Cómo impulsar el cumplimiento y seguridad del contratista en 5 pasos

Una gestión de contratistas eficaz no solo impacta directamente en los indicadores de seguridad, sino que también determina el nivel de cumplimiento legal, fortalece la reputación corporativa y asegura la continuidad operativa. Pese a ello, el cumplimiento y seguridad del contratista representa uno de los mayores desafíos para aquellas empresas que apoyan parte de su actividad en fuerza laboral externa. Lograr un nivel sólido de cumplimiento y seguridad del contratista es una labor compleja. Requiere adoptar un enfoque estructurado, digitalizado y medible que permita mejorar el desempeño de la seguridad en terceros. Por ello, no puede entenderse como un proceso aislado, sino como parte integral del sistema de gestión HSE de la organización.

Cumplimiento y seguridad del contratista: pasos para una gestión eficiente

Un fallo en la gestión del cumplimiento y seguridad del contratista puede derivar en accidentes graves, sanciones regulatorias y pérdida de confianza en la cadena de suministro. Para evitarlo, existen metodologías que, combinadas con una plataforma de gestión HSE, permiten estructurar un ciclo de vida completo de la gestión del contratista. Los siguientes son 5 pasos fundamentales en ese proceso

1. Planificación estratégica de los requisitos laborales

La base de cualquier programa efectivo de cumplimiento y seguridad del contratista radica en una planificación exhaustiva para definir claramente los requisitos del proyecto antes de iniciar cualquier proceso de selección. Esta fase debe incluir:

• Evaluación de riesgos específicos: identificar los peligros potenciales asociados a cada tarea. La matriz de riesgos debe incluir tanto riesgos inherentes al trabajo como aquellos derivados de la interacción entre diferentes contratistas.
• Definición de competencias técnicas: criterios específicos de certificación, experiencia y capacitación que deben cumplir los contratistas. Incluye acreditaciones sectoriales o permisos de trabajo específicos, por ejemplo, para trabajar en altura o en espacios confinados.
• Desarrollo de especificaciones de seguridad: procedimientos de trabajo seguros, estándares de equipos de protección personal y protocolos de emergencia obligatorios para los contratistas. Deben alinearse con estándares corporativos y requisitos normativos aplicables.

Un sistema digital de gestión de contratistas permite registrar y centralizar estos requisitos en una sola plataforma, asegurando trazabilidad y disponibilidad inmediata para todos los actores.

2. Selección y precalificación de los contratistas

En el proceso necesario para alcanzar el cumplimiento y seguridad del contratista, la precalificación efectiva es fundamental. Va más allá de la verificación documental básica, se trata de establecer un sistema de evaluación integral que considera múltiples dimensiones del desempeño del contratista:

• Evaluación del historial de desempeño: analiza métricas cuantificables como tasas de incidentes, días perdidos por accidentes y cumplimiento de plazos en proyectos anteriores.
• Verificación de competencias organizacionales: para confirmar la pertenencia a organismos profesionales, la validez de seguros de responsabilidad civil y la cobertura de riesgos profesionales. También revisa políticas documentadas de gestión HSE y evidencia de su implementación práctica.
• Evaluación de capacidades de gestión: verifica sistemas de gestión certificados como ISO 45001 o ISO 14001, programas de capacitación del personal y procedimientos de control de subcontratistas.

3. Desarrollo de programas de integración y capacitación inicial

Los programas de integración en el lugar de trabajo trascienden la simple transmisión de información. El objetivo es crear un proceso de integración que garantice la comprensión y adopción de estándares de seguridad específicos. Para ello, es necesario trabajar diferentes cuestiones:

• Capacitación especializada: mediante el diseño de módulos específicos según el tipo de trabajo y nivel de riesgo. Incluye elementos interactivos como simulaciones virtuales, especialmente para procedimientos críticos.
• Evaluación de competencias prácticas: para validar la comprensión real de procedimientos de seguridad. Establece puntuaciones mínimas para aprobar y procesos de reevaluación en casos de desempeño deficiente.
• Certificación digital de capacitación: plataformas digitales permiten el seguimiento en tiempo real del progreso de capacitación de contratistas, además de generar certificados digitales verificables y mantener registros auditables de todas las actividades de capacitación.

4. Optimización del control de acceso y presencia

La gestión efectiva de contratistas en el lugar de trabajo requiere sistemas que combinen seguridad física con trazabilidad completa de actividades y cumplimiento continuo:

• Sistemas de control de acceso inteligentes: es necesario implementar credenciales digitales que permitan el acceso condicionado a certificaciones, vigencia de seguros y capacitación. Los sistemas deben integrarse con detectores de presencia para monitoreo en tiempo real.
• Gestión automatizada de registros: establecer procesos automatizados de registro de entrada/salida que actualicen automáticamente registros de aspectos como listas de evacuación o sistemas de seguimiento de horas trabajadas. Incorporar a los contratistas facilita el cumplimiento y mejora la respuesta ante emergencias.

5. Monitoreo continuo y mejora del desempeño

El último paso en el proceso de garantizar el cumplimiento y seguridad del contratista es el monitoreo efectivo de su desempeño. Es una labor que requiere un enfoque sistemático que combina indicadores preventivos y reactivos:

• Indicadores proactivos de seguridad: es necesario implementar métricas como frecuencia de observaciones de seguridad, participación en reuniones de seguridad e informes de cuasi accidentes. Estos indicadores proporcionan alertas tempranas sobre deterioro en estándares de seguridad.
• Auditorías periódicas: establecer calendarios de auditorías de salud y seguridad que incluyan inspecciones sorpresa, revisiones documentales y entrevistas. Deben cubrir tanto cumplimiento procedimental como cultura de seguridad.
• Gestión de datos para la mejora continua: es imprescindible el uso de sistemas de gestión de datos que permitan análisis de tendencias, identificación de patrones de riesgo y comparación de desempeño entre diferentes contratistas. Esa información debe alimentar procesos de mejora continua y actualización de criterios de precalificación.

El papel de la digitalización en el cumplimiento y seguridad del contratista

La transformación digital de los procesos HSE ha revolucionado la capacidad de las organizaciones para gestionar eficazmente el cumplimiento y seguridad del contratista. Las plataformas especializadas permiten centralizar información, automatizar flujos de trabajo y generar informes en tiempo real que facilitan la toma de decisiones estratégicas. Los sistemas digitales avanzados integran funcionalidades como gestión documental automatizada, alertas de vencimientos, paneles ejecutivos y capacidad de análisis predictivo. Todo ello permite transformar la gestión reactiva tradicional en un enfoque proactivo y basado en datos.

Software HSETools

El cumplimiento y seguridad del contratista solo puede garantizarse si existe un sistema robusto, transparente y digitalizado. El Software de Gestión de Contratistas de HSETools permite la automatización de la precalificación y control documental, capacitaciones digitales interactivas con validación automática, gestión de accesos en tiempo real con trazabilidad total y monitoreo de indicadores HSE con informes dinámicos y configurables. HSETools te ayuda a optimizar la gestión de tu organización con herramientas avanzadas, a reducir incidentes, garantizar cumplimiento normativo y ahorrar tiempo. Descubre cómo automatizar tus procesos de seguridad y mejorar la eficiencia en la gestión de contratistas y da el siguiente paso hacia un modelo de gestión más seguro, eficiente y competitivo. Para ello, puedes participar en nuestra próxima demo online gratuita o contactar con nuestros consultores especializados.