Automatización de Procesos en la Gestión de Contratistas ¿Qué deberías implementar?

Procesos Gestión de Contratistas

Hoy por hoy, la innovación y transformación tecnológica de los procesos organizacionales deja de ser solo un deseo, ya que se ha convertido en una necesidad para que la organización pueda tener la competitividad necesaria para mantenerse en el mercado, de hecho, invertir en la automatización es sin duda un tiro al blanco y la gestión de contratistas no se queda atrás.

¿Cómo implementar la automatización del proceso de Gestión de Contratistas?

Por medio del análisis y control de la gestión de contratistas de forma automatizada, se puede lograr optimizar el flujo de trabajo, garantizar la mejora continua y el cumplimiento de los objetivos. Para ello, se debe utilizar un software de tipo Gestión de Procesos de Negocio (BPM) que automatiza, implementa y monitorea el proceso en cada una de sus etapas.

Se puede lograr implementar la automatización para la Gestión de Contratistas a través de las siguientes fases:

Fase 1. Diseño

En esta fase se debe realizar el mapeo o diagrama de Flujo de trabajo, considerando toda la estructura de la gestión desde el inicio hasta el cierre.

Fase 2. Implementación

Esta etapa comúnmente es desarrollada por un consultor experto en la implementación para la modelación de los procesos, mediante el uso de herramientas tecnologías de tipo BPM, donde dependiendo del diagrama de flujo se puede optimizar la gestión, ya que en la automatización está inmersa la innovación, de hecho, la experticia de la persona encargada ayuda a mejorar e inclusive superar los resultados requeridos y deseados.

Además dependiendo de la metodología de trabajo suele estar organizada en dos acciones que van a la par, la parametrización y seguidamente la capacitación a los responsables de administrar el software de gestión.

Fase 3. Ejecución

Aquí es donde se empieza a utilizar la herramienta automatizada de gestión, en algunas ocasiones se identifican oportunidades de mejora en la configuración, para garantizar que el software se ajuste a la necesidad.

Fase 4. Monitoreo

Finalmente, a través de este paso se puede lograr la verificación del desempeño tanto de la herramienta como de la gestión de contratistas, validando si los resultados se alinean a los objetivos, además de que gracias a la automatización se pueden obtener alertas en tiempo real para los casos de mayor criticidad, ejemplo un accidente de trabajo, una no conformidad, entre otras.

Principales beneficios de contar con un sistema automatizado para gestión de Contratistas

Aunque existe un número significativo de beneficios, nos enfocaremos en los que se relacionan al cumplimiento legal y la optimización de los recursos, por ello, a continuación, listaremos los más relevantes y claves para garantizar una mejor gestión de contratistas:

• Maximiza la productividad de todo el proceso por medio de una documentación digital y actualizada a tiempo real.
• Garantiza mayor cumplimiento.
• Disponibilidad de información en la nube, actualizada y accesible desde cualquier dispositivo.
• Permite una gestión integral entre todas las partes interesadas, de forma que las notificaciones son al instante y en automático.
• Centralizar la administración en la nube permitiendo realizar liquidaciones y transferencias para la gestión de los pagos de los contratistas.
• Poder registrar datos personales tales como el correo, teléfono, dirección, entre otros relevantes que permitan la identificación de las personas contratadas, de hecho, esta información debe fundamental para cualquier herramienta tecnológica de gestión.
• Poder registrar información detallada de los contratos desde la fecha inicial, fecha final, actividades, roles y responsabilidades, otorgándole a la organización poder realizar seguimiento oportuno y de forma remota.
• Gestión integral de todo lo relacionado con los pagos y las responsabilidades entre las partes, incluyendo la retefuente para el caso de Colombia.

En la gestión de contratistas se maneja una cantidad exorbitante de documentación que debe ser gestionada bajo rigurosos monitoreos de cumplimiento tanto legal como contra actual, donde la transformación digital y la automatización, representa un factor clave de éxito sostenido, por medio de la optimización de los tiempos, costos, actividades y la maximización de la productividad y rentabilidad, además de contar con la información de forma remota, actualizada, segura y disponible a tiempo real.

Software automatización de procesos para la Gestión de Contratistas

Software HSE es modular, parametrizable y se adapta a las necesidades de las organizaciones. Ofrece un conjunto de soluciones para la gestión de las diferentes necesidades que pueda tener en su sistema HSE.

El Software HSE agiliza los procesos a su forma de operar, por eso se consigue reducir los tiempos invertidos a esta gestión y es posible emplearlos para dar valor a sus trabajadores y contratistas.

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