Procedimientos de seguridad y salud laboral: 5 formas de garantizar que los empleados los cumplen

Seguir las medidas de seguridad y salud en el trabajo es necesario, pero a nadie le gusta sentirse constantemente controlado por su jefe. Aunque pueda parecer contradictorio, la mejor forma de evitar esto es implementar políticas y procedimientos de seguridad y salud laboral. Cuando todos tienen claro lo que deben hacer, hay más espacio para la confianza y la independencia. Sin embargo, no siempre es fácil saber cómo garantizar que los empleados cumplen con los procedimientos de seguridad y salud laboral. El problema no suele ser la insubordinación, por el contrario, la mayoría de los empleados sí quieren seguir las políticas y procedimientos de seguridad y salud laboral de la organización. Con frecuencia, los problemas están relacionados con la forma en que se crean y distribuyen. Una cuestión totalmente solucionable siguiendo algunos consejos básicos.

Procedimientos de seguridad y salud laboral – Cómo garantizar el cumplimiento por parte de los empleados

Como todos los proyectos importantes en una organización, garantizar el cumplimiento de los procedimientos de seguridad y salud laboral requiere liderazgo. En algunos casos, esto se adjudicará al área de Recursos Humanos y en otros a profesionales en el campo de Seguridad y Salud en el Trabajo. En uno u otro caso, el tono superior que imprime la Alta Dirección será un componente esencial para garantizar que los empleados se comprometan con el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo. No es lo mismo recibir una orden desde el círculo más alto de la organización, que obtenerla de un compañero de trabajo. Con esto en mente, estas cinco recomendaciones resultarán muy útiles para asegurar que se cumplan los procedimientos de de seguridad y salud laboral:

1. Hacer que la información sea fácil de encontrar

El cumplimiento inicia con un acceso fácil a las políticas y procedimientos que se desea que siga el empleado. La información debe ser localizable con absoluta facilidad. En algunas organizaciones se comete el error de imprimir un aire de confidencialidad a determinados documentos, entre ellos las políticas y procedimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo. En otros casos, la información está dispersa y los empleados que desean conocerla en su totalidad, deben tratar de armar un rompecabezas, como si se tratase de un reto. La forma adecuada de hacerlo es proporcionar una biblioteca centralizada de políticas y procedimientos, en la que el empleado tenga la seguridad de que lo que está leyendo es todo lo que hay y que, sin duda, está consultando la versión actual del documento.

2. Ayudar a los empleados a entender la información

Porque se ha utilizado un lenguaje en extremo técnico, porque la complejidad de la organización hace que la información resulte particularmente confusa, porque se cometió el error de ser minuciosos en extremo, porque la lectura resulta pesada y densa…. Y por otras muchas razones, la simple lectura de la información no garantiza su comprensión y, por supuesto, la adhesión del empleado. Si se han detectado este tipo de causas de rechazo, es claro que hay que corregirlas. Pero, entre tanto, y entendiendo que siempre puede existir un elemento que dificulte la comunicación efectiva, es preciso complementar la difusión de la información con procesos de socialización y, de ser necesario, de entrenamiento y capacitación. El objetivo es ayudar al empleado a entender la información y la forma de ponerla en práctica en su trabajo. Y es importante hacerlo porque esta buena práctica beneficiará al trabajador, como primera y principal motivación. Pero también es una forma de obtener el reconocimiento del contenido.

3. Recompensar a los empleado que cumplen con los procedimientos de seguridad y salud laboral

Reconocer y recompensar a los empleados que siguen las instrucciones es un excelente elemento motivador para toda la fuerza laboral. Pero este reconocimiento tiene que ir más allá de premiar a los que alcancen las metas: si realmente deseamos ver resultados, es necesario premiar a quien simplemente sigue los procedimientos de seguridad y salud laboral.

4. Probar diferentes formatos para comunicar los procedimientos

Las políticas y procedimientos sobre Seguridad y Salud en el Trabajo deben documentarse observando normas sobre forma y sobre trazabilidad en el proceso de aprobación del documento. Estas normas son necesarias para alcanzar la conformidad con lo solicitado por un estándar, por una ley o por un organismo regulador. Pero esto no significa que sea lo que reciba el empleado para conocer y entender lo que debe hacer para garantizar y mejorar su seguridad. Vídeos en los que se transmite la información durante una charla, infografías, un cómic, una representación animada… Son muchos los formatos y las posibilidades de comunicar a los empleados cuáles son los procedimientos de seguridad y salud laboral, su importancia y por qué deben cumplir con ellos.

5. Evaluar el conocimiento de los empleados

Es difícil cumplir con algo que no se conoce o no se entiende en su totalidad. Si hemos hecho todo bien, si hemos seguido las cuatro recomendaciones anteriores, aún pueden existir brechas de comprensión y conocimiento, que solo se identificarán y cerrarán evaluando a los empleados. La evaluación imprime un carácter de seriedad y gravedad al tema, que a medio y largo plazo representa la generación de una cultura de cumplimiento de las normas. En algunos casos, la actualización de una política o un procedimiento, también se puede comunicar con una charla y comprobar su comprensión con una evaluación. El conocimiento, la comprensión y el cumplimiento de los procedimientos de seguridad y salud laboral pueden ser más fáciles si logramos llegar a todos los empleados, en todos los lugares, con el apoyo tecnológico que la gestión requiere para garantizar su efectividad.

Software HSETools

Cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo es una característica de una fuerza de trabajo comprometida y competente. El Módulo de Gestión de Personas del Software HSETools permite diseñar planes de formación ajustados a las competencias y las necesidades de capacitación de los empleados, establecer fichas de usuario y garantizar la comunicación en todos los niveles de la organización. Además, el Software HSETools es una solución tecnológica modular diseñada para automatizar la gestión de SST de forma integral. Así, cada organización puede diseñar una solución a medida incorporando las soluciones que necesita: vigilancia de la salud; gestión de riesgos, incidentes y accidentes; planes de acción, gestión de documentos y registros; permisos de trabajo; inspecciones y checklist, entre otras. Si quiere ver cómo funciona el software de primera mano, únase sin coste a la demostración online semanal, donde además podrá realizar preguntas y aprovechar la sinergia de conocer la respuesta a dudas de otros asistentes.