Plataforma de gestión de contratistas: 10 aspectos a considerar al adquirir este tipo de software

Una plataforma de gestión de contratistas es un sistema informático, diseñado para automatizar procesos de gestión de proveedores, contratistas, subcontratistas y otro tipo de terceros que tienen la capacidad para entregar bienes y servicios a la organización, dentro de una cadena de suministro eficiente. La gestión de contratistas aborda diferentes etapas durante el proceso de establecimiento, mantenimiento e incluso, finalización de la relación con estos terceros. La plataforma de gestión de contratistas automatiza y agiliza los diferentes eventos que se producen durante esas etapas: selección, contratación, incorporación, capacitación, seguridad, cumplimiento, aspectos administrativos…. La plataforma de gestión de contratistas tiene alcance sobre todas las unidades de negocio de la organización, aun las que se encuentran en otros continentes. El objetivo de este tipo de soluciones es controlar con eficiencia todas las interacciones necesarias para garantizar una relación amable y colaborativa con terceros que, sin duda, resultan esenciales para la productividad de la organización. Elegir la plataforma de gestión de contratistas adecuada puede representar algunos desafíos. Tomar una decisión acertada requiere considerar algunos aspectos esenciales. Traemos una lista de los 10 más relevantes, a la vez que hablamos de lo que una plataforma de gestión de contratistas puede hacer por una organización y por sus proveedores y por su seguridad.

¿Para qué sirve una plataforma de gestión de contratistas?

La relación con proveedores y contratistas, entre otros terceros que se ubican en el mismo rango, implica interacciones similares a las que se desarrollan con los trabajadores. Sin embargo, la condición de terceros externos, la diversidad de ubicaciones y procedencia de contratistas y proveedores, y la amplitud de servicios y productos que entregan, hace que la gestión se convierta en una red compleja y de difícil atención. La plataforma de gestión de contratistas centraliza la información, automatiza tareas, controla el ciclo completo de la relación con los terceros, registra eventos relevantes en tiempo real, envía notificaciones y alertas, presenta informes en tiempo real, con el propósito de garantizar una gestión eficiente, fluida, ágil y productiva de la relación con proveedores y contratistas. La comunicación y la gestión de documentos complementan la batería de funcionalidades que entrega una plataforma de gestión de contratistas. Se trata, en resumen, de un centro digital diseñados para atender de inmediato cualquier complejidad asociada con la relación con terceros que, en la práctica, son una fuerza laboral externa que representa un apoyo vital para la organización.

¿Qué considerar antes de contratar una plataforma de gestión de contratistas?

Las razones por las que una organización necesita contratar una plataforma de gestión de contratistas varían de una a otra. La lista de requisitos para considerar incluye esos aspectos. Algunos serán más relevantes que otros, de acuerdo con el contexto y las características de cada organización. Para las organizaciones que buscan una Plataforma de Gestión de Contratistas, esta es una buena lista de verificación que ayuda a no pasar por alto algo importante:

1. Adaptabilidad con el negocio

La diversidad de negocios, de sectores, de tamaños y de condiciones en general, motiva el primer requisito para considerar. Antes que intentar buscar una plataforma creada para un sector especifico, con un tamaño y unas características definidas, es importante verificar la capacidad de configuración, personalización y adaptación de la solución. El siguiente paso es revisar los requisitos específicos de la organización. La solución elegida necesita entregar funcionalidades que satisfagan esos requisitos. La plataforma se adapta a las condiciones de la organización. Lo contrario ofrece pocas probabilidades de éxito.

2. Capacidad de escalar con la organización

Los negocios crecen, se expanden y llegan a otras latitudes. Es lo que se espera. La plataforma elegida necesita acompañara a la organización en ese camino. La organización que hoy no tiene proveedores o contratistas en otro continente es probable que en dos o cinco años piense que debió anticipar esa necesidad y exigir funcionalidades para gestionar este tipo de terceros en diferentes puntos del planeta. Por supuesto, también habrá trabajadores que requieran atención en cualquier lugar del mundo. La solución necesita ser flexible y crecer en la medida en que lo haga la organización.

3. Cumplimiento y evaluación de riesgos

La seguridad de los trabajadores pasa por el cumplimiento de obligaciones normativas y regulatorias que provienen de diferentes fuentes. Esas obligaciones también se refieren a los contratistas y terceros similares. La plataforma necesita proveer a la organización de herramientas eficaces que eviten que alguna obligación de cumplimiento se omita. Por supuesto, es preciso considerar los riesgos de seguridad que pueden amenazar a los proveedores o contratistas, o impedir el cumplimiento de la organización. Cumplimiento y gestión de riesgos van de la mano. La plataforma, a través de sus funcionalidades protege a la organización de multas y sanciones, y a los contratistas, al igual que a los trabajadores, de accidentes y lesiones.

