Cómo una aplicación HSE puede transformar la estrategia de sostenibilidad

Una aplicación HSE es un elemento común en las empresas modernas. Una plataforma de gestión HSE es una herramienta capaz de recopilar datos de forma autónoma, automatizar tareas, mejorar procesos, crear flujos de trabajo eficientes y contribuir con todo ello a garantizar el cumplimiento regulatorio y normativo. Una aplicación HSE, además, tiene capacidad para transformar y potenciar una estrategia de sostenibilidad en una organización de cualquier tamaño o cualquier industria. Para entender cómo lo consigue, el primer paso es conocer qué son los aspectos e impactos ambientales y por qué es importante que las empresas reconozcan los suyos.

Qué son los aspectos e impactos ambientales

Los aspectos ambientales son actividades, procesos, servicios o productos de una organización que interactúan con el medio ambiente. Un proceso que genere residuos, que produzca emisiones o que requiera consumo de recursos naturales o energéticos es un aspecto ambiental. Por otra parte, los impactos ambientales son las alteraciones que producen los aspectos en el entorno, en los recursos naturales o en el medio ambiente. Los impactos, no obstante, pueden ser positivos o negativos. El primer paso para iniciar un sistema de gestión HSE es identificar los aspectos e impactos ambientales, para lo cual es preciso revisar todas las actividades, todos los procesos, las líneas de producción o los procedimientos asociados a la prestación de un servicio. Algunas actividades o procesos no están relacionados con el producto o servicio que entrega la organización, es el caso de las actividades administrativas o los procesos que buscan garantizar la confortabilidad en las instalaciones. Los sistemas de aire acondicionado, calefacción o refrigeración, por ejemplo, pueden requerir el uso de combustibles, de fuentes de energía no renovables o de refrigerantes, entre otros elementos que son impactos ambientales.

¿Es necesario tener un sistema de gestión para aprovechar los beneficios de una aplicación HSE?

No es obligatorio, pero lo cierto es que aporta muchos beneficios. Para entenderlo hay que partir desde la base: la gestión HSE incorpora tres elementos: salud, seguridad y medio ambiente. Así, la organización tendría que contar con dos sistemas de gestión: uno de seguridad y salud en el trabajo, ISO 45001, y otro de gestión medioambiental, ISO 14001. O, como una alternativa, tener un sistema integrado que, de ser posible, agregue la gestión de la calidad (ISO 9001) Un sistema de gestión, integrado o no, ayuda a optimizar recursos y a lograr objetivos de forma sistemática, siempre apuntando a la mejora continua. Por eso, aunque no sea obligatorio contar con un sistema de gestión para aprovechar los beneficios de una aplicación HSE, sí facilita el trabajo. De hecho, la función principal de una aplicación HSE es potenciar el éxito del sistema de gestión, integrado o autónomo.

Cómo puede una aplicación HSE mejorar la estrategia de sostenibilidad de la organización

La aplicación HSE es un desarrollo informático diseñado para ahorrar recursos humanos, financieros y técnicos. Trabaja para potenciar los buenos resultados, eliminar el error humano y entregar informes en tiempo real que facilitan la toma de decisiones y la prevención oportuna de riesgos. Algunas formas en las que una plataforma que automatiza la gestión HSE contribuye a garantizar el logro de objetivos de sostenibilidad son los siguientes:

1. Identificar aspectos e impactos ambientales

La aplicación HSE crea flujos de trabajo automatizados para la identificación y el seguimiento de las actividades y procesos que son susceptibles de constituir aspectos ambientales y sus consecuentes impactos. La plataforma, con base en elementos de IA, tiene la capacidad para determinar cuáles de esos impactos son negativos y cuáles requieren de atención prioritaria y asignación de recursos inmediata. El software puede señalar qué indicadores ambientales podrían verse afectados con el impacto y cuál sería la magnitud de la afectación. Los impactos identificados generan riesgos ambientales. Pero más allá de la afectación ambiental, es probable que se produzcan afectaciones legales, de cumplimiento y reputacionales. Son problemas sobre los que también alerta la aplicación HSE.

2. Entregar información útil para establecer objetivos inteligentes

Los objetivos ambientales se establecen con base en los resultados de la gestión de riesgos, de la identificación de los aspectos y los impactos y de las tendencias que muestran los indicadores. La información es la clave para los buenos objetivos. Los objetivos inteligentes aparecen como resultado de información de calidad, confiable e inmediata. La aplicación HSE entrega la información necesaria, con las características requeridas, para fijar objetivos alcanzables, relevantes, específicos y previstos para poderse alcanzar en un periodo de tiempo determinado. El software para gestión HSE puede, por otra parte, documentar todos los procesos previos y posteriores al establecimiento de los objetivos, señalar los que son prioritarios y hacer seguimiento en tiempo real de las tareas que se han asignado para alcanzarlos.

3. Crear flujos de trabajo, procesos y acciones correctivas

Una estrategia es una idea que busca alcanzar un objetivo específico. Las estrategias se desarrollan creando un plan, diseñando flujos de trabajo, procesos y tareas. La aplicación HSE puede crear flujos de trabajo automáticos, procesos y procedimientos. El software asigna las tareas a las personas adecuadas, de acuerdo con su posición dentro de la organización y sus capacidades, emite la notificación sobre la asignación y realiza seguimiento para comprobar el avance de los procesos y de los flujos de trabajo. Si se presentan retrasos o cuellos de botella, la plataforma HSE puede emitir las alertas y, en caso de ser necesario, reasignar tareas y corregir el rumbo. Cuando se trata de acciones correctivas, la aplicación puede hacer seguimiento hasta comprobar la efectividad de la acción y la eliminación del problema.

