Software de cumplimiento HSE: cómo solucionar los mayores desafíos ambientales y de seguridad

El software de cumplimiento HSE es la herramienta más efectiva con la que cuentan los profesionales en esta área para afrontar con éxito los múltiples retos que plantea la gestión HSE. Desafíos tan complejos como el dinamismo del marco regulatorio, las dificultades para crear cultura de seguridad o la necesidad de obtener información en tiempo real no se pueden afrontar utilizando documentos en papel u hojas de cálculo Emplear procesos obsoletos o manuales entraña riesgos de cumplimiento. Es preciso contar con un software de cumplimiento HSE eficaz y avanzado, diseñado para automatizar los procesos clave de la gestión y mejorar la precisión de los datos, con el objetivo de contar con información en tiempo real que ayude a las organizaciones a tomar decisiones bien informadas.

Desafíos de seguridad y ambientales que es posible superar con un software de cumplimiento HSE

Gestión ambiental y gestión de seguridad y salud en el trabajo son las áreas que concentran la mayor proporción de obligaciones de cumplimiento en una organización. Solo por eso, la automatización con base en un software de cumplimiento HSE tendría que ser una decisión estratégica indiscutible. No obstante, si se buscan más argumentos, es posible revisar la lista de desafíos que se pueden superar gracias a la automatización:

1. Dinamismo del marco regulatorio

El dinamismo que muestra el marco regulatorio en las áreas comprometidas en la gestión HSE no tiene punto de comparación con otro campo en una organización típica. Garantizar el cumplimiento en un escenario tan volátil no es fácil y aún es más complicado si se incluyen múltiples ubicaciones. Más allá del universo de normas y leyes siempre cambiantes, es preciso considerar que la empresa debe preocuparse por las obligaciones de cumplimiento locales, las nacionales y las internacionales. Y para cada una de ellas debe resolver el problema mismo que plantea la obligación, la documentación, la actualización sobre la evolución de la obligación y las necesidades de capacitación en seguridad en muchos lugares, para asegurar que los empleados indicados sepan lo que deben hacer.

Cómo lo soluciona un software de cumplimiento HSE

Los problemas asociados son dos: imposibilidad de mantenerse al día y dificultad para hacer seguimiento a un enorme número de tareas para satisfacer los requisitos de las obligaciones. El software de cumplimiento HSE soluciona el problema de la siguiente forma:

• Crea un inventario de obligaciones, con un desglose minucioso de los requisitos y de las tareas que se necesitan para alcanzar la conformidad.
• Realiza un monitoreo constante de fuentes gubernamentales o privadas para identificar nuevas obligaciones de cumplimiento normativo o la mutación de alguna de las existentes, alertando sobre ello a las personas indicadas.
• Crea flujos de trabajo automáticos para la ejecución oportuna de las tareas requeridas para garantizar el cumplimiento, emitiendo notificaciones a las personas a las que se les asignan responsabilidades y alertas en caso de incumplimiento o de formación de cuellos de botella.
• Programa actividades de revisión y evaluación, como auditorías o inspecciones.
• Genera informes inmediatos, en tiempo real, sobre el estado del cumplimiento de la gestión HSE.

2. Barreras para la presentación de informes de incidentes

Los incidentes de seguridad o en el área ambiental tienen un alto valor para la gestión HSE: proporcionan información valiosa para identificar riesgos, atenderlos y evitar su impacto negativo en el futuro. Sin embargo, el incidente que no llega a ser accidente puede pasar desapercibido si nadie lo reporta, con las graves consecuencias que esta conducta genera hacia el futuro. Las razones por las que no se reportan incidentes son muchas: temor a ser responsabilizado, intrincados trámites burocráticos para reportar, falta de tiempo y de recursos, ausencia de cultura de seguridad, experiencias negativas anteriores ocasionadas por procesos de investigación inexistentes, lentos o no productivos, etc.

