Cómo medir el ROI del software HSE: pasos a seguir y ejemplos para calcularlo

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El ROI del Software HSE es uno de los informes esenciales que es preciso presentar a la Alta Dirección para sustentar el proyecto de automatización de la gestión HSE. Los beneficios de la implementación del software, sus funcionalidades o las experiencias satisfactorias en organizaciones similares, pueden no ser suficientes para convencer a la Alta Dirección. El ROI del Software HSE será el factor que inclinará la balanza para decidir contratar una solución para automatizar la gestión de Seguridad, Salud y Medio Ambiente. El ROI del Software HSE se evidencia en diferentes áreas. ¿Qué medir y cómo hacerlo para comprobar el retorno de la inversión?

¿Qué medir para calcular el ROI del Software HSE?

Utilizar las métricas correctas ayudará a obtener un valor estimado real, que se revisará pasado el tiempo determinado por el informe para la recuperación de la inversión. Es importante resaltar que el ROI del Software HSE tiene en cuenta el beneficio financiero vinculado a la inversión, pero también el tiempo requerido para la recuperación del valor. Las áreas relevantes para revisar son:

1. Tiempo de trabajo de empleados

La primera manifestación de retorno de la inversión, como resultado de la implementación de un Software HSE, es la disminución de horas de trabajo de los empleados que tienen responsabilidades en la Gestión. Aunque existe una disminución de horas de trabajo, la productividad incrementa.

2. Disminución de atención de incidentes y accidentes

El incremento de la productividad y la eficiencia representa menos horas de trabajo, pero también minimizar la probabilidad de la ocurrencia de accidentes, cuasi accidentes e incidentes, con la consecuente eliminación de costes de atención de esos eventos.

3. Mejora del cumplimiento

Presentar informes a organismos reguladores a tiempo, cumplir con las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y protección del Medio Ambiente, aprobar inspecciones y auditorías y, en general, cumplir con todos los requisitos, normas y leyes, evita la repetición de trámites así como incurrir en sanciones o multas.

4. Disminuye el absentismo laboral

El software no elimina la posibilidad de que los trabajadores enfermen, falten a su trabajo o se lesionen. Pero la adecuada gestión, automatizada, minimizará esos riesgos, con la predecible reducción de costes que implica una mejor salud de los trabajadores.

5. Optimización del perfil de riesgo

Un componente importante del ROI del Software HSE es la disminución del valor de pólizas de seguro. Las compañías de seguros confían en las organizaciones que se toman en serio la gestión HSE, y las premian ofreciendo protección a menor coste.

¿Cómo calcular el ROI del Software HSE?

El Retorno de una Inversión, conocido como ROI, es el valor que se recibe como resultado de una inversión. Es, en otras palabras, el dinero que se recupera por el beneficio que produce la inversión. El ROI se calcula sumando el ingreso que se recibe o la disminución de costes que se obtiene, y dividiendo este factor entre el coste de la inversión. Estos son los pasos a seguir para calcular el ROI del Software HSE:

1. Calcular el ahorro directo

La gestión tradicional HSE tiene unos costes inevitables. La gestión automatizada con un Software HSE evita o disminuye esos costes. Estos son los ahorros directos. El primer paso es hacer una lista detallada de los costes que implica la gestión HSE y, de forma paralela, el valor que se obtiene con la automatización. La diferencia es el ahorro directo obtenido. Algunos ejemplos de ahorro directo son:

Consumo de papel.
Consumibles de impresión (tinta, rodillos, repuestos).
Energía eléctrica.
Horas hombre de trabajo.

La disminución de horas de trabajo es el valor más representativo en este segmento. Generar un informe, por ejemplo, puede suponer a un empleado 5 horas. Si realiza esta actividad por lo menos dos veces al mes, consumirá 10 horas. Utilizando un Software HSE, esta tarea no tendría por qué demandar más de 15 minutos. Esto significa un ahorro mensual de 9,5 horas, que en el año significa 114 horas. Pero no es la única tarea que representa ahorros directos. Algunas de ellas son:

Incorporar datos en hojas de cálculo.
Analizar y evaluar datos, cifras e informes de gestión.
Completar formularios.
Producir informes para organismos reguladores.
Establecer indicadores de gestión.
Realizar seguimiento a tareas asignadas.
Avisar a las personas encargadas de cumplir alguna actividad.

2. Calcular ahorros indirectos

Los ahorros indirectos incluyen los beneficios cuantificables que obtiene la organización al implementar un Software HSE. Entre otros conceptos aplicables a este apartado se pueden considerar:

Disminución o eliminación de incidentes, accidentes y lesiones.
Disminución del absentismo laboral.
Aumento de la productividad debido a la mejora de la moral y el aumento de compromiso de los empleados.
Eliminación de multas y sanciones.
Reducción de tiempos de inactividad.

3. Establecer el coste de la inversión

En los dos primeros pasos se determina el primer valor que forma parte de la fórmula de cálculo del ROI del Software HSE. Es el momento de establecer el segundo componente: valor de la inversión. El valor de la inversión está conformado, en primera instancia, por el valor del producto o productos que se adquieren. En el caso de un software es preciso considerar, además:

Coste de implementación.
Coste de configuración y personalización.
Compra de equipos o accesorios requeridos por la solución.
Coste de capacitación o formación.
Tiempo de espera para la entrada en funcionamiento del software.

Las soluciones en la nube evitan costes de instalación o de adquisición de equipos. En este tipo de productos suelen ser fácilmente configurables, y el proveedor ofrece soporte y capacitación sin coste. Se trata de soluciones intuitivas que se pueden utilizar desde el mismo día en que se contrata el servicio bajo la modalidad SaaS.

4. Realizar el cálculo

El siguiente paso es calcular el ROI, con la información reunida hasta aquí, aplicando la fórmula: (Ahorro Directo + Ahorro Indirecto / Valor de la inversión) X 100 = % de retorno de la inversión. La media hallada corresponde al periodo de tiempo por el que se calcularon los costes. Si este valor es menor a 100, indica que el ROI total llevará más tiempo que el periodo que se evaluó. Si es mayor a 100, significa que se recuperará la inversión antes del periodo evaluado.

5. Comunicar a la Alta Dirección

Con la información completa, verificadas las cifras y las operaciones matemáticas, lo que resta es hacer una presentación para la Alta Dirección, en la que se destacan los beneficios económicos, y el tiempo que llevará el ROI del Software HSE, además de otros beneficios difíciles de cuantificar como mejora de la reputación como empleador, por ejemplo.

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