Pasos para una eficaz evaluación de proveedores

Pasos para una eficaz evaluación de proveedores

Un proveedor es un elemento sumamente importante en la ejecución de actividades de toda Organización pues es el primer input en cada proceso de la organización. Ante la necesidad que nuestros procesos cuenten con la calidad del producto o servicio que desempeñemos es importante saber seleccionar y evaluar a nuestros proveedores pues se convertirán en nuestros socios estratégicos para alcanzar los objetivos con nuestros clientes y lograr satisfacerlos. A continuación, veremos los pasos que debemos considerar para una adecuada evaluación de nuestros proveedores.

Paso 1: CRITERIOS DE EVALUACIÓN 

Como primer paso, debemos realizar un análisis sobre las características generales de cada proveedor definiendo Criterios o tópicos y subcriterios de evaluación, que nos definan lo que queremos obtener de nuestros proveedores. Como, por ejemplo: 

• Calidad de suministros 
• Competencia de personal
• Fiabilidad del plazo de entrega
• Flexibilidad de la información 
• Competitividad de Precios
• Factores Tecnológicos
• Certificaciones de Calidad, premios, seguros.
• Cantidad de personal y turnos de trabajo.
• Disponibilidad en un corto tiempo
• Sistema de Gestión compatible:  planificación, gestión, procedimientos, capacitación de trabajadores.
• Precio de productos y servicios

El Precio es considerado uno de los factores más importantes y para algunos determinante y limitante a la hora de escoger a nuestros proveedores muchas veces nos inclinamos por el menor precio pues el presupuesto determina la calidad del producto a ofrecer. No siempre debemos guiarnos del menor precio pues también es importante considerar los factores de calidad del producto o servicio. Para muchos un mayor precio indica una mayor calidad del producto, pero tampoco esto es algo que nos garantice un buen resultado. En resumen es una suma de factores los que debemos ponderar antes de la elección de un proveedor. Sin embargo, debemos mencionar que no todos los criterios tienen la misma importancia para todas las organizaciones, pues es relativo de acuerdo a la realidad organizativa.

Paso 2: SISTEMA DE EVALUACIÓN 

Luego de definir los criterios más importantes para nuestros proveedores podemos armar una matriz de evaluación de proveedores, considerando un tópico general que tenga criterios asociados con una ponderación porcentual de acuerdo a la valoración que nuestra empresa defina.  Luego podemos definir una escala de evaluación o puntaje para ser aplicado a cada criterio y a cada proveedor por ejemple: (0-5) no seleccionado, Seleccionado (6 a 10). Esta escala es referencial ya que nos permitirá asignar puntajes a los proveedores y al multiplicarlos con el porcentaje definido en el criterio nos dará un valor referencial para la evaluación del criterio en ese proveedor:

TÓPICO 1 : ENTREGA DE PRODUCTO

Proveedor A	Ponderación	Puntaje	Total
Rapidez de entrega	25%	1	0.25
Disponibilidad	20%	5	1
Tiempo de entrega	25%	6	1.5
Calidad de entrega de producto	30%	10	0.3
Total de Criterios			3.05

Escala (0-5) Proveedor Seleccionado / Escala (6-10):  Proveedor No seleccionado Con este sistema podemos obtener un puntaje general por cada criterio para los distintos proveedores de modo que podamos compararlos.

Paso 3: FRECUENCIA DE EVALUACIÓN

Es importante definir una periodicidad que aplicaremos la evaluación esta puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. Pues la relación de proveedores y clientes es muy dinámica varía temporalmente de esta forma podemos encontrar diferencias en el servicio que nos entregan nuestros proveedores e ir seleccionando a los mejores y que cumplan con los criterios que consideramos vitales para nuestro servicio.

Paso 4: REGISTRO DE EVALUACIÓN

Por último, toda evaluación realizada a nuestros proveedores debe ser registrada en algún formato o ficha ya sea en físico o virtual, que nos permita tener una trazabilidad y registro histórico de Los resultados obtenidos del servicio que obtenemos de cada evaluación. Posteriormente podemos asociarlo a indicadores que nos permitan tener una mayor visión de la evaluación obtenida.