Cómo superar los retos de cumplimiento ambiental con una herramienta software HSE

El cumplimiento ambiental es una preocupación de primer orden para la Alta Dirección de cualquier organización, junto a la ciberseguridad, las finanzas y la seguridad de los empleados. Es por ello que ocupa un lugar relevante dentro de los planes de acción HSE. El interés que manifiestan las organizaciones en el cumplimiento ambiental es proporcional a los desafíos que entraña garantizar que la empresa cumpla con las normativas y las regulaciones ambientales. Sin obviar, por supuesto, que la ausencia de cumplimiento ambiental implica problemas penales, financieros y reputacionales. Por todo ello, las empresas necesitan utilizar todos los recursos a su alcance para superar los retos de cumplimiento ambiental, y una de las herramientas que han demostrado mayor eficiencia es el software HSE.

Cómo puede un software HSE ayudar a afrontar los desafíos del cumplimiento ambiental

La tecnología entrega aplicaciones y soluciones innovadoras, que resuelven muchos de los retos a los que se enfrentan las organizaciones, incluidos los que pueden afectar al cumplimiento ambiental. En esta área en particular, una aplicación HSE puede ayudar a una empresa a afrontar desafíos de formas muy diferentes:

1. Monitorea el espectro normativo y regulatorio

Las obligaciones en el área ambiental tienen diferentes orígenes: leyes, decretos, normativas, directivas, acuerdos con la comunidad, compromisos contractuales, etc. Algunas son de orden local, otras son regionales o nacionales y algunas de alcance internacional. La diversidad es ya un problema, pero si a ello se suma la volatilidad o dinamismo, se llega a la conclusión de que la única forma de mantener el control es asignar a un equipo de varias personas la labor de monitorear la evolución de las obligaciones de cumplimiento ambiental, la aparición de nuevas normas o la extinción de otras. El conocimiento regulatorio y normativo no resuelve el problema del todo. Queda pensar en que cada obligación de cumplimiento ambiental requiere realizar acciones, recopilar datos y presentar informes. El cumplimiento de estos requisitos puede demandar conocimiento, recursos tecnológicos o físicos y tiempo para hacer lo que sea necesario. El software de cumplimiento HSE realiza un monitoreo constante de las principales fuentes de noticias sobre cambios en el marco regulatorio o normativo. También puede almacenar un inventario de obligaciones de cumplimiento y crear flujos de trabajo automáticos, notificando la asignación de tareas a cada empleado responsable y alertando sobre el retraso o el incumplimiento.

2. Vigila el marco regulatorio alrededor del mundo

Las obligaciones ambientales pueden estar vinculadas a la legislación de otros países. Hay que tener en cuenta en este aspecto que la organización puede tener sucursales o empleados para cumplir misiones en el extranjero o tal vez tenga la necesidad de aplicar debida diligencia sobre su cadena de suministro. Las diferencias de jurisdicción implican otro problema: pueden estar asociadas a la expedición de un permiso o una licencia. El software HSE puede hacer lo mismo que hace con el escenario local. Además, una plataforma HSE podría automatizar todas las actividades necesarias para mantener una licencia o un permiso de operación sujeto al cumplimiento ambiental en alguna región de algún país, en cualquier continente del mundo.

3. Protege a la organización de modificaciones regulatorias imprevistas

Las exigencias de cumplimiento ambiental pueden ser previsibles si una herramienta como el software HSE hace un rastreo constante. Pero pueden existir obligaciones que surgen de escenarios dinámicos, como la suscripción de un contrato o el inicio de la operación de la organización en un área de protección ambiental. Además, algunas medidas extraordinarias pueden ser tomadas por estados que deben ajustarse a compromisos adquiridos en foros internacionales, como la COP. Mantenerse informado es la única estrategia válida, que corresponde a las personas, pero el software puede establecer cuál es la forma más ágil para cumplir, quiénes deben hacerlo y en qué periodo de tiempo lo pueden hacer.

4. Gestiona la obtención de permisos o la renovación de licencias

Obtener los permisos para ejecutar un proyecto o renovar las licencias para aprovechar recursos naturales o energéticos es parte de la estrategia de negocios de muchas empresas. Esto implica, a veces, entregar informes, presentar planes de trabajo, pagar algunas tasas o impuestos, etc. El software HSE puede estar alerta ante el vencimiento de una licencia, notificar a las personas encargadas y recordarles la lista de requisitos para poder obtener la licencia de nuevo. También puede almacenar los documentos que acreditan que la organización ha completado los requisitos para obtener una licencia o un permiso y tener esos documentos disponibles para la revisión de un inspector, un auditor o un funcionario gubernamental.

5. Recopila datos, registros e información

La recopilación de datos es esencial para responder con eficiencia a las obligaciones de cumplimiento ambiental más importantes, entre ellas, la presentación de informes de sostenibilidad. Pero son muchos más los eventos en los que la organización necesita recoger datos, registros e información en general para garantizar el cumplimiento ambiental. Muchos de esos eventos tienen unas fechas de vencimiento, que pueden ser anuales, semestrales o trimestrales. El software HSE pueden encargarse de recopilar los datos, extrayéndolos directamente de otras fuentes de la organización, de sitios web especializados o de dispositivos dispuestos por la organización para ello, aprovechando funcionalidades de IoT. En algunos casos, el software puede realizar cálculos y adaptar los datos a un determinado formato solicitado para rendir información por un organismo regulador o por otro tercero interesado. Por supuesto, la plataforma también puede crear flujos de trabajo, asignar funciones, notificar y alertar.

6. Ajusta los procesos a las obligaciones de cumplimiento ambiental

Las empresas suelen modificar sus procesos, administrativos o productivos, para generar mayor eficiencia, para optimizar un proyecto de expansión o crecimiento o para alinearlos con la estrategia comercial. Es probable que, al modificar un proceso, la organización quede expuesta a condiciones de incumplimiento en el área ambiental. La planificación para que esto no suceda puede estar a cargo de la plataforma HSE. Esto implica gestionar riesgos, calcular y evaluar impactos ambientales nuevos, revisar si se alteran los criterios para solicitar licencias o permisos y crear los acostumbrados flujos de trabajo para garantizar el cumplimiento.

7. Realiza auditorías e inspecciones

Las auditorías ambientales, inspecciones o revisiones de la gestión ambiental, al igual que en otras áreas, permiten comprobar la eficacia de los procesos y la capacidad de cumplimiento de la organización. El problema es que su realización no siempre es tan fácil. Es preciso disponer de información, datos, registros, acceso a documentos, disponibilidad de empleados y, por supuesto, auditores. Con el software HSE la primera parte de los requisitos está resuelta. Y para la segunda, la plataforma puede automatizar muchas de las tareas que realizaría un auditor, aunque no todas. Una plataforma de gestión HSE podría estructurar una auditoría interna con el 10 % de los recursos que demandaría la misma actividad sin apoyo tecnológico.

8. Ahorra dinero, tiempo y recursos

El cumplimiento ambiental está condicionado a una gestión HSE eficiente. Y la gestión eficiente demanda recursos, dinero, tiempo, personas, instalaciones, etc. El software HSE tiene la capacidad para resolver problemas con una inversión relativamente baja, en comparación con los beneficios que aporta. El cumplimiento ambiental evita multas, sanciones y afectaciones reputacionales irreparables, sin mencionar la baja en la moral de los empleados, que se traduce en baja productividad.

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