Reporte de accidente de laboral: formato, ejemplos y descripción

En el ámbito de la seguridad y salud de los trabajadores, el reporte de accidente laboral es un documento clave para la prevención. Este formato recoge de forma sistemática el momento, el entorno, las personas implicadas y las causas de un incidente o accidente, permitiendo atender lo ocurrido, aprender, generar memoria histórica y evitar su repetición. Saber qué debe contener este reporte, cuáles son sus requisitos formales y qué errores comunes se cometen al elaborarlo, es esencial para facilitar un modelo práctico y eficaz para su implementación.

El reporte de accidente laboral es el documento en el que se recolecta información de primera mano sobre el hecho que ha generado una lesión o una fatalidad en un ambiente de trabajo. El objetivo es identificar riesgos para prevenirlos y mitigarlos, logrando así evitar nuevos accidentes o incidentes similares.

El reporte de accidente laboral es el paso inmediato que se tiene que dar tan pronto como se ha atendido la emergencia y se ha asegurado la integridad y la salud del trabajador para garantizar cuanto antes su no repetición.

Sin embargo, este tipo de registros no se produce siempre con la inmediatez que se requiere y se espera. Esto sucede en gran medida por el desconocimiento sobre lo que es un reporte de accidente laboral y la forma en la que debe realizarse. A continuación solucionamos este problema.

Qué es un reporte de accidente de trabajo

El reporte de accidente laboral es un documento que proporciona con precisión los detalles de un incidente, accidente o casi accidente, aunque estos no causen lesiones o fatalidades. Por supuesto, cuando así es, la importancia del reporte es incuestionable. Incluso cambiando el título, pero con los mismos puntos y mismo objetivo, podría usarse también para reportar enfermedades que tienen como origen o son agravadas por el trabajo.

Los reportes de accidentes ayudan a identificar riesgos, a establecer la causa raíz de un problema y a construir y conservar una memoria histórica imprescindible para la implementación de planes efectivos de prevención. Por tanto, son una pieza esencial en un sistema de salud y seguridad en el trabajo.

Contenido del reporte de accidente laboral

Cada organización tiene pautas únicas para presentar este tipo de reportes. Pero, es probable que todas ellas consideren, como mínimo, incluir la siguiente información:

• Fecha y lugar de ocurrencia del evento.
• Nombre y función o cargo de los empleados involucrados.
• Nombre, función o cargo de los testigos si es que los hubo.
• Descripción detallada, clara, precisa y concisa de los hechos que llevaron a la ocurrencia del hecho traumático.
• Descripción detallada de las consecuencias que tuvo el accidente: lesiones, heridas de gravedad, fatalidades…
• Descripción detallada del entorno y espacio en el que ocurrió el accidente, y de las herramientas, máquinas u otros elementos presentes, sobre todo cuando uno o varios de ellos tuvieron relación directa con el hecho.
• Descripción de las acciones tomadas para atender la emergencia por parte de otros trabajadores o por personal sanitario.

Todos los hechos y descripciones que se solicitan deben atender un principio básico de coherencia y de concordancia. Esto implica que los hechos sigan un hilo, por lo que deben ser narrados de forma cronológica, ordenada y secuencial. La redacción debe estar acorde con las capacidades de un profesional y el informe no debe contener errores de ortografía, sintaxis o gramaticales.

Requerimientos formales del reporte de accidentes de trabajo

Además de incluir la información básica descrita en el apartado anterior, el reporte de accidente laboral debe ser elaborado por el informante del hecho y firmado por oficiales y supervisores del área en donde este ocurrió.

Debido a las circunstancias, el momento y el lugar en el que se levanta el reporte, es entendible que este sea escrito a mano sobre un formato preimpreso. Por ello, es especialmente importante que, en este, que usualmente es un borrador que luego es transcrito por algún medio electrónico, se utilice letra clara, legible y sin enmendaduras.

