Cómo gestionar el cumplimiento del contratista: pasos esenciales para una relación sin riesgos

Verificar el cumplimiento del contratista puede representar un verdadero desafío para una organización. Un reto que adquiere dimensiones colosales cuando la actividad se apoya en terceros en diferentes ubicaciones o es necesario optimizar la seguridad en proyectos allí donde esta fuerza laboral supera incluso a la plantilla propia. Los contratistas necesitan cumplir con unas tareas en unos tiempos previstos y con unas normas de conducta mínimas. Además, deben cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo, una labor compleja que requiere de una vigilancia continua para cada contratista.

Qué es cumplimiento normativo de contratistas

La gestión de contratistas aborda temas como el cumplimiento del contratista de sus obligaciones contractuales, la capacidad para efectuar la tarea y la evaluación de la calidad del trabajo. También incluye el cumplimiento de las obligaciones que la organización adquiere con el trabajador. Dentro de esas obligaciones que la empresa adquiere con el contratista está la de garantizar su seguridad y su integridad mientras realiza sus tareas. Por supuesto, esta es una obligación compartida. Es, en otras palabras, un camino de doble vía. El cumplimiento normativo del contratista integra controles, procedimientos, metodologías de verificación, inspecciones, evaluaciones. Por supuesto, incluye cualquier otra herramienta que se utilice para comprobar que el contratista o sus subcontratistas cumplen con las normas de seguridad, respetan los controles y adoptan como propios los estándares de Seguridad y Salud en el Trabajo. A pesar de todo ello, hay que tener en cuenta que el cumplimiento del contratista es apenas un segmento de la gestión de contratistas. Y dentro de ese segmento, el cumplimiento normativo de SST es tal vez el más relevante.

Cuáles son los desafíos que enfrenta el cumplimiento del contratista y cómo afrontarlos

La gestión del cumplimiento del contratista crece en complejidad con el número de terceros o con la dispersión de los lugares en los que prestan sus servicios. Para algunas empresas, verificar esta cuestión representa verdaderos desafíos.

1. Consumo excesivo de tiempo para el equipo de SST

La gestión SST ya tiene mucho que hacer con los empleados de la organización. Asumir la comprobación del cumplimiento del contratista puede representar un consumo de horas de trabajo desproporcionado. Un software de gestión de contratistas permite ahorrar tiempo y recursos porque automatiza la mayoría de las tareas que implica verificar el cumplimiento. Apoyarse en la tecnología para esta labor ofrece un beneficio adicional: los equipos de Seguridad y Salud en el Trabajo tendrán tiempo para diseñar e implementar estrategias destinadas a mejorar las condiciones de trabajo de los contratistas y la relación con ellos.

2. Dificultad para visibilizar al contratista

Una de las razones por las que se utilizan contratistas es la gran capacidad de movilidad que aportan. Los trabajadores directos de la organización, por su misma condición, no suelen ser tan dúctiles. Pero eso, que es una ventaja, se convierte en problema a la hora de supervisarlos y, sobre todo, de vigilar su cumplimiento. Contar con una herramienta informática que ofrezca funcionalidades de monitoreo y supervisión, que pueda georreferenciar a los contratistas y que logre presentar informes inmediatos sobre sus actividades, permite superar este desafío.

3. Problemas de gestión de documentos

Una buena parte de la verificación del cumplimiento del contratista implica gestionar un alto número de documentos. Entre ellos se pueden mencionar acreditaciones de experiencia, certificados de salud, certificados de cursos de trabajos en alturas o en espacios confinados y otros similares. Nuevamente, la tecnología se convierte en un aliado imprescindible. Un software avanzado de gestión de contratistas cuenta con funcionalidades para almacenar, clasificar, verificar y controlar todos los documentos de cada contratista, alertando sobre la falta de alguno o la escasa verificabilidad de otro, siempre asegurando el acceso inmediato cuando sea necesario.

4. Marco regulatorio dinámico y en evolución

Garantizar la seguridad en proyectos con contratistas implica cumplir con leyes, acuerdos, decretos, directivas o requisitos regulatorios. El problema de estas obligaciones es que cada día hay una nueva, otra desaparece y otras son actualizadas. Con un panorama normativo en constante evolución, asegurar el cumplimiento resulta complicado. El software de contratistas tendrá que almacenar un inventario de obligaciones, alertando de forma automática sobre el vencimiento de alguna o el incumplimiento de otra. Además, una herramienta informática avanzada es capaz de realizar un monitoreo constante sobre el espectro regulatorio, dando aviso sobre alguna novedad que afecte a la organización.

