6 formas en las que un Software para el sistema de gestión HSE simplifica la generación de informes

En la gestión de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) en las empresas, la generación de informes precisos y oportunos es crucial. Un Software para el sistema de gestión HSE se ha convertido en una herramienta indispensable para simplificar este proceso. En este artículo, exploramos seis formas en las que un Software para el Sistema de Gestión HSE facilita la creación de informes. Desde la automatización de tareas tediosas hasta la presentación de datos en tiempo real, descubriremos cómo estas soluciones modernas no solo agilizan la generación de informes, sino que también mejoran la toma de decisiones y la eficiencia en la gestión de la seguridad y el medio ambiente en las empresas.

¿Cómo un Software para el Sistema de Gestión HSE simplifica la generación de informes?

La generación de informes es una preocupación constante para los líderes de HSE. La Gestión necesita informes para satisfacer las expectativas de la Alta Dirección, para conocer el rumbo del trabajo que se realiza, para identificar problemas, para construir un repositorio de conocimiento para el futuro, y, sobre todo, para cumplir con requisitos regulatorios. La cantidad y la calidad de los informes que pueda suministrar un Sistema de Gestión HSE, es un indicador válido del rendimiento y el impacto positivo. Un Software para el Sistema de Gestión HSE puede hacer el trabajo más fácil así:

1. Centralizando la información

La información dispersa en diferentes ubicaciones es uno de los problemas más complejos que enfrentan las organizaciones. Los documentos son difíciles de encontrar, es posible que existan documentos duplicados o desactualizados, las personas pueden realizar mal algún procedimiento por falta de información confiable… Además, con documentos y registros diseminados por toda la organización, es mucho más difícil asignar privilegios de acceso y proteger la información de forma adecuada. Esto se soluciona con un Software para el Sistema de Gestión HSE, que tiene la capacidad para centralizar todos los documentos y registros en una única ubicación, estableciendo protocolos seguros de acceso, y conservando la necesaria trazabilidad de cada documento.

2. Produciendo informes automáticos

Algunas plataformas ofrecen informes con solo oprimir un botón. Pero otras van un poco mas allá: han sido programadas para crear y entregar un informe de forma automática. Un Software para el Sistema de Gestión HSE genera informes que han sido programados para ser emitidos de forma automática, evitando el incumplimiento o el retraso en la presentación exigida por un reglamento o un organismo regulador. Los informes automáticos se pueden diseñar para adoptar siempre la misma estructura. Así se garantiza el cumplimiento con la regulación, se mantiene la estandarización de los documentos y se construye una identidad propia ante los reguladores o destinatarios de estos informes.

3. Identificando problemas antes de que tengan consecuencias graves

Una de las razones por las que se producen informes sobre la Gestión HSE es la necesidad de encontrar en ellos problemas o riesgos relevantes. El Software HSE puede mostrar la evolución de la Gestión en tiempo real, mostrando problemas que están sucediendo en el momento, sin tener que esperar a que aparezcan en un documento tardío. El Software para el Sistema de Gestión HSE hace un seguimiento constante, que ayuda a las organizaciones a reaccionar de forma inmediata ante un incidente o un problema, antes de que crezca y genere consecuencias graves.

4. Presentando información gráfica fácil de entender

Los informes que ofrece una plataforma HSE pueden ser complejos y difíciles de entender, especialmente para personas no familiarizadas con la Gestión. Los miembros de la Alta Dirección, o empleados con responsabilidades en el Sistema que no son profesionales en esta área, son, entre otras partes interesadas, un buen ejemplo de este tipo de personas. Un Software HSE puede mostrar información gráfica, en tiempo real, fácil de comprender para todas las personas. Mapas de calor que resaltan problemas, gráficos de barras que muestran tendencias, y el uso de paneles personalizables con información básica y puntal, son algunos patrones utilizados por una plataforma especializada en Gestión HSE.

5. Integrando otras herramientas ofimáticas

Las organizaciones de cualquier tamaño inician su Gestión HSE con base en procesadores de texto y hojas de cálculo. Algunas soportan la tarea con el uso de cuentas de correo electrónico y aplicativos diseñados para la Gestión de Recursos Humanos o el trabajo contable y financiero. Las organizaciones que así han estructurado su trabajo, pueden integrar estos esfuerzos con las funcionalidades que ofrece la plataforma HSE.

6. Garantizando el cumplimiento normativo y regulatorio

Muchos informes, además del valor indiscutible que representa la información que entregan, se producen para satisfacer la exigencia de una entidad o un organismo regulador. En algunas organizaciones, que han adoptado estándares de Gestión como ISO 45001 o ISO 14001, generar informes es un requisito de obligado cumplimiento. En cualquier caso, la producción automática de informes asegura el cumplimiento normativo y regulatorio.

Un beneficio adicional

Algunos de los informes obligatorios de Gestión HSE, están a cargo de empleados que no son profesionales en esta área y que no siempre tienen el tiempo y la debida formación para producir estos informes. El problema es que los reportes de incidentes y casi accidentes, por ejemplo, necesitan ser completados casi en tiempo real. Un Software para el Sistema de Gestión HSE elimina el problema, haciendo muy fácil para todos los empleados acceder a la plataforma y presentar la información en poco tiempo, incorporando imágenes, audios u otro tipo de formatos.

Software HSETools

HSETools es una solución informática especializada para la gestión HSE, que incorpora un módulo destinado a la Gestión de Documentos y Registros. Este Software para el Sistema de Gestión HSE ayuda a profesionales del área a mejorar la productividad y obtener el mejor rendimiento de los procesos implementados. Entre otras características, el Software HSETools:

• Permite el acceso desde cualquier lugar y en todo momento, ya que es un aplicativo que se puede utilizar desde cualquier dispositivo móvil, como laptops, teléfonos inteligentes o tablets.
• Facilita el trabajo aún sin conexión a Internet, con la disponibilidad de archivos para trabaja off line, en lugares donde no haya acceso a la Red.
• Las personas autorizadas pueden acceder a informes en todo lugar, necesarios para presentar un reporte, registrar un incidente o producir un nuevo documento. Esto lo pueden hacer desde la oficina, desde la casa o desde cualquier ubicación remota.
• Permite asignar responsabilidades y tareas relacionadas con la Gestión diaria, durante una auditoría o en el transcurso de un proceso de capacitación.
• Obtener indicadores de rendimiento, en tiempo real, con informes detallados que muestran tendencias, evidencian problemas o muestran una visión total del avance de tareas o de la Gestión en general.

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