Cómo prepararse para un desastre natural y otras emergencias en el lugar de trabajo

La gestión de riesgos moderna se caracteriza por ser preventiva, antes que reactiva. Y, por ello, prepararse para un desastre natural es una forma de actuar proactiva, pensando en lo impredecible, incontenible e inevitable que puede ser un evento disruptivo causado por la naturaleza. Las expresiones violentas de la naturaleza, como terremotos, inundaciones, tornados, ciclones, huracanes, erupciones de volcanes, han estado entre nosotros desde tiempos inmemoriales, y continuarán estando ahí siempre. Los espacios de trabajo están tan expuestos a estos fenómenos, como cualquier vivienda o área rural o urbana, en cualquier lugar del mundo. Las organizaciones tienen una gran oportunidad de asegurar la continuidad del negocio y minimizar el impacto, aprendiendo a prepararse para un desastre natural. El primer objetivo debe ser preservar la vida y la integridad de los trabajadores. Pero si de paso es posible asegurar una disminución del impacto y la continuidad del negocio, valdrá toda la pena el trabajo de preparación.

¿Cómo prepararse para un desastre natural y otras emergencias en el lugar de trabajo?

Prepararse para un desastre natural es una tarea que inicia, como todo lo importante, con la etapa de planificación. Es importante entender que los riesgos asociados a un desastre natural son muy diferentes, para cada evento, pero también de acuerdo con la ubicación geográfica de la organización. La actividad sísmica, por ejemplo, tiene un mayor impacto en países como Japón, Brasil o Canadá, por diversas razones, el resto de países tienen muy poca exposición a este tipo de fenómenos naturales. Los huracanes son típicos de los países del Caribe. Los ciclones afectan a países del sudeste asiático. Prepararse para un desastre natural como un terremoto, es muy diferente a prepararse para una inundación, un incendio o un huracán. Algunas organizaciones acometen un solo plan que considera todas las opciones posibles. Otras pueden decidir crear equipos dedicados para trabajar en la preparación para cada evento. Esto dependerá de la capacidad financiera, el tamaño y el grado de exposición relacionado con la ubicación geográfica. Empecemos por el plan de acción de emergencias.

¿Qué es un plan de atención de emergencias y desastres naturales?

El plan de atención de emergencias y desastres naturales es el documento que reúne las intenciones y las acciones efectivas que planea el equipo de gestión de riesgos para enfrentar las consecuencias de un evento disruptivo de alto impacto. Tener un plan de atención de emergencias y desastres naturales significa que la organización, sus trabajadores y los equipos de gestión de riesgos saben qué hacer en el momento definitivo y todos están preparados para actuar, tomar responsabilidades y emprender acciones efectivas. Es la mejor forma de prepararse para un desastre natural. El plan es un documento único, ya que debe considerar elementos individuales como la ubicación de las instalaciones, los accesos, la distancia de los organismos de socorro y atención médica, la capacitación de los empleados, los riesgos a los que se está expuesto, la existencia o no de empleados con discapacidades, entre otros.

¿Quiénes deben intervenir en la elaboración del plan de atención de emergencias y desastres naturales?

Prepararse para un desastre natural debe ser una iniciativa liderada por la Alta Dirección. Con su apoyo y liderazgo, el proyecto tendrá una gran oportunidad para alcanzar los objetivos propuestos en el plan. Los empleados están en la segunda línea de participación. Su colaboración es imprescindible. Es importante entender que las acciones que se definan dentro del plan, serán ejecutadas por los trabajadores. Algunos grupos específicos que tienen una participación definitiva en la elaboración del plan y en su puesta en marcha en la práctica, a través de simulacros o en la ejecución ante la ocurrencia de una emergencia son:

• Equipos de Gestión de Riesgos dentro de la Organización.
• Profesionales del área de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Personal de Recursos Humanos.
• Organismos externos de socorro y atención médica.
• Consultores externos sobre primeros auxilios u otros procedimientos útiles dentro de una emergencia.

¿Qué incluir en un plan de atención de emergencias y desastres naturales?

