Beneficios de la implementación de software de gestión de contratistas

El número de organizaciones que ya han culminado la implementación de software de gestión de contratistas es significativo. Aquellas otras que trabajan en la automatización de la gestión también son numerosas, no en vano, la tecnología se ha revelado como esencial para alcanzar el cumplimiento, mejorar la eficiencia y facilitar la comunicación entre las partes. Aún existen, sin embargo, organizaciones que apenas han comenzado a plantearse la implementación de software de gestión de contratistas. Es a ellas a las que más les interesa conocer las características de estas aplicaciones y sus beneficios.

Qué características considerar para la implementación de software de gestión de contratistas

La implementación de software de gestión de contratistas ofrece beneficios tangibles para las organizaciones que tienen una dependencia de esta fuerza laboral externa. Sin embargo, para que la implementación pueda ofrecer ventajas estratégicas, el software necesita cumplir con algunas características esenciales:

1. Automatización del cumplimiento

El cumplimiento del contratista tiene varias connotaciones. Por un lado, está el cumplimiento de las tareas para las que ha sido contratado; por otro, el de las obligaciones en el área de seguridad y salud de la organización. A ello hay que sumar el cumplimiento normativo, el regulatorio y el de las obligaciones financieras, entre otros. Es tan importante esta cuestión, que es la principal razón por la que las organizaciones proceden a la implementación de software de gestión de contratistas. Garantizar el cumplimiento sin automatización implicaría destinar un número de personas elevado, superior al de las personas que se contrata en esta modalidad.

2. Información online en tiempo real

El software necesita tener la capacidad para monitorear el trabajo de los contratistas y todos los eventos que tengan relación directa o indirecta con ellos y con sus tareas, además de entregar informes en tiempo real de todo ello. Esta es una característica esencial para una solución que automatice la gestión de contratistas. La información inmediata facilita la toma de mejores decisiones y unas relaciones transparentes y productivas.

3. Canales de comunicación accesibles, fluidos y efectivos

Los trabajadores de una organización suelen disponer de canales para interactuar con ella. Los contratistas también requieren de sistemas de comunicación efectiva. Un software de gestión de contratistas basado en la nube dará al contratista la posibilidad de entregar reportes, aportar ideas o suministrar datos y registros. También facilitará que el contratista reciba respuesta a sus requerimientos y contenidos relevantes sobre temas sensibles como seguridad o instrucciones de trabajo.

4. Accesibilidad

Una de las razones para apoyarse en contratistas es la capacidad de movilidad que ofrece esta fuerza laboral. Por eso, el software necesita ser accesible desde cualquier dispositivo móvil las 24 horas del día y desde cualquier lugar del mundo. Enviar documentos, hacer preguntas, recibir instrucciones o advertir sobre un riesgo son actividades normales que el contratista necesita efectuar en todo momento, sin restricciones y sin tener que esperar estar frente a una terminal de ordenador.

Qué beneficios ofrece la implementación de software de gestión de contratistas

La implementación de software de gestión de contratistas que ofrezca, como mínimo, las características señaladas, aportará interesantes beneficios para la organización, para los trabajadores y para todas las partes interesadas.

1. Mejora la seguridad en el trabajo

La implementación de software de gestión de contratistas permite verificar en tiempo real el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo. Por supuesto, esto tiene un impacto positivo sobre el cumplimiento regulatorio de la organización, pero el que obtiene el beneficio mayor es el contratista. La mejora de la seguridad en el trabajo proporcionada por la automatización implica comprobar en todo momento que el contratista dispone de los equipos de protección en el lugar de trabajo adecuados y que hace uso de ellos. Pero también significa que el contratista tiene acceso a un canal para reportar incidentes o conocer el avance de una investigación con base en un reporte que él presentó. Por otra parte, la automatización es el elemento clave que permite identificar amenazas antes de que se conviertan en riesgos de alto impacto negativo. También ayuda a realizar auditorías del sistema de seguridad en tiempo real, con los beneficios que ello tiene.

2. Aumento de la productividad y de la eficiencia

Un primer efecto de la implementación de software de gestión de contratistas es la percepción positiva que tiene el contratista sobre la organización que hace uso de sus servicios. Esta percepción positiva hace que aumente el compromiso y, por supuesto, la productividad. La mejora de la eficiencia es producto también de la certidumbre sobre el control total y constante que ejerce la organización. La automatización hace que todos los procesos, incluso los previos al inicio de labores como selección, contratación e incorporación, se desarrollen en tiempos mucho más cortos y con mayor calidad. Las tareas que requiere la gestión de documentación, como es la verificación, clasificación y comprobación de vigencia, se automatizan. La accesibilidad a esa documentación, ya clasificada y almacenada en repositorios digitales seguros, genera confianza en el contratista. Confianza que se convierte en mayor capacidad de trabajo.

3. Evita multas y sanciones

El marco regulatorio sobre las actividades de los contratistas es estricto y extenso. Las múltiples actividades que se pueden contratar bajo esta modalidad y las condiciones en las que se desarrollan obligan a que las organizaciones que acuden a terceros tengan que cumplir con requisitos de formación, de experiencia y capacitación. Las obligaciones son también para los terceros. El software permite verificar la autenticidad de la documentación, la conformidad con los requisitos que demanda la tarea específica que realizará, el cumplimiento del contratista de las normas de seguridad e, incluso, la trazabilidad en la historia laboral de este. Con la implementación de software de gestión de contratistas, el riesgo de incumplimiento o de incurrir en sanciones, multas, pérdidas de licencias o cierres de la operación es reducido o inexistente.

4. Promueve el crecimiento de la empresa y escala con ella

La implementación de software de gestión de contratistas ayuda al crecimiento de la organización, pero también debe crecer con ella. Una de las ventajas de estas herramientas tecnológicas avanzadas es su capacidad para adaptarse a las necesidades de las organizaciones en cada momento. En el caso de la gestión de contratistas, facilitan la gestión de todos los aspectos relacionados con terceros a medida que las organizaciones expanden su actividad o se abren a nuevos mercados.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución tecnológica basada en la nube que, entre otros, incorpora un módulo específico para la Gestión de Contratistas. Este módulo gestiona, almacena, clasifica y establece trazabilidad sobre toda la documentación entregada por el contratista o producida por la organización. Por supuesto, la plataforma realiza tareas de monitoreo, revisión del desempeño, comunicación y automatización de tareas. Con ello se alcanza una gestión óptima de los contratistas, garantizando el cumplimiento en todos los aspectos relevantes y reduciendo a la vez el riesgo de incidentes o accidentes. Puedes conocer más en profundidad la plataforma, sus funcionalidades y ventajas, participando en una Demo online. O, si lo prefieres, puedes contactar sin compromiso con nuestros asesores.