Más oportunidades de Mejora con los Reportes de Accidentes Digitales

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La gestión de accidentes y/o enfermedades ocupaciones es una parte importante del sistema de gestión de SST, pues según los estándares contar un procedimiento para la primera comunicación, difusión y la obtención de las causas raíces hasta la toma de acciones para la mejora es un proceso muchas veces engorroso para las áreas de seguridad y Salud en el trabajo. Como parte del sistema de gestión estos accidentes deben ser reportados y registrados desde la primera notificación del accidente, la posterior investigación del accidente y toma de acciones adjuntando las evidencias de cumplimiento. Pues muchos de estos procesos son auditables y el no contar con alguna de las evidencias implicaría tener una No Conformidad en nuestro sistema de gestión SST, afectando también a los indicadores de nuestro sistema.

Como parte de la mejora continua nuestro deber como encargados o supervisores de SST siempre es velar porque los procesos sean los rápidos y eficientes, en cuestión de los accidentes son procesos cruciales pues se requiere encontrar rápidamente la causa raíces que conllevaron al evento imprevisto y así evitar nuevos sucesos posteriores. Sirve de mucho tener formatos sencillos la forma de registrarlos debe ser también rápida. El reporte un accidente o incidente laboral debe ser lo más conciso posible y contar con toda la información necesaria para la oportuna investigación del accidente, debe dar detalles como el lugar donde ocurrió el accidente, los afectados, que eventos ocurrieron antes, durante o después del incidente, y los datos de los participantes muchas veces los formatos de reportes omiten la información esto genera retrasos para el equipo que investigador, el cual debe ser un conjunto de personas liderados por el comité de seguridad y salud en el trabajo. Una de las formas más fáciles de registrar un incidente o accidente laboral es a través de los reportes digitales.

¿Qué son los reportes digitales de accidentes laborales?

Son medios por los cuales se ejecutará el registro del incidente o accidente de manera virtual, a través de una plataforma digital, aplicativo (app) o programa en la web que permita tener el registro y puede ser ejecutado desde la facilidad de cualquier ubicación con acceso a internet desde algún dispositivo digital como Tablet, laptop, o celular y permite la interacción entre las personas de la organización.

¿Qué ventajas nos trae reportar un accidente de forma digital?

• El de disponer de un único medio de comunicación de las notificaciones de accidente dentro de nuestra organización y la facilidad de poder notificar a los involucrados de una forma rápida y eficiente.
• Acorta los tiempos para el registro y primera comunicación del accidente haciéndola instantánea, favoreciendo así que el tiempo de respuesta de los supervisores y/o encargados de la gestión de incidentes sea menor que un proceso sin digitalización.
• Reduce costos debido a la utilización del papel, tinta de impresión para generar los reportes y expedientes los cuales no se pueden extraviar como los papeles o que no lleguen a la persona correcta.
• Evitamos menos errores en la entrega de la notificación de accidente la cual es inmediata . 
• Permite que la primera comunicación o notificación del accidente sea en el lugar donde ha ocurrido el evento y poder incluir imágenes, notas de voz, o comentarios. que faciliten la generación de la investigación del accidente.

• Los datos que se incluyen en las notificaciones son reales ya que permite generarlo en el momento que ha ocurrido el accidente / incidente y eso hace que no se pierda información con el paso de las horas.

• Generar una notificación en modo “off line” (sin internet) debido a que nos encontremos en una zona sin cobertura y en el momento de disponer de cobertura se realiza el envío de esta.

• Permite generar la investigación del accidente desde el contenido definido en la notificación y por tanto no se pierde ninguna información detallada en esta última.

Al realizar el proceso de reporte de accidentes digitalmente promovemos la comunicación y participación activa de los trabajadores dentro del sistema de gestión lo cual queda evidenciado en los expedientes digitales esto favorece al cumplimiento de objetivos y los estándares internacionales como la ISO 45001. Lo cual permite que los distintos niveles de la organización participen de sistema de Seguridad y Salud de los empleados y que se tomen medidas preventivas reales, conscientes y eficaces para evitar los accidentes la organización.