube agregan la flexibilidad necesaria para personalizar y configurar el software de acuerdo con las necesidades de la organización. Es un aspecto que se debe tener en cuenta a la hora de seleccionar un software HSE, al igual que las posibilidades que ofrezca de incorporar nuevas funciones a medida que se necesiten.

7. Investigar a los proveedores

Los seis pasos anteriores logran reducir de manera significativa la lista de proveedores. Con un número de ofertas manejable, el siguiente paso para seleccionar un software HSE es investigar a esas empresas, verificar sus antecedentes y su capacidad para ofrecer soporte en el tiempo.

8. Verificar la accesibilidad móvil

La gestión HSE debe ser accesible, debe estar en cualquier lugar en el que haya un trabajador o un contratista de la organización y en cualquier lugar del mundo en donde exista una operación de la empresa. Por supuesto, esto requiere accesibilidad las 24 horas del día y en cualquier lugar del mundo.

9. Presentar las opciones a las partes interesadas

Con dos o tres opciones estimadas al llegar a esta etapa, es el momento de someterlas a la consideración de las partes interesadas. Empleados, contratistas, Alta Dirección o directores de áreas involucradas pueden señalar problemas o ventajas que ayuden a tomar la mejor decisión.

10. Solicitar demostraciones

Las demostraciones representan una oportunidad excepcional para comprobar la facilidad de uso y las funcionalidades que puede ofrecer el software en la mejora de la gestión de la salud, seguridad y medio ambiente. Es el último paso y requiere de la suficiente atención para seleccionar un software HSE que responda a las necesidades de la organización.

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