Cómo garantizar la conformidad legal en el proceso de permisos de trabajo

Los requisitos legales en la norma ISO 45001 se encuentran distribuidos en diferentes apartados como es el caso de los procesos de permisos de trabajo. Su objetivo es proporcionar un marco para garantizar el cumplimiento de las regulaciones relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo, tanto a nivel local como nacional e internacional. Dado su carácter obligatorio, estas disposiciones son sujetas a verificación por entidades gubernamentales u otras autoridades relevantes.

En ISO 45001, los requisitos legales hacen referencia a diversos aspectos:

• Leyes y reglamentos.
• Permisos, licencias u otras formas de autorización.
• Órdenes, reglas u orientaciones emitidas por agencias reguladoras.
• Sentencias de tribunales.
• Tratados, convenciones y protocolos.
• Acuerdos internos con asociaciones de empleados o sindicatos.

Identificación y cumplimiento legal de la ISO 45001

La identificación y el cumplimiento de estos requisitos legales en ISO 45001 se destacan en la cláusula 6.1.3 de la norma. En este apartado, se establece que la organización debe contar con un proceso para determinar y acceder a los requisitos legales y otros aplicables a su sistema de Seguridad y salud en el trabajo, así como establecer cómo se aplican dichos requisitos.

Para cumplir con esta obligación, el proceso debe abordar los siguientes aspectos:

• Identificación: La organización debe definir cómo se determinarán y se tendrán acceso a los requisitos legales y otros que le sean aplicables, además de mantenerlos actualizados.
• Aplicación: Se debe definir cómo aplicar los requisitos en diferentes actividades, procesos, perfiles de riesgo y en el desempeño general de la organización.
• Integración con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo: Se debe determinar cómo los requisitos legales en ISO 45001 serán tenidos en cuenta al establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema.

Asimismo, la organización debe garantizar que los trabajadores pertinentes tengan acceso a la información sobre los requisitos legales y otros aplicables a su labor. Además, es necesario mantener y retener información documentada sobre este proceso para mantenerla actualizada en caso de cambios en el perfil de salud y seguridad de la organización.

Procedimientos para garantizar la conformidad legal en el proceso de permisos de trabajo

Asegurar la seguridad y el cumplimiento normativo es de suma importancia al gestionar los permisos de trabajo relacionados con los contratistas. A continuación, te dejamos algunas pautas fundamentales para lograrlo con éxito.

Establecer una política clara de permisos de trabajo

Es esencial contar con una política organizacional que defina los requisitos y expectativas para los contratistas en cuanto a los permisos de trabajo. Esta política debe abordar aspectos como los procedimientos para solicitar permisos, la documentación necesaria, las responsabilidades de ambas partes y los plazos para obtener los permisos.

Identificar los permisos de trabajo necesarios

Antes de que los contratistas inicien su trabajo en un proyecto, es vital identificar los permisos requeridos. Esto implica realizar una evaluación exhaustiva de los requisitos legales, las regulaciones de seguridad y las políticas internas de la organización. Algunos ejemplos comunes de permisos pueden incluir licencias específicas para ciertos oficios, permisos de construcción, acceso a áreas restringidas o permisos ambientales.

Establecer un proceso de solicitud de permisos de trabajo

Una vez identificados los permisos necesarios, se debe establecer un proceso claro y eficiente para que los contratistas soliciten dichos permisos. Esto puede incluir la creación de formularios de solicitud estandarizados, designar a una persona responsable de recibir y revisar las solicitudes, y establecer plazos para garantizar que las solicitudes se realicen con suficiente antelación.

Verificar las credenciales y la capacitación

Antes de otorgar un permiso de trabajo, es crucial verificar las credenciales y la capacitación de los contratistas. Esto incluye revisar las licencias y certificaciones pertinentes, así como asegurarse de que los contratistas estén debidamente capacitados para llevar a cabo las tareas específicas requeridas en el proyecto. Esta verificación asegurará que los contratistas sean competentes y estén preparados para realizar su trabajo de manera segura y eficiente.

Mantener registros y hacer seguimiento de los permisos de trabajo

Es fundamental mantener registros detallados de todos los permisos de trabajo otorgados a los contratistas. Esto incluye documentar las fechas de inicio y finalización de los permisos, así como cualquier cambio o renovación realizada durante el proyecto. Además, es importante realizar un seguimiento regular para asegurarse de que los contratistas cumplan con las condiciones y requisitos establecidos en los permisos.

Comunicación efectiva sobre la gestión de los permisos de trabajo

Una comunicación clara y abierta es clave para gestionar los permisos de trabajo relacionados con los contratistas. Esto implica proporcionar a los contratistas toda la información relevante sobre los permisos necesarios, los procedimientos de solicitud y cualquier cambio en las políticas o regulaciones.

Capacitación en seguridad

Además de verificar las credenciales y la capacitación de los contratistas, es importante brindarles capacitación adicional en seguridad. Esto garantizará que estén conscientes de los riesgos específicos en el lugar de trabajo y las medidas de seguridad necesarias para mitigarlos. La capacitación debe incluir información sobre el uso adecuado del equipo de protección personal, procedimientos de emergencia y cualquier regulación específica del sitio.

Evaluación del desempeño

Realizar evaluaciones periódicas del desempeño de los contratistas es esencial para asegurar que cumplan con los estándares de calidad y seguridad establecidos. Esto puede incluir revisar informes de incidentes, recibir retroalimentación de los supervisores y realizar inspecciones regulares en el lugar de trabajo. Si se identifican problemas o deficiencias, se deben tomar medidas correctivas de manera oportuna.

Coordinación con departamentos internos

Para garantizar una gestión eficiente de los permisos de trabajo, es fundamental coordinar con los departamentos internos relevantes. Esto puede incluir el departamento legal para verificar los requisitos normativos, el departamento de recursos humanos para asegurar el cumplimiento de las políticas internas y el departamento de seguridad para evaluar los riesgos asociados con el trabajo de los contratistas.

Mejora continua

Es importante buscar constantemente formas de mejorar el proceso de gestión de permisos de trabajo relacionados con los contratistas. Esto puede implicar la revisión periódica de la política y los procedimientos, la implementación de sistemas de gestión de permisos más eficientes o la adopción de tecnología que facilite el seguimiento y la documentación de los permisos. Mantener un enfoque de mejora continua asegurará que el manejo de permisos sea cada vez más efectivo y seguro.

Software HSE para garantizar la conformidad legal en el proceso de permisos de trabajo

La correcta administración de los permisos de trabajo vinculados a los contratistas es crucial para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo en las operaciones de cualquier organización. Para lograrlo, es fundamental establecer políticas claras, identificar los permisos necesarios, implementar procesos eficientes, verificar las credenciales y la capacitación de los contratistas, mantener registros precisos, establecer una comunicación efectiva y buscar constantemente mejoras.

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