Software de salud ocupacional: cómo comunicar de forma eficiente el valor de invertir en tecnología

La decisión de contratar un software de salud ocupacional, como cualquier inversión en tecnología o en otro campo, implica asignar recursos económicos. Aunque estos recursos sean abundantes y la situación de la organización no presente ninguna preocupación, es deber de la Alta Dirección ser cautelosa con las finanzas de la empresa. No se duda de los beneficios de un software de salud ocupacional. Pero es claro que la Alta Dirección necesita argumentos sólidos para tomar la decisión final. Por otra parte, estas motivaciones también serán útiles al momento de comunicar el proyecto en todos los niveles de la organización. ¿Cuál es la mejor forma de hacerlo? Explicamos estrategias interesantes para comunicar el valor que representa implementar un software de salud ocupacional a la Alta Dirección y a todos los empleados de la organización.

¿Cómo comunicar de forma eficiente la inversión en un Software de Salud Ocupacional?

Muchas organizaciones han recibido impacto positivo en su operación y su gestión comercial, como resultado de la inversión en un software de salud ocupacional. Los argumentos están ahí, y son sólidos y evidentes. El punto está en la forma de presentarlos. Tres estrategias útiles para hacerlo son:

1. Explicar la necesidad específica de un software de salud ocupacional

Para empleados, directores de área e incluso, colegas que trabajan en el área de Seguridad y Salud en el Trabajo, comprender la necesidad de implementar tecnología a la gestión será más fácil si es posible señalar los puntos en los que se presentan los problemas que se solucionarán. Para hacerlo, es importante:

• Identificar puntos críticos para la gestión, en los que suelen aparecer incidentes, accidentes o casi accidentes. Estos puntos suelen presentar una característica común: la dificultad para obtener registros inmediatos y confiables, lo cual agrava la situación.
• Revisar los objetivos de SST y las exigencias regulatorias en el área, para entender qué procesos requieren automatización o digitalización y qué riesgos necesitan que el equipo y la organización asuman una posición proactiva antes que reactiva, para no incumplir con los desafíos propuestos o con alguna norma o regulación.
• Evaluar la facilidad actual para obtener datos, informes o registros útiles para identificar problemas y actuar de inmediato sobre ellos, prevenir riesgos y obtener una visión actual y confiable del estado de la gestión SST.
• Cuantificar el impacto de los problemas que serán eliminados o minimizados con la inversión en tecnología. Algunos datos que interesarán, sobre todo a la Alta Dirección son:

1. Número de personas que no sufrirán accidentes o lesiones.
2. Número de horas hombre que permanecerán en sus puestos de trabajo porque se disminuye la incapacidad por lesión o enfermedad.
3. Disminución de costes de atención médica.
4. Disminución de costes de capacitación como resultado de un incremento en la tasa de permanencia de los empleados en su puesto.
5. Ahorro en el pago de sanciones o multas por parte de reguladores u organismos estatales.

2. Hacer una lista de beneficios específicos

Aunque estén implícitos en la exposición anterior, es necesario hacer un listado de beneficios puntuales ofrecidos por el software de salud ocupacional. Algunos de ellos son:

• Ahorro de tiempo en la generación de informes de accidentes, incidentes y otros eventos de este tipo. Esto es especialmente valioso para pequeñas y medianas empresas que no pueden contar con un equipo dedicado a tiempo completo en el área de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Información constante, confiable y actual, sobre todos los aspectos de la salud ocupacional, facilitando la toma de mejores decisiones.
• Automatización de tareas, que asegura el cumplimiento de todo tipo de obligaciones regulatorias o compromisos asumidos con asociaciones de empleados, comunidad, contratistas u otras partes interesadas.
• Retorno de la inversión representado en aumento de la productividad, diminución de costes por atención médica, sanciones y multas.

Una estrategia efectiva es monetizar y dar un valor por mes para los conceptos que pueden ser expresados en cifras, y multiplicarlo para un año, para cinco, para diez…

3. Explicar el valor de la alianza con el proveedor del software de salud ocupacional

Un argumento final, convincente y siempre efectivo, es recalcar el valor de la alianza que se establecerá con el fabricante o el proveedor del software de salud ocupacional. Algunos puntos para destacar son:

• La experiencia y el conocimiento que serán transferidos a la organización.
• Los casos de éxito en todo tipo de organizaciones, algunas de ellas en otros continentes, que pueden ser aprovechados por la empresa.
• Soporte tecnológico constante, aprovechable en otras áreas de la organización.

El software HSETools puede apoyar a los equipos de Seguridad y Salud en el Trabajo y sus equipos, pero también a los de Gestión Ambiental o SSOMA, para hacer el caso de uso para cada organización, aportando además información valiosa sobre aplicaciones en industrias similares.

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