Por qué es importante el cumplimiento del contratista

El incumplimiento pone en peligro la vida, la integridad y la salud del mismo contratista. También puede afectar las finanzas y la reputación de la empresa a causa de sanciones o multas. Solo por esto, es importante el cumplimiento del contratista en el área de SST. A ello se suma la pérdida de tiempo que genera retraso en el proyecto en el que trabaje el contratista. En algunos casos, la imposibilidad para verificar el cumplimiento del contratista conduce a la parálisis temporal o al fracaso del proyecto. El cumplimiento normativo de terceros, por otra parte, trasciende a los empleados de la organización, reafirmando la cultura de seguridad en la organización.

Cómo gestionar el cumplimiento del contratista evitando riesgos

De las recomendaciones para afrontar los desafíos que implica el cumplimiento normativo de los contratistas se deduce que la solución está en la automatización. El uso de una plataforma de gestión de contratistas agiliza el ciclo de vida total de la relación con estos trabajadores, desde la selección hasta el cierre definitivo del contrato, en cinco pasos esenciales:

1. Crear un proceso automatizado para gestionar el cumplimiento del contratista

El software automatizar muchas tareas, pero es preciso indicarle qué es lo que se desea automatizar. Así, es necesario diseñar un proceso que se inicie con la selección, avance con la incorporación y la formalización del contrato, continúe con el control y vigilancia del cumplimiento y, por supuesto, con el control de pagos y otros temas relacionados. Finalizaría con el cierre del contrato y el almacenamiento de la documentación y registros de contratistas en un repositorio centralizado seguro.

2. Crear plantillas y documentos estandarizados

Con el proceso diseñado, aparece la necesidad de crear documentos y plantillas estandarizados que puedan utilizarse en todos los contratos y para todos los contratistas. Las plantillas, sumadas a un proceso sistematizado, generan flujos de trabajo automáticos en los que se requiere poca participación de los empleados de la organización.

3. Crear perfiles de cada contratista

Almacenar todos los datos, de cada contratista, permitirá crear una base de datos que puede ofrecer informes de acuerdo con diferentes criterios de búsqueda: especialidad, tarifa, experiencia, antecedentes, documentación, disponibilidad, etc. El almacenamiento en un repositorio central unificado asegura procesos de selección ágiles, transparentes y efectivos.

4. Diseñar un proceso de aprobación de cumplimiento

Los flujos de trabajo automatizado garantizan que los contratistas cumplen con los requisitos de formación y capacitación mínimos necesarios para desarrollar sus tareas con seguridad. El sistema se encarga de verificar y aprobar el cumplimiento del contratista sin requerir la participación de los empleados.

5. Mantener el sistema actualizado

Garantizar el cumplimiento implica mantener monitoreo y vigilancia constantes sobre el espectro regulatorio y legal, pero también sobre el desarrollo de las actividades del contratista. El software de gestión de contratistas recibirá reportes e informes sobre el cumplimiento normativo de terceros, los procesará, evaluará, clasificará y almacenará, de tal forma que formen parte del historial, siempre disponible, de cada contratista.

Software HSETools

La seguridad de los contratistas es el elemento que más contribuye a generar en ellos una percepción positiva con respecto a la empresa que los contrata. Por ello, el bienestar del contratista no es un problema, es una oportunidad estratégica. El Software HSETools es una avanzada plataforma tecnológica que utiliza Inteligencia Artificial y Big Data para entregar todas las funcionalidades mencionadas y muchas más. De hecho, incorpora un módulo específico de Gestión de Contratistas. El objetivo de ese módulo es facilitar la gestión de contratistas en ámbitos esenciales como son la salud, la seguridad y el medio ambiente. Permite mantener un registro de contratistas y monitorizar de forma constante su relación con la organización, además de controlar los riesgos asociados a su trabajo. Puedes comprobar en vivo cómo funciona el software, qué módulos incorpora y cómo tu organización puede obtener grandes ventajas de él. Para ello, solo tienes que participar en la demo online gratuita que ofrecemos los martes.