Por último, el reporte también debe incluir opiniones de trabajadores, sobre todo cuando estas se relacionan directamente con la causa del accidente. En muchas ocasiones, la información suministrada por los trabajadores es suficiente para prescindir de la investigación, ya que la causa raíz se determina sin lugar a dudas en el mismo lugar del accidente.

Errores que se cometen al redactar un reporte de accidente laboral

Los informes sobre accidentes no se pueden utilizar para adjudicar culpas o inducir al error a los investigadores encargados de establecer la causa raíz. Una cosa es consignar en el documento declaraciones que permiten determinar la causa del problema y otra es reproducir afirmaciones tendenciosas, no comprobadas, sobre la responsabilidad de una persona en la ocurrencia del hecho.

Cómo hacer un reporte de accidente de trabajo

Realizar un reporte de accidente de trabajo requiere un enfoque cuidadoso, ordenado y con plena transparencia para garantizar tanto la atención adecuada al trabajador como la correcta identificación de las causas, en aras de evitar nuevos sucesos similares. En primer lugar, debe atenderse la emergencia: asegurar la integridad del trabajador, prestar ayuda sanitaria, aislar el entorno del siniestro y proteger la escena del accidente. A continuación, se procede a recopilar información de forma sistemática: fecha, hora y lugar exactos del incidente; identificación de la persona o personas implicadas (función, cargo, departamento); testigos y su declaración; máquinas, herramientas u otros elementos materiales presentes, así como una descripción clara del entorno de trabajo al momento de los hechos. La redacción del reporte debe seguir una lógica cronológica que refleje cómo se desarrollaron los hechos, qué hechos previos contribuyeron, cuál fue el desencadenante inmediato y qué consecuencias originó (lesiones, bajas, daños a equipos, etc.).

También es esencial registrar las medidas de respuesta adoptadas inmediatamente: quién actuó, qué protocolos se activaron, si se alertó a supervisores o servicios médicos, y qué acciones posteriores se iniciaron. Finalmente, el documento debe incluir una reflexión inicial o hipótesis sobre las posibles causas raíz (por ejemplo, fallo de procedimiento, falta de formación, ausencia de mantenimiento, comportamiento inseguro), dejando espacio para una investigación complementaria. La elaboración del reporte debe realizarse con letra legible (si es físico) o en formato digital claro, evitar ambigüedades, con firma del informante y validación por el responsable del área. De esta manera, el reporte no solo cumple una función reactiva, sino que se convierte en una herramienta activa de prevención y mejora continúa.

Ejemplo de reporte de accidente de trabajo

Informe de accidente laboral

• Fecha: 12 de mayo de 2025

• Hora: 14:32 h

• Lugar: Taller de mantenimiento, planta 2, nave B

• Persona implicada: Juan Pérez García, Técnico de Mantenimiento (turno vespertino)

• Testigo(s): María López Ruiz, Oficial de Primera, que se encontraba en el sector adyacente y presenció el suceso

• Descripción de los hechos: A las 14:32 h, mientras el técnico desplazaba un carro de herramientas cerca de la máquina de pulir, el sistema de freno del carro cedió, provocando que el operario perdiera el equilibrio y cayera sobre su mano derecha entre el carro y la máquina. En el momento de la caída, la máquina estaba en funcionamiento.

• Consecuencias: Lesión contusa con fractura de metacarpo de la mano derecha; se trasladó al servicio de urgencias externo y se concedió baja médica por 10 días. Daños en el carro de herramientas: deformación del bastidor y avería en el sistema de freno.

• Entorno/materiales implicados: Carro de herramientas sin mantenimiento reciente, freno sin ajuste, proximidad crítica al área de la máquina en operación, suelo ligeramente resbaladizo por restos de lubricante.

• Medidas adoptadas inmediatamente: Se detuvo la máquina, se aisló el área, se retiraron residuos de lubricante, se cambió el carro defectuoso, se informó al supervisor del turno y al departamento de seguridad, y se abrió un bloqueo del equipo hasta nueva inspección.

