Software para HSE: cómo introducir una nueva solución y asegurar un proceso de implementación efectivo

La introducción de un Software para HSE se desarrolla en cuatro grandes etapas: seleccionar un proveedor, obtener el apoyo de la Alta Dirección, comunicar el proyecto a los empleados e implementar en el terreno la plataforma informática para gestión HSE. Cada una de estas etapas implica sus propios desafíos. Para convencer a la Alta Dirección, el argumento más importante es el Retorno de la Inversión del Software para HSE. Los empleados, por otra parte, tendrán una aceptable disposición para recibir la solución si se les habla de beneficios y de su seguridad. La implementación en la práctica suele presentar el mayor reto: la resistencia de los empleados. Si no se integra de manera efectiva a los empleados, el proceso de implementación del Software para HSE no entregará los resultados esperados.

¿Cómo implementar con éxito un Software para HSE?

El Software para HSE automatiza muchas tareas de la gestión. El ahorro en tiempo y dinero, así como la inmediatez en la transmisión de datos e informes, son beneficios inmediatos y tangibles. Pero, para obtener esos beneficios, es preciso pasar por un proceso de implementación efectivo. Estas diez recomendaciones facilitarán la introducción del software para HSE en todos los niveles de la organización:

1. Integrar a los empleados en la gestión HSE

Los componentes de un Programa HSE – Salud, Seguridad y Medio Ambiente – interesan e impactan de forma directa a todos los empleados. Aun así, son muchos los empleados que no acaban de comprender su importancia. Más que explicar la conveniencia para los empleados, conviene asignar responsabilidades, invitar a los empleados a charlas y eventos relacionados con el software para HSE y evaluar la comprensión y el compromiso, reconociendo y premiando el interés.

2. Crear una cultura HSE sólida y sostenible

Cuando las personas se incorporan a la Gestión, asumen liderazgo, se preocupan por los problemas, proponen soluciones, comunican ideas… En conjunto esto es cultura. La llegada del Software para HSE facilita la extensión de esta cultura hacia todas las áreas y en todos los niveles.

3. Fijar objetivos SMART

Los objetivos SMART – Específicos, medibles, alcanzables, relevantes y fijados para un tiempo definido por sus iniciales en inglés -, generan en los empleados la necesidad de contar con una plataforma que automatice tareas, produzca informes, alerte sobre retraso, facilite el acceso, y, finalmente, facilite el logro de las metas propuestas.

4. Comunicar el proyecto con asertividad

La comunicación del proyecto debe ser clara, concisa y contundente. Pero también debe ser cálida, comprensiva y amigable. Nuevamente se mencionan aquí los beneficios y las oportunidades que entrega la automatización de la Gestión. La comunicación se dirige a los empleados, pero también a los contratistas, visitantes habituales y otras partes interesadas.

5. Educar con el ejemplo

Resulta poco convincente el mensaje cuando la Alta Dirección ignora la tecnología que pretende implantar en la organización. Si los empleados ven a un miembro de la Alta Dirección presentando un informe, examinando un mapa de calor o sugiriendo acciones HSE, los empleados sabrán que sus directivos de verdad creen en la solución y que esta sí funciona.

6. Recalcar los beneficios cotidianos

La seguridad en el trabajo, la protección del medio ambiente y la salud de los trabajadores son beneficios macro, a un nivel muy alto, que por supuesto interesan a todos. Pero nada resulta más atractivo, para integrar un software para HSE, que resaltar los beneficios pequeños, la facilidad para hacer un reporte, obtener un informe con dos clics, realizar una tarea sin papel, en pocos minutos, cuando antes demandaba horas… Esto es lo que genera dependencia y adhesión consistente.

7. Exhibir las actualizaciones

En el inicio de la implementación del software HSE resulta novedosa e interesante para todos. Con el tiempo, es preciso desarrollar estrategias para mantener el interés de los empleados. Las soluciones basadas en la nube entregan actualizaciones constantes, que se convierten en una oportunidad para programar capacitaciones y renovar el interés por la plataforma.

8. Integrar a todas las partes interesadas

La Gestión HSE no es de competencia exclusiva de los empleados. Contratistas, visitantes habituales, organismos reguladores, clientes, proveedores, todos los que tengan un vínculo con la organización aprovechan los beneficios y pueden aportar ideas para mejorar la Gestión a través del uso del Software HSE.

9. Facilitar la interacción con los empleados

Cuando los empleados pueden hablar sobre lo bueno del sistema, las deficiencias o lo que creen que puede mejorar, se genera una interacción provechosa para todos, que incrementa el interés por la solución y la necesidad de uso.

10. Proporcionar capacitación fácil de entender

En muchas organizaciones la Gestión HSE es accesoria para los empleados. Esto significa que no es una asignación propia del puesto que ocupan. Esto sucede en las pequeñas y medianas empresas. Por eso es tan importante que los programas de capacitación, sobre HSE y sobre el uso del software, sean cortos, concisos y de fácil comprensión.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución parametrizable, basada en la nube y modular, que se adapta a las necesidades específicas de cada organización. Este conjunto de funcionalidades es accesible desde cualquier lugar del planeta, con conexión a Internet, aunque puede realizar algunas tareas sin este requisito. Todos los dispositivos móviles sirven para acceder a la plataforma. El número de formatos en los que recibe información comprende imagen, sonido, texto, hoja de cálculo, infografías… Este puede ser tu Software para HSE. Si tienes alguna duda, asiste a nuestra DEMO virtual gratuita de todos los martes. Toma tu lugar aquí.