Incorporación de contratistas: mejores prácticas para un proceso moderno

La incorporación de contratistas es una fase crítica en la gestión operativa y de cumplimiento normativo de muchas organizaciones. Bien para cubrir necesidades puntuales, bien para ejecutar proyectos especializados o reforzar equipos en momentos críticos, el trabajo con fuerza laboral externa es esencial en infinidad de sectores productivos. Sin embargo, su integración efectiva sigue siendo un desafío dentro de la gestión de contratistas. En un contexto donde la presión por el cumplimiento legal y normativo se combina con la necesidad de actuar con rapidez y sin errores, la gestión manual del proceso de incorporación de contratistas no es viable. Formularios en papel, cadenas de correos, verificaciones dispersas y formaciones descoordinadas pueden significar retrasos, brechas de cumplimiento o de seguridad y sanciones regulatorias. Por ello, modernizar el proceso de incorporación de contratistas debe ser una prioridad para aquellas organizaciones que necesitan ser más competitivas. A continuación, se analizan los principales puntos críticos y las mejores prácticas para una correcta incorporación de contratistas desde el punto de vista de la automatización, el cumplimiento y la eficiencia operativa.

Cuáles son los puntos críticos en la incorporación de contratistas

Los enfoques tradiciones en la contratación de fuerza laboral externa presentan deficiencias que pueden significar retrasos, incumplimientos normativos e incluso pérdidas económicas. Esos desafíos se concentran, fundamentalmente, en tres cuestiones:

Procesos manuales propensos al error

Recepción de documentos por correo electrónico, comprobaciones con hojas de cálculo, capacitaciones presenciales sin trazabilidad ni registros digitalizados no solo ralentizan el proceso, sino que aumentan el riesgo de errores humanos, pérdida de información e incluso incidentes de seguridad.

Dificultad para garantizar cumplimiento

La normativa en materia de seguridad y salud laboral, como ISO 45001, exige cumplir con unos estrictos criterios respecto a contratistas y subcontratistas. Organizaciones que no controlan estos aspectos pueden incurrir en incumplimientos que afectarán a su reputación y pueden derivar en sanciones económicas. Además de todo ello, es esencial tener en cuenta que los requisitos pueden variar según el país o la actividad de la organización. Por eso, una buena práctica en la incorporación de contratistas es crear listas de verificación adaptadas por rol, proyecto o localización, y automatizar su aplicación.

Falta de trazabilidad y seguimiento

La incorporación de contratistas no finaliza con la entrega de la documentación inicial. Es necesario realizar un seguimiento continuo de aspectos como la vigencia de las certificaciones, la participación en sesiones de formación, el cumplimiento de procedimientos operativos o la conducta en el entorno laboral. Sin un software de gestión de contratistas, este seguimiento puede resultar muy complicado, especialmente en proyectos de gran escala o con rotación frecuente de personal externo. La ausencia de visibilidad puede ocultar riesgos operativos o incumplimientos críticos.

Mejores prácticas para la incorporación de contratistas

Para superar esos obstáculos que plantea la gestión manual de los contratistas es importante adoptar un enfoque diferente en el que la tecnología juega un papel decisivo.

1. Establecer un flujo de trabajo bien estructurado

El primer paso para mejorar la incorporación de contratistas es definir al detalle y automatizar los flujos de trabajo, desde la solicitud de información inicial hasta la evaluación final. Es fundamental que cada paso se registre y esté disponible en una plataforma centralizada. De esta forma se reducen tiempos de gestión, se evita duplicar tareas, es más fácil detectar carencias documentales y se garantiza la trazabilidad completa de cada paso.

2. Asegurar una comunicación rápida, clara y bidireccional

La comunicación efectiva con los contratistas es clave. Deben conocer qué se espera de ellos, qué requisitos deben cumplir, plazos y políticas SST de la organización. Pero, además, es esencial que el sistema elegido sea una herramienta ágil que permita la retroalimentación. Una buena práctica es ofrecer acceso a un soporte digitalizado donde puedan cargar directamente la documentación requerida, consultar el estado de sus procesos, descargar formatos oficiales o programar sesiones de formación. Lo que se consigue es descentralizar el trabajo, mejorar la experiencia de terceros y reducir el volumen de consultas.

3. Controlar capacitaciones y crear registros automatizados

Verificar la capacitación de los contratistas y su compromiso con la cultura de seguridad de la organización es otro aspecto clave. Una práctica de gran utilidad es crear flujos de aprobación con validaciones automáticas para acelerar el proceso y evitar errores. Una gestión proactiva de documentos permite actuar antes de que surjan problemas como vencimientos de documentos, capacitaciones pendientes o anomalías de cumplimiento.

4. Apostar por la accesibilidad y la mejora continua

Hacer que el proceso de incorporación de contratistas sea lo más sencillo posible, beneficia a todas las partes implicadas en él y puede sentar las bases de otras colaboraciones futuras. Por otra parte, el compromiso con la mejora continua por parte de la organización genera no solo mayor eficiencia en el proceso, también mayor confianza por parte de los contratistas.

La tecnología como aliada en la gestión de contratistas

Digitalizar el proceso de incorporación de contratistas ofrece infinidad de beneficios. Entre los más destacados, una plataforma para la administración de contratistas ayuda a reducir tiempos de aprobación, mejora la calidad de la información, minimiza errores y reduce la carga asociada a la gestión documental. Un software especializado es capaz de simplificar el proceso de recopilación de datos y validar su consistencia, verificar que se han completado todas las etapas del proceso de gestión de contratistas y generar informes para los responsables HSE. Esta capacidad de auditar todo el proceso, de analizar indicadores clave (KPI) y detectar cuellos de botella es fundamental para la mejora continua:

• Permite cumplir con las exigencias legales: una mala gestión en la incorporación de contratistas puede traducirse en multas o paralización de actividades. Una plataforma digital permite comprobar, registrar y demostrar documentalmente que se ha cumplido con las obligaciones.
• Crea cultura de seguridad: incorporar correctamente a los contratistas, transmitirles desde el inicio los requisitos de la organización y garantizar que operan bajo los mismos estándares que el personal interno es condición indispensable para una cultura preventiva real.
• Permite evaluaciones periódicas del desempeño de los contratistas: esto ayuda a identificar debilidades y diseñar planes de mejora. Estas evaluaciones también pueden ser base para la toma de decisiones sobre futuras contrataciones.

Software HSETools

El Software HSETools permite digitalizar, automatizar y supervisar cada fase de la gestión, alineándola con los objetivos de cumplimiento, prevención y excelencia operativa de la organización. Modernizar la incorporación de contratistas no es un trámite administrativo, es invertir en seguridad, eficiencia y responsabilidad social corporativa. Esta avanzada herramienta tiene una estructura modular que permite responder a las necesidades particulares de empresas de diferentes características. Uno de esos módulos es el de Gestión de Contratistas, diseñado para mejorar la gestión de la fuerza laboral externa y evitar riesgos legales, operativos y reputacionales. Para comprobarlo, puedes participar en una demo online completamente gratuita o contactar sin compromiso con nuestros asesores.