• Hipótesis de causa raíz: Posible falta de mantenimiento preventivo del carro de herramientas, ausencia de señalización de suelo resbaladizo y proximidad excesiva de tránsito de herramientas en zona de máquina en operación. Se recomienda abrir investigación y definir acciones correctivas.

• Firma del informante: _____ Fecha: _____

• Validación supervisor: _____ Fecha: _____

Este ejemplo permite ver cómo estructurar un reporte que combina precisión, claridad, orden cronológico y enfoque preventivo, de tal manera que el evento se documenta correctamente y se prepara el camino para la mejora del sistema de seguridad.

Formato de informe de accidente laboral

El formato del informe de accidente laboral debe contemplar una estructura estandarizada que facilite la recopilación completa de datos, la comparación entre eventos, la generación de indicadores y la integración en el sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. A continuación se sugiere un esquema de campos a incluir:

1. Encabezado: empresa, centro de trabajo, código interno del reporte, fecha de elaboración.

2. Datos del trabajador accidentado: nombre, identificación/Zona/Turno, cargo, antigüedad en el puesto, contacto.

3. Datos del accidente: fecha, hora, lugar preciso, área, actividad que se desarrollaba, descripción del suceso.

4. Datos de los testigos: nombre(s), cargo(s), declaración breve.

5. Factores materiales y de entorno: máquinas/herramientas implicadas, estado de mantenimiento, productos, condiciones de trabajo (luz, temperatura, acceso, circulación), condiciones del suelo o entorno.

6. Lesiones, consecuencias y daños: descripción de lesión(es) sufrida(s), baja médica, daños a materiales o instalaciones.

7. Medidas inmediatas adoptadas: acciones de emergencia, traslado del trabajador, aislamiento del área, bloqueo de máquina, reporte interno.

8. Causas iniciales (hipótesis): factores humanos, técnicos, organizativos o de procedimiento que pudieron contribuir.

9. Próximas acciones: investigación detallada, responsables, plazo, acciones correctivas y preventivas propuestas.

10. Seguimiento: fecha prevista de revisión, indicadores de eficacia, responsable de cierre.

11. Firmas: informante, supervisor directo, responsable de seguridad laboral.
    Se recomienda que este formato esté disponible en formato digital accesible, idealmente vinculado al módulo de gestión de incidentes y accidentes (como el de HSETools) para garantizar trazabilidad, archivo automatizado y acceso a indicadores de siniestralidad. También debe contemplar campos obligatorios y listas desplegables para asegurar consistencia y rapidez en su cumplimentación.

¿Qué plazo hay para comunicar un accidente de trabajo?

En España, el plazo para la comunicación de un accidente de trabajo varía según su gravedad y las condiciones del siniestro. De forma general, cuando se produce un accidente que origine baja médica, el empresario o la empresa debe remitir el parte oficial a la entidad gestora o colaboradora en un plazo máximo de cinco días hábiles desde la fecha del accidente o desde que se concede la baja médica.

Por su parte, si el siniestro es de carácter muy grave, mortal o afecta a más de cuatro trabajadores, debe realizarse una comunicación urgente a la autoridad laboral competente en un plazo máximo de 24 horas. En los casos de accidentes sin baja médica, es habitual que se presente una relación o lista mensual de dichos accidentes a la mutua, generalmente durante los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al del siniestro. Es esencial que la empresa tenga definido el procedimiento interno y los plazos concretos, ya que el incumplimiento de estas obligaciones puede constituir infracción según la normativa aplicable.

Software HSE / SSOMA para Salud, Seguridad Laboral y Medio Ambiente  

Las organizaciones encuentran en la automatización de procesos de sus sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo un elemento valioso para el registro de información. Así es posible registrar y reportar accidentes, casi accidentes e incidentes de un modo más ágil y fiable y mantenerlos siempre fácilmente disponibles en aras de la mejora del sistema de salud y seguridad en el trabajo.

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