Involucrar a los contratistas en la capacitación en seguridad: 10 estrategias efectivas

La capacitación en seguridad es una cuestión crítica en la gestión de contratistas. Integrarla puede resultar complejo cuando se trata de trabajos estacionales, cuando esos terceros desempeñan su labor en diferentes localizaciones o en casos en los que es necesario desarrollar un proyecto con cierta premura. En cualquiera de las circunstancias, no existe razón válida para pasar por alto la capacitación en seguridad al trabajar con contratistas. Por eso, es importante diseñar estrategias para integrar a la fuerza laboral externa en todos los procesos de seguridad y salud en el trabajo que se aplican para los empleados directos.

Cómo involucrar a los contratistas en la capacitación en seguridad

Accidentes, lesiones o cualquier afectación a la integridad de contratistas acarrea los mismos riesgos para la organización que si los sufren empleados directos. Estos riesgos son sanciones, multas, incremento de las pólizas de seguros e, incluso, cierre de la operación. Por eso, es importante trabajar en estrategias eficaces para integrar a los contratistas en la capacitación en seguridad. Las siguientes son diez formas efectivas para hacerlo:

1. Identificar la causa raíz del problema

Analizar los desafíos a los que se enfrentan los contratistas es el punto de partida para identificar qué dificulta la capacitación en seguridad. Después será necesario proponer una solución. En el caso de los trabajadores que están dispersos en ubicaciones remotas, la capacitación virtual es la solución. Si se trata de reticencia injustificada del contratista, es preciso incluir la capacitación en los requisitos contractuales. Cada causa es susceptible de ser tratada y eliminada. Finalmente, es importante que cada contratista reciba la capacitación adecuada. Los que trabajan en alturas, los que trabajan en confinamiento, los que están expuestos a temperaturas extremas, etc.

2. Establecer la capacitación como una obligación y comunicar sus beneficios

La capacitación es un beneficio para las dos partes. Es importante que los contratistas lo entiendan, y eso se logra con comunicación empática y asertiva. También resulta esencial que entiendan que la capacitación en seguridad es un requisito indiscutible para obtener el contrato. Desde la etapa de selección se puede comunicar a los contratistas la importancia de la capacitación, los beneficios y las sanciones que representa no tomarla.

3. Incorporar tecnología en la capacitación en seguridad

Utilizar un software para gestionar contratistas ofrece la posibilidad de obtener informes sobre las necesidades individuales de capacitación. También es posible comprobar qué niveles de absorción de conocimiento se obtuvieron y en qué temas hay brechas de formación. Además, una plataforma de gestión de contratistas puede proveer canales para impartir formación personalizada. Es importante, en ese caso, que la solución que se utilice para gestionar la relación con los contratistas incluya las siguientes características:

• Canales de comunicación con los contratistas, interactivos y de doble vía.
• Accesibilidad a la plataforma desde todo tipo de dispositivos móviles, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Funcionalidades para evaluar el resultado de la formación para cada contratista y en conjunto.

4. Incluir la capacitación en seguridad en el programa diario de trabajo

Uno de los obstáculos que lleva a pasar por alto la capacitación en seguridad de terceros es la urgencia por avanzar en un proyecto determinado. Sin embargo, es posible integrar la capacitación dentro de los flujos de trabajo. Una forma de hacerlo es a través de sesiones informativas previas a las tareas que se vayan a realizar a diario. Otra opción es disponer de instructores que proporcionen capacitación en el mismo momento en el que el trabajador realiza la actividad. Esto resulta muy útil, especialmente, en lo relacionado con el correcto uso de los equipos de protección en el lugar de trabajo.

5. Emplear métodos de formación atractivos

Existen formas de hacer que la capacitación resulte interesante sin que esto reste efectividad al mensaje que se pretende comunicar:

• Cursos o talleres en los que se incluyan dramatizaciones, actividades lúdicas, juegos interactivos, actividades grupales, etc.
• Incluir competiciones o retos que motiven a los contratistas a participar: se trata de premiar y destacar al que más participe, al que obtenga la mejor calificación o al que aporte ideas innovadoras.
• Utilizar casos ocurridos en la organización, o en otras, que demuestren la cercanía de los riesgos, pero también la importancia de aprender a prevenirlos.