4. Informes, registros y datos

La Gestión de Seguridad en el Trabajo necesita, para ser efectiva, informes inmediatos, confiables y en diferentes formatos. Pero también se necesitan datos y registros que permitan evaluar el rendimiento de la Gestión. Los mapas de calor o las representaciones gráficas son fáciles de entender y no requieren pasar por un equipo que analice los informes y los traduzca a un lenguaje comprensible, con los inconvenientes que ello supone. La elección de la plataforma de gestión de contratistas requiere entonces considerar el tipo de información que la organización requiere, la periodicidad con la que la necesita y el formato que resultará más fácil de digerir para el equipo de Seguridad en el Trabajo.

5. Integración con otras herramientas ofimáticas

Las organizaciones que no han elegido una plataforma de gestión de contratistas hacen esfuerzos, a su manera, para proteger a esos terceros que trabajan con ella persiguiendo objetivos comunes. Esos esfuerzos suelen basarse en otro tipo de herramientas informáticas, como hojas de cálculo u otro tipo de software. Se trata de iniciativas valiosas que han prestado algún servicio a la organización y que no pueden desecharse en un momento. La nueva plataforma necesita integrarse y colaborar con estas herramientas. La idea es colaborar y complementar un trabajo en el que ya se ha avanzado.

6. Facilidad de uso

La resistencia de los empleados, y de los mismos proveedores y contratistas, es un desafío predecible en el proyecto de implementación de una plataforma para la gestión de este tipo de terceros. Los usuarios del sistema agradecerán la facilidad y la amabilidad con la que la plataforma los acoja. Cuanto más sencilla y simple sea la operación de la plataforma, mejor. La facilidad de uso no tiene que ver con la complejidad de los resultados, de los informes o de las evaluaciones que la plataforma entrega. Se trata de menús amigables, paneles de navegación de fácil comprensión, procesos sencillos, rapidez de ejecución y un entorno amigable para todos.

7. Capacitación, soporte y apoyo

Las plataformas basadas en la nube ofrecen muchos beneficios: seguridad de la información, eliminación de costes de implementación, actualizaciones gratuitas para la organización y accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil, entre otras. El proveedor de estos productos necesita contar con un área de atención al cliente efectiva, ágil y oportuna. Entre los servicios accesorios ofrecidos, el proveedor debe garantizar la capacitación de un número de usuarios determinado, y el posterior soporte continuo a través de diferentes canales.

8. Informes personalizados

La información que es relevante para una organización puede ser intrascendente para otra. La plataforma tendrá que entregar las opciones para cada una, facilitando la personalización de los informes, de tal manera que los profesionales encargados reciban solo los datos que son relevantes para ellos. Así se ahorrará tiempo y recursos. Los usuarios encontrarán información relevante para su contexto y para sus procesos específicos. La entrega de informes definitivos para la Alta Dirección o para organismos reguladores será dinámica e inmediata. La toma de mejores decisiones, en todo momento, será una constante en la organización.

9. Cobertura total de la fuerza laboral

La globalización nos entrega un concepto de fuerza laboral muy amplio. Los trabajadores externos, dentro de los cuales se cuentan algunos proveedores de servicios y los contratistas, forman parte de esa fuerza laboral extendida. Las funcionalidades de la plataforma para gestión de la fuerza laboral ampliada permiten cubrir todo el ciclo de vida de la relación con el tercero, siendo esto muy importante si se tiene en cuenta que muchos de esos contratistas y terceros son flotantes o esporádicos, pero o por ello invulnerables a las amenazas y riesgos laborales.

10. Documentación e información de contratistas y proveedores

Tal vez uno de los retos más importantes que afronta la gestión de contratistas y proveedores es la identificación y construcción de un perfil completo de cada uno de esos terceros. La plataforma de gestión de contratistas elegida debe construir una ficha única para cada tercero, con información personal básica, necesidades de formación y capacitación, requerimientos de Equipo de Protección Personal, estado de salud, entre otros datos asociados con la actividad laboral y la seguridad del trabajador, aunque este sea tercerizado o eventual.

Software HSETools

El Software HSETools es una herramienta que pasa por el filtro que representa cada uno de los requisitos que incluimos en este informe. Se trata de una solución basada en la nube, modular, que cuenta entre sus módulos con uno especializado en la Gestión Unificada de los Contratistas. Este módulo permite documentar y registrar la información relevante de cada uno de los proveedores o contratistas que forman parte de la cadena de suministro de la organización. Así, la organización logra, entre otros objetivos, que el trabajador esté debidamente capacitado y cualificado para realizar una determinada tarea con seguridad. La plataforma también ofrece herramientas para medir el desempeño y evaluar riesgos. Se trata de un desarrollo tecnológico diseñado para generar espacios de trabajo seguros y conformes con cualquier legislación laboral en el mundo. Todos los martes tenemos una Demo virtual, gratuita, para que compruebes las funcionalidades de esta plataforma de gestión HSE. Solo necesitas inscribirte aquí.