Información a especificar en los Permisos de Trabajo Digitales

Permisos de trabajo digitales

Para la gestión de los permisos de trabajo digitales es necesario obtener las tareas a realizar, quien las realizara, responsable de aprobación de dicha tarea, peligros y riesgos asociados, mediadas de control y de seguridad ante la realización de la tarea, que adopten las organizaciones.

La digitalización de permisos facilita el trabajo de cumplimiento en las normas de salud y seguridad en el trabajo, ya que simplifica la gestión de dicho proceso y además proporciona a los usuarios la información necesaria en el tiempo correcto, lo que a su vez simplifica instrucciones de seguridad y toma de medidas de riesgos.

¿Por qué gestionar un permiso de trabajo?

Las actividades profesionales poseen un riesgo de seguridad y salud en el trabajo, es por ello que deben mitigar los riesgos gracias a las medidas de prevención de riesgo laboral (PRL), existen actividades con riesgos muy altos y es en estos casos que es necesario un permiso de trabajo especial para ejecutar dicha labor con todas las medidas necesarias.

Dicho lo anterior surge la siguiente pregunta ¿Pero porqué son necesarias estas autorizaciones especiales y no evaluación de riesgo?, estas actividades generan riesgos importantes para los trabajadores y debido a ello es necesario contar con medidas específicas que aseguren al trabajador y estas quedan plasmadas en las plataformas digitales utilizadas.

La digitalización de los permisos de trabajo en esta era de transformación digital ha traído grandes beneficios a las organizaciones, con el uso de herramientas que permiten llevar el control de una manera eficiente y eficaz.

Problemas de la gestión tradicional de permisos de trabajo.

Para gestionar un permiso de trabajo de forma tradicional se deben llenar formularios o papeles lo que limita su eficacia, esta labor ha demostrado varias desventajas tales como:

• Pérdida de tiempo: Demasiadas horas de trabajo en llenado de papeles y timbres lo que limita la productividad del proceso.
• Veracidad: Es complicado verificar en tiempo real el cumplimiento de este.
• Trazablilidad: Existe un gran riesgo de pérdida de documentación o no llenado de esta, lo que impide controlar y verificar dicho proceso.
• Temporalidad: La ineficiencia en el desarrollo de los formularios o documentos a llenar, más la información a solicitar retrasa la solución del proceso.

Debido a dichas ventajas mencionadas la digitalización de los permisos ha venido a entregar grandes beneficios a las organizaciones.

Ventajas de la gestión digital de permisos de trabajo.

La digitalización de permisos realiza todo el proceso de verificación, firmas del solicitante y quien autoriza el permiso, solicitud de documento y el cierre del proceso. Todo esto en tiempo real y ayudará a las organizaciones a:

• Minimizar los tiempos de gestión del permiso de trabajo, en recepción de información, firmas y promulgación del permiso. Todo esto nos lleva a disminuir costos en pérdida de tiempo.
• Simplifica a los responsables de tomar la decisión del permiso, ya sea el tipo de permiso y proceso a realizar ya que las aplicaciones mediante su algoritmo son capaces de otorgar o no el permiso, si se cumple con los criterios.
• Facilitan el seguimiento del estado de los permisos y detectar a tiempo algún incumplimiento.
• Realiza de manera sencilla las revisiones de las medidas adoptadas en permisos de larga duración.
• Facilita la realización de auditorías, ya que permite extraer los datos, trazabilidad y evidencias demostrables ante una auditoría.
• Entrega responsabilidades del proceso a las personas correctas.
• Es importante la digitalización de permisos debido a que nos ayuda a reducir los espacio y nos deja más espacios libres, este fenómeno se produce debido a que todo se almacena en la nube o en servidores privados de las organizaciones y de esta forma se elimina espacio en mantener bodegas con archivadores, lo que a su vez es más seguro ante siniestros que puedan ocurrir dentro de una organización.
• A su vez ayuda identificar documentos obsoletos rápidamente.

Adicionalmente a los beneficios mencionados anteriormente, es importante mencionar y destacar el gran impacto ambiental que genera la digitalización de dicho proceso y otros, específicamente en la reducción de gastos, debido a que produce una reducción en compra de papel, ahorro en mantenimientos de impresoras, tintas, electricidad, tiempo, fácil acceso, espacios, entre otros. Lo que a su vez ayuda a mitigar el impacto ambiental que generan las organizaciones ante la documentación.

Software HSE para permisos de trabajo digitales

Con la ayuda del software HSE de ISOTools dispondrá de las herramientas necesarias para hacer una gestión eficiente de los permisos de trabajo. Gracias a la digitalización, su organización conseguirá:

• Ahorrar en recursos empleados (tiempo y dinero) en la gestión de los permisos
• Evitar riesgos de incumplimientos y sanciones.
• Una gestión más eficaz de los contratistas y sus responsabilidades.
• Minimizar los tiempos de búsqueda de información gracias a la trazabilidad.
• Descentralizar la responsabilidad, haciendo partícipes a otros colaboradores y contratistas.

Ya puede inscribirse en la demostración gratuita que celebramos semanalmente en este enlace.