Buenas prácticas para gestionar contratistas en el lugar de trabajo

Adoptar buenas prácticas para gestionar contratistas ayuda a las empresas a gestionar riesgos, alcanzar objetivos, mantener una relación transparente y colaborativa con la fuerza laboral externa y garantiza, además, el cumplimiento normativo y regulatorio.   La eficacia aumenta y la organización adquiere reconocimiento como buen empleador. Por supuesto, gracias a la implementación de buenas prácticas para gestionar contratistas, la empresa puede seleccionar las mejores opciones en las mejores condiciones.

Buenas prácticas para gestionar contratistas que se pueden implementar en una organización

Las buenas prácticas para gestionar contratistas equivalen a hacer bien las cosas, hacerlas cuando es oportuno y hacerlas pensando en los intereses de todos los involucrados. Todo ello empezando, por supuesto, por esos terceros. Los beneficios serán para todos: organización, contratistas, reguladores, los empleados de la empresa, etc. Las buenas prácticas para gestionar contratistas, para finalizar antes de entrar a describirlas, son estrategias que tienen objetivos claros: seguridad, transparencia y cumplimiento.

1. Debida diligencia

Aplicar debida diligencia a los contratistas busca establecer el nivel de confiabilidad del proveedor del servicio, la capacidad técnica y operativa para ejecutar el proyecto y la inexistencia de conflictos de intereses. También tiene por objetivo el cumplimiento de las normas de seguridad laboral e identificar y gestionar riesgos que puedan comprometer a terceros, a otros empleados de la empresa o a la misma organización. La debida diligencia permite generar una base de datos de contratistas verificados que elimina el laborioso trabajo de investigación en el futuro. Los contratistas seleccionados desde listas comprobadas respetan las reglas de seguridad, son confiables, saben hacer su trabajo y construyen una relación cada vez más sólida con la empresa.

Cómo aplicar la debida diligencia a los contratistas

La debida diligencia sobre contratistas es una tarea que requiere de un esfuerzo, pero los resultados lo justifican. Sin embargo, todo puede ser más sencillo si se cuenta con el apoyo de un software HSE que automatice las tareas repetitivas, que representan la mayor parte de la debida diligencia. Algunos aspectos interesantes que se deben analizar son los siguientes:

• Información sobre la historia laboral del contratista, los resultados de los proyectos que ha desempeñado y la forma en que concluye sus contratos.
• Información sobre el cumplimiento de normas de seguridad y salud en el trabajo, incidentes y accidentes en los que se ha involucrado, llamadas de atención o distinciones y reconocimientos por su cumplimiento.
• Información sobre cobertura de seguro de acuerdo con el riesgo de la actividad que desarrollará.
• Información sobre el cumplimiento de contratos anteriores, por lo menos en los últimos tres años.
• Información sobre el cumplimiento y acatamiento de las buenas prácticas en otras organizaciones para las que haya trabajado el contratista.

2. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Las organizaciones que estandarizan su gestión de seguridad y salud en el trabajo obtienen resultados consistentes, coherentes, sistemáticos y que avanzan hacia la mejora continua. Es necesario, no obstante, que el sistema tenga alcance sobre los contratistas y su trabajo. Este es un punto en el que la organización, de nuevo, requerirá apoyo de la tecnología. La automatización de la gestión de contratistas SST permite abordar riesgos sobre la marcha, controlarlos y garantizar la integridad de esos terceros, el cumplimiento de las normas y, por supuesto, la conformidad con los requisitos de la norma adoptada, que usualmente es ISO 45001. El sistema requiere políticas claras, normas específicas y controles de seguridad. Dentro de las buenas prácticas para gestionar contratistas, es importante que todo ello se comunique y divulgue. Es posible hacerlo durante reuniones o eventos programados para tratar de seguridad, entregando información impresa o realizando publicaciones en la intranet.

3. Capacitación

Los contratistas nuevos, y en menor medida los antiguos, necesitan recibir formación y capacitación acerca de las normas de seguridad, uso de equipos de protección individual, controles disponibles para prevenir riesgos, procedimientos de emergencia o capacidad de la organización para establecer comunicación inmediata, entre otros temas que atañen a la seguridad y la salud en el trabajo y que también forman parte de las buenas prácticas para gestionar contratistas.

