Plan de actuación ante emergencias: definición y 10 elementos clave

Aunque la gestión de seguridad de los empleados debe ser en esencia preventiva, un plan de actuación ante emergencias es un componente imprescindible en cualquier programa de seguridad laboral. No todos los sucesos o incidentes que pueden lesionar a las personas están bajo el control de la organización y su equipo de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Los desastres naturales son un buen ejemplo. Pero, además, la probabilidad de un incendio o un derrame de sustancias tóxicas, entre otros ejemplos, siempre está ahí, aún contando con programas de seguridad ocupacional de alta eficacia. Para cualquiera de estos eventos, es preciso contar con un plan de actuación ante emergencias. Y lo primero que se requiere para obtener uno efectivo es saber qué es y cuáles son sus componentes imprescindibles.

¿Qué es un plan de actuación ante emergencias?

El plan de actuación ante emergencias es el compendio, en un documento, de todas las acciones que deben efectuar, de manera inmediata, todas las personas de la organización ante la ocurrencia de un hecho que lastime a uno o varios trabajadores. Así, es lógico pensar que el plan de actuación ante emergencias debe considerar muchos escenarios. El propósito principal es hacer que trabajadores, ejecutivos, empleados de oficina o del área de producción, miembros de la Alta Dirección, contratistas, pasantes, proveedores de servicios, sepan qué hacer, con la debida celeridad, en un momento crítico. Es importante entender que de la pertinencia y eficacia con la que se actúe en los primeros minutos, tras un hecho que lesiona a las personas, depende la vida de esas personas y la seguridad de las que no fueron afectadas en un primer momento. El plan de acción ante emergencias es un documento escrito, que debe ser puesto en práctica utilizando simulacros, y debe ser comunicado y compartido a todos los empleados, en todos los niveles de la organización. Es, además, un requisito para muchas organizaciones que han adoptado estándares internacionales de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, o porque les aplique alguna obligación regulatoria.

¿Qué elementos considerar en la elaboración de un plan de actuación ante emergencias?

El plan de actuación ante emergencias es un documento único para cada organización. El contexto, interno y externo, es factor determinante para su elaboración. Sin embargo, en cualquier documento con este propósito es preciso incluir:

1. La evacuación

Ante una emergencia, es preciso asegurar la integridad de las personas que están ilesas. Y esta es una tarea prioritaria. La evacuación es un procedimiento que, aún bajo las circunstancias dramáticas en las que se producirá, necesita planificación, precisión y orden. Entre otros aspectos, es preciso definir:

• Rutas de evacuación principales y alternativas.
• Punto de reunión exterior para todos los trabajadores (pueden ser varios).
• Asignación de responsabilidad para dirigir la evacuación.
• Prioridades para personas con discapacidad, de avanzada edad o que no pertenezcan a la organización, como visitantes o proveedores.
• Sistemas de comunicación alternativos, en caso de que fallen los primarios.
• Simulacro para probar la viabilidad y efectividad del plan de evacuación.

2. Procedimientos durante la evacuación

Definir las rutas de evacuación es importante. Pero, para que la tarea se desarrolle con seguridad y la debida celeridad, es necesario que los empleados se familiaricen con antelación con:

• Mapas y planos de las instalaciones de la organización, y de los alrededores.
• Rutas asignadas a cada área o departamentos, entendiendo que estas han sido diseñadas para evitar la aglomeración de personas en un punto determinado.
• Las personas que tendrán responsabilidades y funciones críticas, cuidando a personas vulnerables, impartiendo instrucciones, u otras tareas esenciales.
• Procedimientos especiales, para personas con dificultades de movilidad o con requisitos especiales por causa de su edad u otro factor que amerite especial consideración.
• Procedimientos reales de escape, mediante simulacros regulares.

Es importante que todos estos elementos se revisen de forma regular, se comuniquen a los empleados y se pongan en práctica de forma simulada para asegurar su fluidez en el momento crítico.