Cómo lo soluciona el software de cumplimiento HSE

Las razones por las que los empleados dejan de reportar incidentes se presentan en organizaciones en las que la gestión HSE se basa en documentos en papel o soportada por hojas de cálculo. La digitalización tiene la capacidad para solucionar los problemas:

• Permite a los trabajadores reportar incidentes desde cualquier tipo de dispositivo móvil, adjuntando información en formatos como audio, vídeo, texto, imagen, diagramas, etc.
• Crea flujos de trabajo automáticos para iniciar la investigación de la causa raíz y el diseño de acciones correctivas eficaces.
• Utiliza funcionalidades de IA para predecir amenazas y escenarios futuros con base en la información de los reportes de incidentes.
• Entrega informes ágiles y oportunos, que satisfacen las expectativas de los informantes.
• Monitorea el avance de las investigaciones y el resultado y efectividad de las acciones correctivas implementadas.

3. Dificultad para crear cultura de seguridad

El obstáculo más grande que debe superar una empresa para crear cultura de seguridad es la ausencia de definición precisa sobre lo que esto significa. La cultura de seguridad es, en una definición clara, la conjugación de tres componentes clave: conocimiento, comprensión, aceptación y adhesión de las políticas, las normas y las iniciativas de seguridad por parte de los empleados. En una organización todos los empleados conocen las normas y saben lo que la Alta Dirección y los líderes de los equipos HSE esperan de ellos. Pero no solo conocen las normas, las comprenden y las aplican. Ese es el escenario ideal que no siempre se cumple y para el que resulta de enorme utilidad un software de cumplimiento HSE.

Cómo lo soluciona el software de cumplimiento HSE

La incorporación de la tecnología es, por sí sola, promotora de cultura de seguridad en cualquier tipo de organización. Los empleados se sienten motivados y mejoran la percepción sobre las empresas que invierten en su bienestar y su seguridad. En términos concretos, la tecnología crea cultura de seguridad:

• Realiza seguimiento a los programas de capacitación y a sus resultados: número de personas que los toman, resultados de las evaluaciones de conocimiento e impacto en el trabajo diario.
• Crea canales de comunicación amigables, disponibles y efectivos para interactuar con los trabajadores en todo momento y desde cualquier ubicación.
• Identifica comportamientos positivos o negativos que permitan entregar premios y reconocimientos, o aplicar sanciones y penalizaciones.

4. Complejidad en la gestión de contratistas.

Por la itinerancia, la movilidad, la diversidad y los requisitos técnicos y financieros, los desafíos en la gestión de contratistas son complejos. Los profesionales en el área HSE deben atender muchos frentes: selección de los mejores contratistas, capacitación, documentación, seguridad, cumplimiento, competencia, avance del proyecto, pagos, cierre del contrato, etc.

Cómo lo soluciona un software de cumplimiento HSE

La gestión de contratistas es, dentro de la seguridad y salud en el trabajo, un apartado que necesita y agradece la automatización de forma contundente. El software de cumplimiento HSE supera los desafíos de formas diferentes:

• Crea una ficha digital para cada contratista, que se almacena en una ubicación centralizada y que almacena todas sus características: especialidad, competencia, experiencia, tarifa, eventos relevantes, posibilidad para trabajar en ubicaciones remotas, etc.
• Monitorea el trabajo de los contratistas, verificando así el avance del proyecto y el cumplimiento de las normas de seguridad, entre ellas el uso adecuado de los equipos de protección en el lugar de trabajo.
• Verifica el cumplimiento de las obligaciones de la empresa con el contratista, pero también lo contrario: los compromisos del contratista con la organización.

5. Dificultad para recopilar y procesar datos

La capacidad con la que los equipos de HSE puedan recopilar, procesar, analizar datos y entregar resultados y conclusiones determina la efectividad de la gestión. La gestión de datos y registros permite a la organización identificar problemas con anticipación, identificar tendencias y, en general, tomar mejores decisiones informadas.

Cómo lo soluciona el software de cumplimiento HSE

Este es el trabajo que mejor puede hacer una plataforma de gestión HSE. Una solución eficiente, que incorpore funcionalidades de Big Data y BlockChain, permite superar este desafío gracias a su capacidad para realizar diferentes acciones:

• Procesa millones de datos, recopilados en múltiples ubicaciones y en diferentes formatos, en muy pocos segundos.
• Almacena los resultados con seguridad, en una única ubicación centralizada.
• Entrega resultados en tiempo real, lo que permite tomar decisiones inmediatas sobre problemas que se están generando o están cerca de ocasionar problemas.
• Automatiza la recolección y el análisis de datos, eliminado el error humano o la omisión de información relevante.
• Genera análisis predictivo con base en algoritmos de IA, que permiten crear escenarios futuros para tratar con suficiente anticipación los riesgos del futuro.

