Digitalizar procesos HSE: la importancia de centralizar los datos

Digitalizar procesos HSE aporta, entre otros muchos beneficios, la posibilidad de centralizar los datos en una única ubicación, sin exponer la seguridad ni limitar la accesibilidad autorizada. La Gestión HSE involucra muchas áreas. Las partes interesadas son igualmente diversas: empleados, organismos reguladores, clientes, proveedores, contratistas, comunidad… Con tantas fuentes de información, y tantos destinos para ella, digitalizar procesos HSE es una acción imperativa que permitirá optimizar la eficiencia, disponer de información relevante en el momento oportuno, disminuir costes y garantizar la transparencia.

¿Por qué digitalizar procesos HSE y centralizar la información?

La Gestión de las áreas SST y medioambiental consume muchos datos y registros. La toma de decisiones acertadas requiere información constante. La información que emana de un software de Gestión HSE debe ser confiable, íntegra e inmediata. Con tantas fuentes de datos y registros para procesar, la centralización es apenas una decisión obvia. Digitalizar procesos HSE, además de centralizar la información en una ubicación accesible, controlada y segura, ayuda a:

• Obtener informes sobre lo que sucede en el momento.
• Crear matrices predictivas con base en hechos ya sucedidos y en la tendencia que muestran los datos.
• Mejorar la eficiencia de la Gestión HSE y su capacidad de respuesta.
• Crear procesos mucho más ágiles y efectivos.

Centralizar la información ayuda a optimizar procesos internos de la organización. Con información inmediata y confiable, los profesionales HSE logran elaborar análisis profundos, en tiempo real y de alta relevancia para la Gestión.

¿Cómo puede la centralización de información mejorar los procesos?

Vale la pena profundizar sobre este aspecto, apenas mencionado en el apartado anterior. Digitalizar procesos HSE permite a la organización hacer uso de alta tecnología para mejorar los procesos internos. Lo hace así:

1. Agiliza el acceso a la información

Es más fácil buscar en un solo lugar que buscar en cientos de repositorios de información. Con herramientas digitales, es también más fácil encontrar lo que se busca, utilizando filtros como una palabra clave, un tema o una fecha de modificación o actualización. El tiempo de búsqueda de un documento no será ahora de horas o minutos. Apenas en segundos se tendrá la información requerida, con la seguridad de que no ha sido alterada y que se trata de la versión actual.

2. Obtener informes integrados

Uno de los objetivos buscados al digitalizar procesos HSE es eliminar los silos de información. Los silos, en esta y en cualquier área, hacen que los datos se aíslen, se incomuniquen y no sea posible visualizar la conexión o la relación con otros datos aún fuera del área en la que se trabaja. La digitalización y centralización permite interacción entre los datos y registros y la aparición de relaciones que no han sido percibidas y que en adelante harán que muchos procesos sean más productivos y eficientes.

3. Coherencia de la información

La incoherencia en un informe es el resultado de la existencia de informes, datos o registros que han sido ignorados en la elaboración del nuevo análisis o evaluación. Por supuesto, puede haber conclusiones que son a simple vista incorrectas en ese tipo de información. Con una única fuente de datos y registros, centralizada, segura e incorruptible, el problema se elimina. El resultado será la entrega de información precisa, coherente y confiable.

4. Seguridad de la información

Con normas para cumplir, como el RGPD, es importante preservar la seguridad y la confidencialidad de la información, pero especialmente de los datos de terceros. Es, por supuesto, mucho más fácil vigilar y garantizar la seguridad en un solo lugar, y no en muchos almacenamientos, a veces en formatos diferentes: digital, papel, virtual…

5. Facilidad para administrar la información

En un modelo ESG -ambiental, social y de buen gobierno –, es muy probable que la administración de datos, registros e información necesite cumplir algunos requisitos. Algunos de ellos, como asignar propiedad a la información, observar estándares de cumplimiento o de calidad o mantener trazabilidad sobre cada una de las versiones de un documento, se cumplen de forma natural al digitalizar procesos HSE.

6. Escalabilidad segura

El crecimiento de una organización, la implementación de nuevos procesos, el aumento del personal, son algunas de las razones por las que la Gestión necesita escalar de la mano de la organización. La capacidad de escalar de una plataforma digital, evita que se pierdan datos en la migración, se corrompa la información, o sea difícil tratar con un volumen de datos inesperadamente alto. Digitalizar procesos HSE con base en una solución integral, diseñada para escalar de acuerdo con el crecimiento, evitará esos problemas.

7. Facilita el análisis inteligente de los datos

Los informes son tan buenos como la cantidad y la calidad de los datos utilizados. La digitalización de procesos hace que herramientas de análisis complejo operen sobre grandes cantidades de datos y registros. Esto genera informes relevantes, profundos y útiles para la toma de las mejores decisiones.

8. Uso de información relevante

En general, los informes y análisis así obtenidos están disponibles, para las personas adecuadas, que optimizarán procesos e implementarán la automatización de tareas, mejorarán la Gestión de forma continua y obtendrán mayor productividad y eficiencia con base en un modelo que puede ser replicado en otras áreas de la organización.

Software HSETools

El Software HSETools es una plataforma diseñada para automatizar gran parte de las tareas que implica la Gestión HSE. Es una solución basada en la nube, de tipo modular. Esto significa que las organizaciones pueden contratar los módulos que requieren, e ir escalando de acuerdo con su crecimiento y los requerimientos de su organización. Uno de los módulos que ayuda a resolver las necesidades planteadas hoy es el de Gestión de Documentos y Registros. Si quieres verlo funcionando, junto a los demás módulos de esta plataforma, tenemos para ti una nueva demostración gratuita, online, todos los martes. Sólo necesitas tomar un lugar aquí.