Cómo prepararse para un desastre natural y otras emergencias en el lugar de trabajo

La gestión de riesgos moderna se caracteriza por ser preventiva, antes que reactiva. Y, por ello, prepararse para un desastre natural es una forma de actuar proactiva, pensando en lo impredecible, incontenible e inevitable que puede ser un evento disruptivo causado por la naturaleza.

Las expresiones violentas de la naturaleza, como terremotos, inundaciones, tornados, ciclones, huracanes, erupciones de volcanes, han estado entre nosotros desde tiempos inmemoriales, y continuarán estando ahí siempre. Los espacios de trabajo están tan expuestos a estos fenómenos como cualquier vivienda o área rural o urbana, en cualquier lugar del mundo.

Las organizaciones tienen una gran oportunidad de asegurar la continuidad del negocio y minimizar el impacto, aprendiendo a prepararse para un desastre natural. El primer objetivo debe ser preservar la vida y la integridad de los trabajadores. Pero si de paso es posible asegurar una disminución del impacto y la continuidad del negocio, valdrá toda la pena el trabajo de preparación.

Cómo prepararse para un desastre natural en el lugar de trabajo

Prepararse para un desastre natural es una tarea que inicia, como todo lo importante, con la etapa de planificación. Es importante entender que los riesgos asociados a un desastre natural son muy diferentes para cada evento, pero también de acuerdo con la ubicación geográfica de la organización.

La actividad sísmica, por ejemplo, tiene un mayor impacto en países como Japón, Brasil o Canadá; por diversas razones, el resto de países tienen muy poca exposición a este tipo de fenómenos naturales. Los huracanes son típicos de los países del Caribe. Los ciclones afectan a países del sudeste asiático.

Prepararse para un desastre natural como un terremoto es muy diferente de prepararse para una inundación, un incendio o un huracán. Algunas organizaciones acometen un solo plan que considera todas las opciones posibles. Otras pueden decidir crear equipos dedicados para trabajar en la preparación para cada evento. Esto dependerá de la capacidad financiera, el tamaño y el grado de exposición relacionado con la ubicación geográfica.

Empecemos por el plan de acción de emergencias.

Qué es un plan de atención de emergencias y desastres naturales

El plan de atención de emergencias y desastres naturales es el documento que reúne las intenciones y las acciones efectivas que planea el equipo de gestión de riesgos para enfrentar las consecuencias de un evento disruptivo de alto impacto.

Tener un plan de atención de emergencias y desastres naturales significa que la organización, sus trabajadores y los equipos de gestión de riesgos saben qué hacer en el momento definitivo y todos están preparados para actuar, tomar responsabilidades y emprender acciones efectivas.

Es la mejor forma de prepararse para un desastre natural. El plan es un documento único, ya que debe considerar elementos individuales como la ubicación de las instalaciones, los accesos, la distancia de los organismos de socorro y atención médica, la capacitación de los empleados, los riesgos a los que se está expuesto, la existencia o no de empleados con discapacidades, entre otros.

Quién debe intervenir en la elaboración del plan de emergencias

Prepararse para un desastre natural debe ser una iniciativa liderada por la alta dirección. Con su apoyo y liderazgo, el proyecto tendrá una gran oportunidad para alcanzar los objetivos propuestos en el plan.

Los empleados están en la segunda línea de participación. Su colaboración es imprescindible. Es importante entender que las acciones que se definan dentro del plan serán ejecutadas por los trabajadores.

Algunos grupos específicos que tienen una participación definitiva en la elaboración del plan y en su puesta en marcha en la práctica, a través de simulacros o en la ejecución ante la ocurrencia de una emergencia, son:

• Equipos de Gestión de Riesgos dentro de la organización.
• Profesionales del área de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Personal de Recursos Humanos.
• Organismos externos de socorro y atención médica.
• Consultores externos sobre primeros auxilios u otros procedimientos útiles dentro de una emergencia.

Qué incluir en un plan de atención de emergencias y desastres naturales

La efectividad del plan, en el propósito de prepararse para un desastre natural y otras emergencias, depende de la inclusión de los elementos precisos. Algunos de esos elementos imprescindibles son requisitos de algún estándar, como ISO 45001, por mencionar el más reconocido. Otros provienen de la experiencia y las recomendaciones de expertos en la atención de desastres naturales. En general, es recomendable que el plan de atención de desastres naturales incluya:

• Procedimientos puntuales para contactar a organismos de socorro y autoridades policiales y militares.
• Rutas de escape, incluyendo alternativas, en caso de bloqueo de las principales.
• Personas que deben encargarse de funciones críticas esenciales.
• Personas vulnerables en la primera línea de evacuación.
• Mecanismos para controlar el número de trabajadores evacuados, y establecer así la ausencia de alguien.
• Acceso a bases de datos de trabajadores y sus familias, ubicadas dentro y en el exterior.
• Responsabilidades dentro de la emergencia.
• Necesidades de capacitación.
• Recursos tecnológicos necesarios para la ejecución del plan.
• Requisitos legales o regulatorios.
• Requisitos de estándares HSE.

Cómo desarrollar el plan de atención de desastres naturales

Con las personas que intervendrán, los elementos a incluir y el objetivo prioritario definido, lo que sigue en la tarea de prepararse para un desastre natural u otra emergencia similar es desarrollar el plan.