6. Dificultad para comprometer a los empleados con la capacitación en seguridad

La capacitación genera cultura de seguridad, mejora el cumplimiento de las normas, crea una fuerza laboral comprometida con la seguridad y con la protección del medio ambiente y garantiza el cumplimiento de algunas de las obligaciones regulatorias y normativas más importantes. Pese a su importancia, hacer que los trabajadores tomen los programas, y lo hagan de forma participativa, es un verdadero desafío para los equipos HSE, sin mencionar la dificultad para medir el resultado real de los planes de formación y contenidos suministrados.

Cómo lo soluciona un software de cumplimiento HSE

La incorporación de la tecnología amplía el espectro de formas en las que se puede acercar los trabajadores a los contenidos y a la capacitación a los que la organización espera que accedan. Un software de cumplimiento HSE lo hace de la siguiente forma:

• Entrega contenidos personalizados a cada trabajador, de acuerdo con sus funciones, sus competencias o las deficiencias identificadas con base en actividades de supervisión y monitoreo.
• Propone plataformas atractivas de entrenamiento y aprendizaje, en las que el trabajador encuentra formas para interactuar y para acceder a los contenidos cuando lo considere necesario.
• Difunde cuestionarios y encuestas diseñados para medir el nivel de comprensión de los contenidos y establecer las brechas de formación que persisten.
• Realiza seguimiento al trabajo de los empleados, con el fin de identificar fallos atribuibles a brechas de formación.

7. Lentitud en la gestión de riesgos

Con la gestión de la seguridad laboral de forma manual cabe la posibilidad de retrasos exagerados a la hora de informar sobre un riesgo. La gestión moderna no puede esperar tanto, ahora, ni siquiera lo inmediato es aceptable, sino que se espera anticipación.

Cómo lo soluciona un software de cumplimiento HSE

Un software de cumplimiento HSE cuenta con funcionalidades construidas con base en Inteligencia Artificial que optimizan la gestión de riesgos:

• Identifica tendencias y crea patrones de comportamiento que permiten fabricar escenarios futuros, con los posibles riesgos asociados.
• Realiza evaluaciones de riesgos inmediatas, con base en información que está recibiendo en tiempo real en todo momento.
• Recibe y procesa información en tiempo real a través de cada uno de los dispositivos móviles de todos los trabajadores.

8. Múltiples requisitos sobre documentación y registro

La gestión de documentos y registros es un importante reto en cualquier sistema de gestión. En el caso de la gestión HSE, la documentación de los contratistas, por ejemplo, suele demandar el tiempo de muchos empleados que necesitan verificar autenticidad, actualidad y conformidad con el perfil del trabajador que se necesita, entre otras muchas actividades. La documentación solicitada por el sistema de gestión, por otra parte, es también un problema para solucionar, ya que en ocasiones puede resultar abrumadora, y lo será mucho más si el trabajo se limita a la producción de documentos en papel.

Cómo lo soluciona el software de cumplimiento HSE

Las organizaciones pueden optimizar sus procesos de gestión de documentos y registros utilizando un software de cumplimiento HSE que tenga la capacidad para:

• Consolidar todos los datos, documentos y registros en una única ubicación centralizada.
• Eliminar procesos manuales, ahorrando así tiempo y dinero, pero también erradicando el error humano.
• Garantizar la integridad y la transparencia de la información, así como la trazabilidad en los cambios y las actualizaciones.
• Entregar informes automáticos e inmediatos, así como llamadas de atención, recordatorios o notificaciones.
• Almacenar información en la nube, con los debidos protocolos de seguridad e integridad.

Software HSETools

El Software HSETools reúne tres avances tecnológicos fundamentales: Inteligencia Artificial, Big Data y Block Chain. Se trata de una herramienta diseñada para optimizar la gestión HSE de todo tipo de organizaciones. La plataforma tiene una estructura modular basada en la nube. De esta forma, es posible diseñar soluciones personalizadas, con los módulos que requiere la organización en cada momento. Además, es una plataforma predictiva, fácil de utilizar y que entrega resultados concretos para llevar la gestión HSE a otro nivel. Para comprobarlo, puedes participar en una demo virtual completamente gratuita o solicitar más información a nuestros asesores.