La efectividad del plan, en el propósito de prepararse para un desastre natural y otras emergencias, depende de la inclusión de los elementos precisos. Algunos de esos elementos imprescindibles son requisitos de algún estándar, como ISO 45001, por mencionar el más reconocido. Otros provienen de la experiencia y las recomendaciones de expertos en la atención de desastres naturales. En general, es recomendable que el plan de atención de desastres naturales incluya:

• Procedimientos puntuales para contactar a organismos de socorro y autoridades policiales y militares.
• Rutas de escape, incluyendo alternativas, en caso de bloqueo de las principales.
• Personas que deben encargarse de funciones críticas esenciales.
• Personas vulnerables en la primera línea de evacuación.
• Mecanismos para controlar el número de trabajadores evacuados, y establecer así la ausencia de alguien.
• Acceso a bases de datos de trabajadores y sus familias, ubicadas dentro y en el exterior.
• Responsabilidades dentro de la emergencia.
• Necesidades de capacitación.
• Recursos tecnológicos necesarios para la ejecución del plan.
• Requisitos legales o regulatorios.
• Requisitos de estándares HSE.

¿Cómo desarrollar el plan de atención de desastres naturales?

Con las personas que intervendrán, los elementos a incluir y el objetivo prioritario definido, lo que sigue en la tarea de prepararse para un desastre natural u otra emergencia similar, es desarrollar el plan. Los pasos a seguir son:

1. Identificar riesgos específicos

De acuerdo con el modelo elegido – todos los eventos integrados o un plan para cada evento -, hacer un listado de amenazas especificas a las que está expuesta la organización. Cada evento tiene riesgos derivados asociados: un terremoto, por ejemplo, implica considerar personas atrapadas, caída de objetos, grietas en el suelo, corte de comunicaciones…

2. Asignar responsabilidades

Las responsabilidades se distribuyen de acuerdo con varios factores:

• Edad y estado físico de las personas.
• Experiencia y posición dentro de la organización.
• Disponibilidad.
• Conocimiento sobre las funciones asignadas.
• Aptitud y actitud para hacerlo.

3. Comunicar el plan y las responsabilidades asignadas

Es importante que todos en la organización conozcan el plan, lo que deben hacer y “a quién seguir”, durante la emergencia. Es importante que se revista de autoridad a la persona o las personas que liderarán las operaciones de evacuación y salvaguardia durante la emergencia.

4. Diseñar la logística de evacuación

Lo cual incluye designar puntos de encuentro exteriores, funciones para las personas que se han puesto a salvo, declaraciones a medios de comunicación, contacto con familiares, organismos estatales o vinculados económicos, puesta en marcha de la operación con los medios dispuestos para ello (continuidad del negocio), etc.

5. Asegurar el suministro de recursos de emergencia

Muchos planes para prepararse para un desastre natural fallan porque no se prevé el suministro de agua, energía eléctrica, sistemas alternativos de comunicación, medicamentos, medios de locomoción, durante la emergencia. Es importante entender que todos estos elementos, que en circunstancias normales estás siempre disponibles en abundancia, no lo estarán tanto durante un desastre natural.

6. Entrenar al personal en el uso de formas y canales alternativos de comunicación

Sorprende la importancia que en el mundo moderno adquiere la clave Morse durante una emergencia. Es apenas un ejemplo. Prepararse para un desastre natural implica considerar todas las contingencias. Entre ellas la más previsible: corte de los canales de comunicación cotidianos.

7. Realizar simulacros

La mejor forma para prepararse para un desastre natural es poner en práctica lo planificado y documentado, para verificar con razonable grado de precisión que de verdad funcionará en el momento crítico. Esta es la función de los simulacros.

8. Ajustar el plan

Los simulacros permiten identificar problemas o deficiencias en el plan. El objetivo es ajustar y revisar nuevamente.

9. Actualizar y reiniciar el proceso

La gestión de riesgos es dinámica, y lo es más en todos los temas relacionados con HSE. Por eso es tan importante reciclar todo el proceso de forma continua, siempre esperando obtener mejores resultados. La tarea puede ser abrumadora, si no se hace uso de una herramienta tecnológica adecuada al propósito que se persigue.

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