Tabla resumen: 9 pasos para desarrollar un plan de atención de desastres naturales

Los pasos a seguir son:

1. Identificar riesgos específicos

De acuerdo con el modelo elegido –todos los eventos integrados o un plan para cada evento–, hacer un listado de amenazas específicas a las que está expuesta la organización. Cada evento tiene riesgos derivados asociados: un terremoto, por ejemplo, implica considerar personas atrapadas, caída de objetos, grietas en el suelo, corte de comunicaciones…

2. Asignar responsabilidades

Las responsabilidades se distribuyen de acuerdo con varios factores:

• Edad y estado físico de las personas.
• Experiencia y posición dentro de la organización.
• Disponibilidad.
• Conocimiento sobre las funciones asignadas.
• Aptitud y actitud para hacerlo.

3. Comunicar el plan y las responsabilidades asignadas

Es importante que todos en la organización conozcan el plan, lo que deben hacer y “a quién seguir” durante la emergencia. Es importante que se revista de autoridad a la persona o las personas que liderarán las operaciones de evacuación y salvaguardia durante la emergencia.

4. Diseñar la logística de evacuación

Lo cual incluye designar puntos de encuentro exteriores, funciones para las personas que se han puesto a salvo, declaraciones a medios de comunicación, contacto con familiares, organismos estatales o vinculados económicos, puesta en marcha de la operación con los medios dispuestos para ello (continuidad del negocio), etc.

5. Asegurar el suministro de recursos de emergencia

Muchos planes para prepararse para un desastre natural fallan porque no se prevé el suministro de agua, energía eléctrica, sistemas alternativos de comunicación, medicamentos, medios de locomoción durante la emergencia. Es importante entender que todos estos elementos, que en circunstancias normales están siempre disponibles en abundancia, no lo estarán tanto durante un desastre natural.

6. Entrenar al personal en el uso de formas y canales alternativos de comunicación

Sorprende la importancia que en el mundo moderno adquiere la clave Morse durante una emergencia. Es apenas un ejemplo. Prepararse para un desastre natural implica considerar todas las contingencias. Entre ellas, la más previsible: corte de los canales de comunicación cotidianos.

7. Realizar simulacros

La mejor forma para prepararse para un desastre natural es poner en práctica lo planificado y documentado, para verificar con razonable grado de precisión que de verdad funcionará en el momento crítico. Esta es la función de los simulacros.

8. Ajustar el plan

Los simulacros permiten identificar problemas o deficiencias en el plan. El objetivo es ajustar y revisar nuevamente.

9. Actualizar y reiniciar el proceso

La gestión de riesgos es dinámica, y lo es más en todos los temas relacionados con HSE. Por eso es tan importante reciclar todo el proceso de forma continua, siempre esperando obtener mejores resultados.

La tarea puede ser abrumadora, si no se hace uso de una herramienta tecnológica adecuada al propósito que se persigue.

Qué hacer antes, durante y después de un desastre natural en el trabajo

Saber qué hacer antes, durante y después de un desastre natural en el trabajo es fundamental para proteger la seguridad y salud de los trabajadores, reducir los daños materiales y facilitar la recuperación de las actividades de la organización.

La respuesta ante una emergencia debe organizarse en tres fases: preparación, actuación y recuperación. Cada una requiere procedimientos específicos, responsables definidos y recursos adecuados para minimizar los riesgos y garantizar una respuesta coordinada.

Tabla resumen: acciones antes, durante y después de un desastre natural

Fase	¿Qué debe hacer la empresa?	Objetivo principal
Antes del desastre natural	Identificar amenazas y evaluar riesgos asociados a terremotos, inundaciones, incendios u otros fenómenos naturales.	Anticipar situaciones de emergencia y reducir la exposición a los riesgos.
Antes del desastre natural	Elaborar y comunicar el plan de emergencia, asignar responsabilidades y establecer rutas de evacuación y puntos de encuentro.	Preparar al personal para actuar de manera organizada.
Antes del desastre natural	Garantizar recursos de emergencia, capacitar a los trabajadores y realizar simulacros periódicos.	Comprobar la eficacia de los procedimientos y mejorar la capacidad de respuesta.
Durante el desastre natural	Mantener la calma, seguir las instrucciones de los responsables y activar los protocolos establecidos.	Evitar actuaciones improvisadas que puedan aumentar el riesgo.
Durante el desastre natural	Aplicar las medidas de protección o evacuación previstas para cada amenaza, utilizando rutas seguras cuando corresponda.	Proteger la integridad física de los trabajadores.
Durante el desastre natural	Mantener la comunicación con los equipos de emergencia y comprobar la situación del personal, sin exponerse a peligros adicionales.	Facilitar una respuesta coordinada y la atención de personas afectadas.
Después del desastre natural	Verificar el estado de los trabajadores, prestar primeros auxilios cuando sea seguro y solicitar asistencia especializada si es necesario.	Atender las consecuencias inmediatas de la emergencia.
Después del desastre natural	Evaluar los daños en instalaciones, equipos e infraestructuras antes de autorizar el retorno a las actividades.	Prevenir nuevos accidentes y garantizar condiciones seguras de trabajo.
Después del desastre natural	Registrar las incidencias, revisar la eficacia del plan y aplicar acciones correctivas y de mejora.	Fortalecer la preparación ante futuras emergencias.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución modular, que incluye funcionalidad para la Preparación y Respuesta ante Emergencias. Este módulo ayuda a la organización a identificar debilidades, elaborar el Plan de Respuesta, medir el avance de la tarea, entregar reportes sobre la gestión, identificar necesidades de capacitación y de recursos.

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