Cómo el software de cumplimiento ambiental puede ayudar a cumplir con las normativas

El software de cumplimiento ambiental aparece como respuesta a la necesidad que tienen las empresas de cumplir con un cúmulo de regulaciones, normativas, directivas, leyes y decretos en materia de protección ambiental. La protección del medio ambiente y las acciones para detener el calentamiento global son preocupaciones reales para la sociedad del siglo XXI. El tema trasciende al ámbito político y se refleja en un aumento considerable de las obligaciones de cumplimiento para las empresas. La carga reglamentaria recae en mayor proporción sobre las organizaciones. Después de todo, son ellas las que mayor impacto ambiental causan. También son las que tienen mayores recursos y mejores argumentos para trabajar por la protección del planeta. Las empresas responden a ese compromiso, pero deben asumir mucho más. El aumento de las obligaciones de cumplimiento ambiental implica una considerable sobrecarga administrativa. Es ahí donde un software de cumplimiento ambiental es de enorme valor.

Qué es un software de cumplimiento ambiental

El software de cumplimiento ambiental es una solución tecnológica diseñada para automatizar un buen número de tareas necesarias para cumplir con obligaciones ambientales y hacerlo de forma sistemática y transparente. El software de cumplimiento ambiental, además, soluciona uno de los problemas más complejos que representa esta área: la volatilidad y el dinamismo de las reglas. La solución tiene la capacidad para recoger información de diversas fuentes sobre obligaciones de cumplimiento ambiental o sobre su evolución y confrontarla con los permisos, licencias, auditorías, evaluaciones, indicadores o informes de gestión ambiental. Esta capacidad sirve para establecer brechas de cumplimiento y, en base a esa información, el software alerta a las personas indicadas para que puedan solventarlas. Para realizar su trabajo con la eficacia requerida, el software de cumplimiento ambiental realiza varias operaciones autónomas:

• Recopilar documentos e información.
• Generar informes que satisfacen las exigencias de los organismos reguladores.
• Monitorea y revisa las actividades de cumplimiento.
• Emite alertas y notificaciones automáticas.
• Entrega informes en tiempo real, en formatos gráficos o de texto.
• Identifica y presenta tendencias o problemas críticos.
• Genera un calendario de cumplimiento en el que se incluyen las tareas que deben completarse antes de una fecha determinada.

Cómo ayuda el software de cumplimiento ambiental a las organizaciones

Las organizaciones deben gestionar sus obligaciones de cumplimiento ambiental de cualquier forma. La primera opción está en hojas de cálculo, procesadores de texto y correo electrónico. La tarea es ardua y los resultados están expuestos al error humano, además de que el gasto en horas de trabajo y recursos resulta excesivo. Un software de cumplimiento ambiental ayuda a las organizaciones en diferentes aspectos:

1. Ahorrar tiempo

Con un buen número de tareas automatizadas y de recursos suficientes para desarrollar otras de forma digital, la reducción de tiempo es notable. Un ejemplo: la búsqueda de documentos solo requiere ingresar una palabra clave, una fecha o el nombre del autor. Cualquier desviación aparece en pantalla y puede solucionarse antes de que sea un problema real.

2. Alcanzar objetivos

Con toda la información y documentación en una ubicación centralizada, tareas automatizadas, personas notificadas y alertadas, las acciones necesarias para el cumplimiento se identificarán antes. El resultado es mayor capacidad de respuesta y poder con ello alcanzar los objetivos en menos tiempo.

3. Obtener visibilidad total en todo momento

Un software de cumplimiento ambiental puede entregar informes en formato de mapa de calor. Estos ofrecen una visión panorámica y en tiempo real sobre el estado de la gestión, resaltando puntos críticos, problemas y el estado general de las tareas.

4. Monitorear el cumplimiento

El acceso al sistema es inmediato, independientemente de la acción que se vaya a realizar: integrar datos, reportar hallazgos, agregar nuevas obligaciones de cumplimiento o suministrar evidencia de este. La máxima eficiencia en ese sentido se alcanza con un software de cumplimiento ambiental en la nube.

5. Gestionar el cumplimiento de forma proactiva

Con una herramienta tecnológica adecuada, la organización cuenta con todos los recursos para solucionar problemas con suficiente anticipación, eliminar brechas de cumplimiento, establecer en qué puntos se pueden generar cuellos de botella y responder a todas las contingencias tan pronto se presenten.

Beneficios que ofrece un software de cumplimiento ambiental

Con un software de cumplimiento ambiental, los encargados de la gestión HSE en una organización cuentan con una herramienta que los libera de tareas cotidianas y permite enfocar su trabajo hacia la mejora continua y hacia el diseño de innovadoras estrategias que aumenten la transparencia y la eficacia. Pero hay otros beneficios importantes para la organización:

• Visión integral del desempeño ambiental por áreas, por secciones o en toda la organización.
• Informes eficaces para la toma de decisiones, sobre tendencias u oportunidades de mejora.
• Disminución de costes de gestión.
• Identificar problemas antes de que causen daño.
• Evitar multas, sanciones, pérdida de licencias o cierres de operación.
• Mejorar la reputación entre los clientes, proveedores y organismos reguladores.
• Disponer de toda la información y documentación en una ubicación centralizada.

Las regulaciones y exigencias de cumplimiento ambientales serán cada vez más y más estrictas. Cumplir es el único camino seguro y la automatización es la forma más eficaz de conseguirlo.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución tecnológica capaz de realizar las tareas que se han mencionado. Cuenta con un Módulo de Gestión de Requisitos Legales que ayuda a gestionar las normativas, leyes y regulaciones HSE aplicables a organizaciones de cualquier tamaño y sector. La plataforma simplifica la recogida de la información y su tratamiento para generar informes y realizar un seguimiento exhaustivo del cumplimiento de las obligaciones legales. Todo ello de una forma centralizada y accesible. Puedes conocer todas sus funcionalidades y beneficios en la demo virtual gratuita que ofrecemos cada martes. Solo necesitas inscribirte aquí.