Software para gestión HSE: guía del comprador

Pocas organizaciones modernas pueden prescindir del uso de un software para gestión HSE. En la práctica, es difícil alcanzar una competitividad mínima sin utilizar una herramienta tecnológica que ayude a asegurar el cumplimiento normativo y regulatorio, a centralizar la información y la documentación y, lo más importante, a mejorar la seguridad y salud en el trabajo y la relación con el medio ambiente. La Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y del Medio Ambiente (HSE, por sus iniciales en inglés) es un área esencial y crítica para cualquier organización moderna. Su importancia es estratégica. Si no recibe atención, soporte y recursos, la gestión en estas áreas puede convertirse en un problema que amenace la continuidad del negocio. De ahí la relevancia de trabajar con un software para gestión HSE.

Qué es un software para gestión HSE

El software para gestión HSE es una solución tecnológica diseñada para automatizar muchas de las tareas requeridas en esta área, crear flujos de trabajo automáticos para desarrollar otras y hacer seguimiento y monitoreo de la actividad general para producir informes inmediatos y relevantes para la toma de decisiones. Para cumplir con su objetivo, el software para gestión HSE recopila información y datos, los procesa y analiza. Con la ayuda de la Inteligencia Artificial y Big Data presenta informes como mapas de calor, en los que se resaltan los problemas o los puntos críticos de la gestión. Con base en esos informes, una plataforma HSE es capaz de presentar escenarios hipotéticos, crear flujos de trabajo y notificar a las personas que necesitan realizar tareas o asumir funciones. Además, puede presentar alertas sobre el atraso o incumplimiento de trabajos asignados, y, finalmente, entregar informes en tiempo real sobre el estado de la gestión y sobre los indicadores o métricas de rendimiento general y de las personas que tienen responsabilidades.

Beneficios del software para gestión HSE

Los beneficios de un software HSE son enormes. Es la herramienta más eficaz para llevar a la práctica los propósitos que se expresan en la política de HSE de la organización.

1. Elimina el consumo de papel

Eliminar el consumo de papel tiene impacto sobre las finanzas de la organización, pero también sobre sus indicadores ambientales. Esto, además, mejora la productividad de la gestión y contribuye a eliminar el error humano y los problemas de espacio para almacenamiento de archivos e información.

2. Información centralizada

Con un software para gestión HSE toda la información se almacena segura en una ubicación centralizada y protegida. Los documentos se obtienen utilizando filtros como palabras clave, autor, tema o fecha de creación, entre otros.

3. Mejora la adhesión de los trabajadores

Las plataformas diseñadas para automatizar los procesos HSE cuentan con funcionalidades que promueven la participación de los trabajadores y facilitan la interacción con ellos. Los empleados tienen la oportunidad de presentar informes sobre incidentes o casi accidentes o formular peticiones. Aparece así un entorno colaborativo que aumenta la confianza del trabajador en el sistema, en los encargados de la seguridad en el trabajo y en la organización.

4. Ahorra dinero

Evitar sanciones, disminuir o eliminar los costes de atención médica o reducir los periodos de absentismo laboral, son algunas de las muchas formas en que un software para gestión HSE ahorra dinero a una organización.

5. Facilita la práctica de auditorías

La facilidad para practicar auditorías define la capacidad que tiene un sistema o un programa para mejorarse a sí mismo. Las auditorías, sobre las que nadie discute su importancia y su necesidad, cuestan dinero y consumen muchas horas de trabajo, a no ser que se utilice una solución tecnológica como un software para gestión HSE.

6. Seguimiento en tiempo real

Uno de los problemas inherentes a la gestión HSE tradicional es la falta de reacción inmediata. Los problemas se abordan cuando ya tienen consecuencias y los daños pueden ser irreversibles. La automatización permite afrontar los riesgos desde su mismo origen. El software ofrece monitoreo y seguimiento en tiempo real, lo que permite actuar antes de sufrir graves consecuencias.

7. Informes eficaces

Para que un informe sea eficaz tiene que ser oportuno, creíble, relevante y fácil de entender. Si es preciso someter la información a complejos procesos de evaluación, el informe deja de ser eficaz. Las plataformas avanzadas simplifican la generación de informes.

Cómo se usa un software para gestión HSE

Los beneficios son argumentos irrefutables para presentar el proyecto de automatización a la Alta Dirección. Pero es importante que todos sean conscientes de cómo interviene en la práctica cotidiana un software para gestión HSE. Algunos ejemplos son:

• Provee y registra toda la información durante la práctica de una auditoría. La información es accesible, con los debidos protocolos de seguridad y desde una ubicación centralizada.
• Recopila la información y los reportes sobre incidentes, casi accidentes y accidentes, crea flujos de trabajo, asigna tareas, notifica a los interesados, alerta sobre retrasos o incumplimientos y presenta informes finales.
• Comunica información relevante a todas las partes interesadas. Políticas, instrucciones, decisiones sobre medidas de seguridad, novedades, nuevas regulaciones, todo es accesible para empleados, encargados de SST, reguladores, directores de área, etc.
• Verifica el número, el estado y la disponibilidad de equipos de protección en el lugar de trabajo mientras están en almacén, durante su uso y después de ser entregados por los trabajadores o contratistas.
• Identificar riesgos o amenazas con suficiente antelación, antes de que produzcan lesiones, heridas o problemas de salud para los empleados.
• Facilita la práctica de inspecciones de rendimiento del sistema, procesando los datos que los trabajadores han suministrado y los propios que ha obtenido el software con sus funcionalidades de monitoreo y seguimiento.
• Permite realizar evaluaciones de riesgos para satisfacer exigencias regulatorias, requisitos de las principales normas de seguridad, de los mismos trabajadores o de la Alta Dirección.
• Suministra listas de verificación que se pueden utilizar para evaluaciones de riesgos, de inspecciones del sistema de auditorías internas o cualquier otro proceso de revisión.
• Crea procedimientos estandarizados para mantener seguro un espacio de trabajo.
• Facilita la evaluación específica de riesgos, que son actividades que se enfocan en un lugar definido o en unas circunstancias puntuales.
• Crea una biblioteca de informes, comentarios, literatura y toda clase de datos y registros útiles para los empleados, reguladores, encargados de la seguridad o los directores de áreas sensibles con interés directo sobre la seguridad de los trabajadores y el cumplimiento ambiental.

Software HSETools

La necesidad de automatización genera una amplia oferta de soluciones disponibles en el mercado. El Software HSETools incorpora características y funcionalidades avanzadas, básicas para una gestión realmente eficaz:

• Software modular, en el que la organización puede elegir los productos que responden a sus necesidades.
• Inteligencia Artificial que apoya la creación automática de flujos de trabajo o el diseño de acciones preventivas y correctivas.
• Big Data que permite procesar millones de datos en pocos minutos.
• Alojamiento en la nube, garantizando la seguridad y el almacenamiento.
• Biblioteca centralizada de documentos que asegura la integridad, la transparencia y la trazabilidad de los documentos y sus actualizaciones.

El software ofrece muchas más ventajas que puedes conocer en detalle de la mano de uno de nuestros asesores. También tienes la posibilidad de comprobarlo en vivo en una Demo online completamente gratuita.