4. Garantizar el cumplimiento normativo

Las obligaciones de cumplimiento normativo de HSE son numerosas y el incumplimiento tiene severas consecuencias de orden legal, financiero y reputacional. La seguridad de los trabajadores y el cuidado del medio ambiente concentran el 70 % de las obligaciones de cumplimiento de una organización. El número de obligaciones de cumplimiento no es el único problema. El gran desafío está en el dinamismo normativo. Todos los días aparecen regulaciones, directivas, decretos y leyes. A ello hay que sumar las obligaciones que la organización adquiere con sus proveedores, con sus clientes, con su comunidad, con sus empleados, etc. La aplicación HSE puede crear un inventario de obligaciones de cumplimiento con los requisitos asociados para cada una de ellas. También hace un recorrido por los sitios en la red y por otras plataformas con las que interactúa para detectar la aparición de nuevas obligaciones, la mutación de otras o la desaparición de algunas.

5. Gestionar los datos

La recopilación, almacenamiento seguro, procesamiento y evaluación de datos y registros es una funcionalidad imprescindible en una solución que automatice la gestión HSE. La automatización, con base en funcionalidades de Big Data, permite extraer datos de millones de fuentes, procesarlos y entregar resultados inmediatos. Todo ello garantizando la trazabilidad y la integridad de la información y eliminando la probabilidad del error humano. Por supuesto, los indicadores, las métricas y la información en tiempo real están disponibles siempre.

6. Reportar incidentes y eventos relevantes

En el área ambiental o en la de seguridad y salud en el trabajo se presentan incidentes que, aunque son resultado de un problema o un riesgo, tienen un alto valor para la gestión HSE. Los incidentes son eventos que no causan lesiones o, en el caso del área ambiental, no tienen consecuencias negativas, aunque tienen la capacidad potencial para hacerlo. La investigación de incidentes da a los expertos en gestión de riesgos la oportunidad de extraer información valiosa que sirva para tratar un problema que aún no ha impactado negativamente. Para que esto sea así, los empleados necesitan un canal que les permita hacer el reporte con facilidad, desde el mismo lugar y momento en que ocurre el evento, informando con formatos como audio, vídeo, texto o imágenes. Es una de las funcionalidades que ofrece una aplicación HSE que sea accesible para los trabajadores desde cualquier dispositivo móvil, aun sin conexión a Internet. La plataforma procesa el reporte, crea el flujo de trabajo para iniciar una investigación y hace seguimiento hasta la resolución total del problema.

7. Crear programas de capacitación

El éxito de una estrategia de sostenibilidad depende en buena medida de los empleados. Y los empleados serán eficientes si su grado de capacitación y formación es adecuado. Existen temas que tendrían que conocer todos los empleados. Otros, por su puesto de trabajo o por las funciones que se le asignen son específicos para cada trabajador. ¿Cómo saber qué programas de formación requiere cada empleado? La aplicación HSE almacena una ficha digital de cada empleado en la que aparece la formación que el trabajador ha tomado y acreditado, incluso anterior a su llegada a la empresa, y la compara con la que se espera obtenga. De esta forma, es capaz de establecer brechas de formación. Con base en el informe de brechas, el programa elabora programas de capacitación. De acuerdo con el número de empleados que requieren un mismo programa, la aplicación puede recomendar un programa virtual o tomar programas presenciales, entre otras posibilidades.

8. Programar auditorías y suministrar información eficaz para practicarlas

La auditoría interna es la herramienta de la que dispone la organización para verificar la efectividad de sus estrategias HSE para mejorar la sostenibilidad. Por otra parte, la auditoría es el inicio y el fin de cada ciclo de mejora continua para las organizaciones que basan sus programas HSE en sistemas de gestión ISO. Los beneficios de las auditorías son muchos, aunque también plantean algunos desafíos. Uno de ellos, tal vez el más importante, es el elevado consumo de información. Es un reto que afronta con éxito una plataforma especializada en la gestión HSE. Una aplicación HSE recopila la información que requieren los auditores, la evalúa, la procesa y asegura la disponibilidad en cualquier nivel o departamento. De la misma forma, la plataforma procesa los resultados de la auditoría, genera los informes y los comunica a las personas indicadas.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución modular diseñada para respaldar todas las estrategias HSE y los sistemas de gestión ambiental y SST de todo tipo de empresas. Esta aplicación HSE permite elegir los módulos que la organización necesita en cada momento, adaptándose así a sus necesidades y acompañándola en sus procesos de crecimiento y expansión. Se trata de una herramienta tecnológica de última generación que incorpora funcionalidades de IA, Big Data y BlockChain, garantizando la capacidad para procesar millones de datos en pocos segundos. Nuestros asesores pueden explicarte en detalle cómo funciona, pero también puedes comprobar en vivo su trabajo, para ello, solo tienes que inscribirte aquí en una demo online gratuita.