6. Revisar, calificar y auditar los programas de formación

Los contratistas se involucrarán más en la capacitación en seguridad si perciben que se evalúa, se califica y se tiene en cuenta para temas como renovación de contrato. Es importante evaluar la capacitación y asignar una calificación a cada contratista. Esta información se registra y se almacena para obtener datos estadísticos que permitan identificar problemas y establecer tendencias hacia el futuro. Las auditorías a los programas permiten comprobar la suficiencia y pertinencia de la formación y su efectividad, además de la participación de los contratistas. O, por el contrario, la deficiencia y el desinterés, lo que motivará las acciones correctivas necesarias.

7. Construir una sólida cultura de seguridad

Crear una cultura de seguridad es un factor que puede influir de manera positiva en la participación de los contratistas en la capacitación en seguridad. La integración de soluciones tecnológicas avanzadas en la gestión HSE es una forma de generar esa cultura. Las organizaciones que automatizan sus sistemas HSE envían un mensaje claro: la organización se toma muy en serio el bienestar y la integridad de sus empleados directos y de sus contratistas. Pero, para que esto suceda de hecho, es preciso que se den una serie de circunstancias:

• Compromiso y liderazgo desde la Alta Dirección, pasando por los líderes de la gestión HSE.
• Canales de comunicación ágiles, eficaces y transparentes a los que pueden acceder todos los trabajadores y, por supuesto, los contratistas.
• Reconocer el esfuerzo de trabajadores y contratistas que contribuyen a mejorar la gestión, aportando ideas, reportando incidentes o respetando las normas, entre ellas, la de tomar la capacitación en seguridad.
• Implementar los recursos tecnológicos necesarios para llevar la gestión a todos los empleados y contratistas en todos los lugares en donde se encuentren.

8. Interactuar con los contratistas

Solicitar comentarios, opiniones, aportes de ideas o evaluación sobre el desempeño de alguna acción correctiva hará que los contratistas aporten información de valor y participen de forma mucho más activa en los programas de capacitación en seguridad. Algunas formas para hacerlo son:

• Encuestas o entrevistas, que pueden ser enviadas al correo electrónico o a través de la plataforma de gestión de contratistas.
• Foros, debates u otro tipo de eventos en los que se discuta sobre la gestión HSE y su impacto en los contratistas.

9. Proporcionar soporte y recursos adecuados a los contratistas

Es importante que los contratistas cuenten con las herramientas adecuadas para recibir la capacitación, comunicarse con la empresa, reportar incidentes o sugerir acciones de mejora. Una plataforma de gestión de contratistas que cuente con canales de interacción y funcionalidades para reportar incidentes, entre otros eventos relevantes de la gestión, es uno de esos recursos que se espera reciba el contratista. Instrucciones claras, directrices transparentes, manuales apropiados para cada tarea y, nuevamente, un canal de atención dedicado para recibir soporte continuo, son elementos indispensables en la construcción de una relación fluida y colaborativa en la que entra sin problema un programa de capacitación sobre temas de seguridad en el trabajo.

10. Evaluar, calificar y mejorar la capacitación

Es preciso que los programas de capacitación sean dinámicos y actuales, pero también lo es evaluarlos, calificarlos y someterlos a procesos de mejora. Para ello, son imprescindibles métricas de rendimiento que permitan conocer el impacto real de la capacitación en seguridad y una actualización constante para conocer y abordar riesgos emergentes.

Software HSETools

El Software HSETools es un recurso tecnológico de enorme valor para organizaciones de todo tipo que buscan automatizar su gestión HSE. Se trata de un desarrollo modular que incorpora, entre otros, un módulo específico de gestión de contratistas. Con él, las empresas pueden evaluar y controlar los riesgos asociados a las tareas que estos desarrollan, además de facilitar la comunicación con ellos. El software se ha desarrollado con funciones de Inteligencia Artificial y Big Data, con las implicaciones sobre la eficiencia que implica. La mejor forma de comprobarlo es viéndolo operar en vivo. Lo puedes hacer en una demo online gratis en la que puedes inscribirte aquí.