3. Responsabilidades durante la evacuación

La evacuación ordenada, segura y planificada, en un plan de actuación ante emergencias, es la clave para evitar que el número de lesionados sea mayor y las consecuencias asociadas. Un elemento esencial para lograr el objetivo es asignar las responsabilidades adecuadas a las personas indicadas:

• Vigilantes de la evacuación, que por regla general serán uno por cada veinte personas.
• Asistentes de personas vulnerables, que tomarán a su cargo a los empleados que cumplen con las condiciones de discapacidad o edad.
• Monitores y vigilantes alternativos, en caso de que los designados principales sean afectados por la emergencia o el día de los hechos no asistiesen a su trabajo.
• Comprobar la evacuación total, revisando todas las dependencias, baños, bodegas, oficinas, para evitar la permanencia de personas dentro de las instalaciones de la organización.
• Encargados de informar a las autoridades de rescate o al puesto de comando exterior, que puede pertenecer a la organización o a un organismo estatal.
• Encargados de suministrar implementos, o suministros, como herramientas, agua, medicamentos, equipos de protección individual…

4. Conteo de los empleados

No es posible prever el número de personas que serán afectadas por un accidente o un desastre natural, en el momento mismo de la ocurrencia del hecho. En este punto, el conteo de personas en el punto de encuentro, es el primer registro de control. Para que resulte efectivo, será necesario:

• Asegurar informes de número de personas, en cada uno de los puntos de reunión definidos.
• Listados de trabajadores completos, actualizados, suministrados por el área de recursos humanos, para establecer diferencias.
• Informes de visitantes, pasantes, u otros vinculados externos que pudiesen encontrarse dentro de las instalaciones de la organización en el momento.
• Informes constantes sobre empleados desaparecidos, que deben ser confrontados con los reportes de lesionados o personas afectadas que deben permanecer inmovilizadas dentro de las instalaciones, a la espera de asistencia médica.

5. Asistencia médica y rescate

La atención médica y la asistencia de rescate, son los dos elementos que, posteriores a la evacuación, contribuyen a minimizar el impacto negativo de una emergencia. Algunas de las acciones necesarias para garantizar la asistencia médica y la asistencia pronta de los cuerpos de rescate son:

• Identificar los proveedores de asistencia médica, públicos o privados, con sus números de contacto, ubicación y especialidad de atención.
• Asegurar la disponibilidad de elementos como camillas, medicamentos urgentes, botiquines, mascarillas de oxígeno y otros implementos que pudiesen requerir en número superior a sus capacidades, los equipos de asistencia médica.
• Contactar equipos de rescate, como cuerpos de bomberos, Cruz Roja, Protección Civil, entre otros. Es importante establecer contacto previo, recibir instrucciones de parte de estas entidades y, de ser posible, capacitaciones e instrucciones útiles en caso de emergencia.
• Prever diferentes canales de contacto, con los cuerpos de asistencia médica y los de rescate, en caso de que uno de ellos falle.
• Comunicar la lista de entidades de socorro y atención que es preciso contactar a todos los empleados, incluyendo el nombre de la persona encargada en cada una de ellas, así como su ubicación y sus números de contacto.

6. Alarmas

Ante una emergencia, es poco probable y poco práctico pensar en enviar un correo electrónico o llamar uno por uno a todos los empleados para notificarlos sobre la situación y advertirlos sobre sus responsabilidades. Lo procedente es implementar un sistema de alarma que alerte de inmediato a todos los empleados, en todas las dependencias de la organización. Para ello, es necesario:

• Definir el tipo de alarma, que puede ser del tipo sirena, campana o un mensaje de voz que transmita lo urgente de la situación.
• Diseñar señales dentro de la alarma que indiquen el tipo de emergencia. Esto ayudará a los empleados a prepararse para un incendio, un derrame químico, el derrumbe de una estructura o cualquiera de las diferentes posibilidades.
• Conectar la alarma de forma automática, para que alerte a los organismos de socorro y rescate, lo cual no elimina la necesidad de seguir las recomendaciones anteriores al respecto.
• Entrenar a los empleados, sobre la forma de proceder ante el sonido de alarma, los diferentes tipos de mensaje y la necesidad de seguir los protocolos establecidos en el plan de actuación ante emergencias.
• Implementar un sistema de comunicación, que puede ser a través de megáfonos, para dirigir las acciones previstas en el plan de actuación ante emergencias.

