Ventajas de la Digitalización en la gestión documental del Sistema de Gestión HSE

Sistema de Gestión HSE

El Sistema de Gestión HSE encuentra nuevas oportunidades de mejora al realizar la digitalización en la gestión documental de dicho sistema. Aunque la mejora de la gestión documental afecte al conjunto global del Sistema de Gestión HSE, hay ciertos aspectos que se ven mucho más beneficiados gracias a la digitalización. Los aspectos principales en los que según los expertos la digitalización en la gestión documental ofrece grandes ventajas es sobre la comunicación, el Know How y facultad de contar con diferentes perspectivas de conocimiento. La digitalización en la gestión documental del Sistema de Gestión HSE, aporta grandes ventajas y, sobre todo, evita errores en los procesos internos del propio Sistema de Gestión HSE. Una de las principales ventajas que aporta la digitalización en la gestión documental del Sistema de Gestión HSE es que toda la documentación relativa a la seguridad y salud en el trabajo y el medio ambiente está integrada. Cualquier empleado que esté autorizado, podría acceder a esa información y su gestión se simplifica, haciendo posible que la recopilación y procesamiento de los documentos se gestione más rápidamente y de esta forma se aborden problemas antes de que se produzcan incidentes. En cuanto a lo relativo a los incidentes que pueden llegar a producir lesiones leves o graves dentro de la organización, la digitalización de la gestión documental permite reducirlos, ya que aporta un control total de los documentos relacionados con los riesgos del Sistema de Gestión HSE. Dentro de un Sistema de Gestión HSE, es imprescindible tener una comunicación interna efectiva. Habitualmente, los involucrados en dicho sistema encuentran bastante dificultoso el que los mensajes lleguen de forma adecuada los mensajes a todos los empleados y a todos los niveles de la organización. Una de las principales razones es que, en muchos casos, los responsables de elaborar la comunicación emplean términos incomprensibles por algunos trabajadores, lo que provoca que estos no comprendan las necesidades y las expectativas de la organización, incrementando los riesgos HSE. Para que la comunicación sea efectiva, también es necesario contar con lugares donde la información esté compartida a nivel interno y que de igual modo sea accesible para las partes interesadas como por ejemplo los contratistas o proveedores y esto lo consigue una gestión documental automatizada. Los empleados necesitan tener planes de capacitación para que el Sistema de Gestión HSE siga operando correctamente y esté actualizado. La digitalización de la gestión documental supone un gran impulso en éste área. Mejorará de forma notable las capacitaciones si estas cuentan con contenidos de calidad y que estén basados en las legislaciones que estén vigentes según cada sector empresarial. Con la digitalización de la gestión documental, todos los documentos pertenecientes a estas capacitaciones o formaciones internas estarán disponibles en tiempo y forma.  

Software para la digitalización en la gestión documental del Sistema de Gestión HSE

  La digitalización de la gestión documental del Sistema de Gestión HSE es posible a través del uso de una solución tecnológica. El Software HSE de ISOTools Excellence, es modular, parametrizable y se adaptada a las necesidades de las organizaciones. Con su módulo de gestor de documentos y registros, las organizaciones pueden tener la documentación bajo control y sin errores, desde la solicitud de la generación de un documento, hasta su archivo definitivo. Con el Software HSE (Health, Safety and Environment) permite:

• Organizar la documentación en niveles y asignar permisos de acceso.
• Determinar los circuitos personalizados de revisión y aprobación documental.
• Despreocuparse del uso de documentos duplicados u obsoletos.
• Registrar la información de un modo unificado a través de plantillas.
• Continuar empleando herramientas de ofimática online (Excel, Word, PPT, etc).
• Compartir la documentación mediante listas de distribución internas, URL pública o mediante un código QR.

  Este software tiene una versión demo gratuita que puede solicitar para descubrir todo el potencial del Software HSE. Es el gestor documental que necesita:

• Gestiona documentos y las versiones de los mismos.
• Acceso 24/7 a los documentos, también desde la App.
• Trazabilidad completa para cada documento, desde su borrador hasta la obsolescencia.
• Envío de avisos para la revisión y aprobación de documentos desde el software.
• Trabaja siempre sobre el mismo documento y evitando duplicidades.

  Con el Gestor documental y registro:

• Automatiza el proceso de almacenamiento, divulgación y distribución de los documentos de la organización.
• Potencia la eficiencia y eficacia en la gestión al vincular los documentos con los procesos.
• Estandariza y actualiza los documentos utilizados teniendo en cuenta los criterios establecidos por la organización.

  La mejor forma en que su organización puede comprobar las funcionalidades de esta herramienta es verla en acción en la DEMO gratuita.