4. Permisos, licencias y conocimientos

Algunos trabajos requieren para su ejecución una determinada cualificación. Es el caso de los trabajadores que desarrollan tareas en alturas o manipulan sustancias peligrosas. Las buenas prácticas para gestionar contratistas incluyen la necesidad de verificar que el contratista tiene los permisos en regla, que ha tomado los programas de formación obligatorios y que cuenta con las licencias requeridas para desarrollar las actividades para las que es contratado.

5. Formación continua

La seguridad y la gestión de los contratistas son actividades continuas y cíclicas. Por eso, la formación y la capacitación también necesitan continuidad. La formación se debe actualizar con periodicidad programada y la absorción de conocimiento debe evaluarse. Es, por eso, una de las buenas prácticas para gestionar contratistas en una empresa.

6. Canales para interactuar con los contratistas

Un aspecto fundamental es mantener una comunicación adecuada con los contratistas. Estos necesitan un canal por el que puedan preguntar, proponer e informar. Y necesitan hacerlo con comodidad, con celeridad y con seguridad. Una comunicación abierta es una funcionalidad que incorporan algunas plataformas HSE. Estas soluciones suelen entregar canales de comunicación que permiten a los contratistas reportar incidentes en tiempo real, adjuntando información en formatos de audio, imágenes, textos, hojas de cálculo, infografías, etc.

7. Coberturas de seguros adecuadas

La responsabilidad de obtener las coberturas de seguros de salud, de cumplimiento o de responsabilidad civil puede corresponder al contratista o a la organización. Es importante que, en primer lugar, esto se aclare y se documente en el contrato. Después, es necesario comprobar las coberturas y revisar la validez de las pólizas, que no debe ser inferior al periodo de duración del contrato.

8. Monitoreo, supervisión y auditorías

La implementación de buenas prácticas para gestionar contratistas no estaría completa sin la oportunidad para medir su rendimiento y comprobar su efectividad. La organización puede usar mecanismos de supervisión y monitoreo, de inspecciones o de auditorías para comprobar la efectividad de la gestión y de las buenas prácticas implementadas. Estos mecanismos de seguimiento deben ser periódicos y programados, pero también espontáneos y aleatorios.

9. Registros, documentación e informes

La gestión de contratistas es, en muchos casos, un proceso de información a alto nivel en el que registros, informes, reportes y documentos se convierten en elementos de gran valor. Desde el reporte de incidentes hasta la documentación de no conformidades, pasando por el registro de las actividades culminadas con éxito o de los pagos efectuados al contratista, todo se debe procesar, almacenar y conservar. Conservar una memoria histórica de la gestión es importante por el caudal del conocimiento que se acumula. También lo es porque esa información es la base para tomar decisiones, para identificar y gestionar riesgos y para prever escenarios futuros con anticipación.

10. Garantizar el cumplimiento financiero del contrato

Los asuntos financieros asociados al cumplimiento de un contrato exigen buenas prácticas para gestionar contratistas. Después de todo, es lo que aporta la credibilidad y la transparencia entre las dos partes más importantes: contratistas y empresa. El pago oportuno incrementa la moral y la productividad, mejora la imagen de la organización, permite establecer proyectos a largo plazo y fomenta un enfoque colaborativo. Las organizaciones que consideran a sus contratistas como aliados estratégicos de alto valor, se esfuerzan por tener estos aspectos cubiertos y lo hacen automatizando la tarea. Una plataforma de gestión de contratistas es capaz de registrar, controlar, crear flujos de trabajo, asignar responsabilidades o mostrar informes y presupuestos, entre otras muchas funciones.

11. Mejora continua

Al final de esta lista de buenas prácticas para gestionar contratistas aparece, no con menos valor, la mejora continua. La gestión de contratistas necesita superarse a sí misma en cada ciclo de contratación de trabajadores externos. El propósito es lograr que el trabajo sea cada vez más fácil, pero los resultados mejores y en buena medida se consigue gracias a la tecnología.

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