7. Comunicación durante la emergencia

El plan de actuación ante emergencias también necesita una sección dedicada a la comunicación y coordinación durante la emergencia, en el fragor de la tarea. Es importante planificar, establecer y probar la efectividad de diferentes líneas de comunicación, particularmente entre los empleados que asumen responsabilidades críticas durante la emergencia. La comunicación debe diseñarse para:

• Coordinadores y empleados con responsabilidades, principales o alternativos.
• Empleados y líderes de equipos de socorro y atención médica.
• Personal externo, como familiares, socios comerciales, policía o miembros de la comunidad que, eventualmente, pueden ser afectados.
• Personas atrapadas o en condición de inmovilidad debido a una lesión, un derrumbe o la presencia de objetos pesados insalvables.

8. Capacitación y entrenamiento

El plan de actuación ante emergencias necesita abordar la capacitación sobre todos los aspectos que se han tratado hasta el momento, y otros que entran en acción superada la emergencia, o por lo menos la parte más problemática. Los puntos clave de la capacitación y el entrenamiento son:

• Refuerzo de las responsabilidades y tareas que se asumen dentro de la emergencia.
• Necesidad de realizar simulacros, para afinar las competencias de los empleados, pero también para identificar posibles fallos.
• Capacitación de personas con funciones críticas.
• Establecer ajustes al plan de actuación ante emergencias.
• Actualizar el conocimiento de los empleados.
• Dar a conocer el plan a nuevos empleados.

9. Revisión y actualización

El plan de actuación ante emergencias incorpora una sección que asegura su actualidad y efectividad constantes. Esto implica que, dentro del documento, se hable de:

• Revisar el plan dentro de un periodo de tiempo determinado, el cual se establece de acuerdo con el dinamismo del contexto de la organización.
• La rotación media de los empleados.
• La innovación tecnológica que puede implicar capacitación o cambios de rutina, especialmente si alguno de estos elementos es considerado dentro de los protocolos a seguir en el plan de actuación ante emergencias.
• Cambios en la información de los organismos de socorro y asistencia.
• Retroalimentación tras los simulacros u otras formas de comunicar el plan.
• Requisitos del Sistema de Gestión o de organismos reguladores.

10. Información de contacto y obligación de comunicarla

En varias secciones del plan de actuación ante emergencias se habla de la importancia de conocer y comunicar la información de contacto de personas y entidades clave, dentro y fuera de la organización. Pues, finalmente, el plan de actuación de emergencias incorpora una sección específica dedicada a publicar la información actualizada sobre:

• Personas con responsabilidades clave en la ejecución del plan de actuación ante emergencias.
• Servicios de asistencia médica y socorro.
• Organismos de rescate.
• Empresas de servicios públicos.
• Medios de comunicación.
• Autoridades civiles y militares.
• Familiares y socios comerciales y de negocios.
• Miembros relevantes de la comunidad.
• Compañías de seguros.

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Redactar, comunicar y poner en práctica el plan de actuación ante emergencias es una tarea prioritaria en la agenda de un equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo. Software HSETools es una solución tecnológica avanzada que permite a las organizaciones conocer y tratar sus vulnerabilidades, y elaborar un plan de actuación ante emergencias realmente eficaz. El Módulo de Preparación y Respuesta ante emergencias permite diseñar diferentes escenarios de emergencia, realizando un inventario de recursos necesarios y responsabilidades a asignar para cada uno de ellos. También permite planificar las diferentes acciones y las necesidades de capacitación, simulacros y comunicación. Aprende mucho más sobre esta solución en nuestra Demo virtual gratuita de todos los martes. Apúntate en la siguiente aquí.