Funciones de SSOMA respecto a contratistas

El responsable SSOMA (Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente) desempeña un papel fundamental en la gestión y supervisión de los contratistas, garantizando que sus actividades se desarrollen de forma segura y conforme a los requisitos legales y las políticas de la organización. Entre sus principales funciones destacan la identificación y evaluación de riesgos laborales, la verificación de documentación y requisitos de seguridad, la coordinación de actividades preventivas, la formación de los trabajadores y la realización de inspecciones y auditorías. También debe supervisar el uso adecuado de los equipos de protección, investigar incidentes y establecer medidas correctivas ante posibles incumplimientos. Una gestión eficaz de estas responsabilidades permite prevenir accidentes, reducir riesgos operativos, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar el desempeño en seguridad, salud y medio ambiente de las empresas contratistas.

Qué hace un SSOMA en la gestión de Seguridad, Salud y Medio Ambiente

El responsable SSOMA es el profesional encargado de planificar, coordinar, supervisar y mejorar las condiciones de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente dentro de una organización. Su principal objetivo es prevenir accidentes laborales, proteger la salud de los trabajadores, minimizar los impactos ambientales y garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable.

Para conseguirlo, el SSOMA identifica peligros, evalúa riesgos, establece medidas preventivas y verifica que las actividades se desarrollen conforme a los procedimientos de seguridad establecidos. También participa en la elaboración de planes de emergencia, la investigación de incidentes, la formación del personal y el seguimiento de indicadores de desempeño.

En la gestión de contratistas y subcontratistas, su función adquiere especial relevancia, ya que debe comprobar que las empresas externas cumplen los requisitos de seguridad, salud y medio ambiente exigidos por la organización. Esto implica revisar documentación, verificar las competencias de los trabajadores, coordinar actividades preventivas y realizar inspecciones periódicas para detectar posibles incumplimientos.

Además, el responsable SSOMA impulsa la mejora continua de la gestión preventiva y ambiental, promoviendo buenas prácticas, supervisando la aplicación de medidas correctivas y fomentando una cultura de seguridad compartida entre empleados y contratistas. Su trabajo contribuye a reducir la siniestralidad, evitar sanciones y garantizar operaciones más seguras, eficientes y sostenibles.

Vídeo: Buenas prácticas SSOMA

Funciones del SSOMA en el SGSST y el SGMA

Toda gestión de seguridad y salud en el trabajomedioambiente dentro de las organizacionescada uno de los actores dentro de los sistemas integrados de gestión deberá conocer su papel como responsable

Considerando este compendio de responsabilidades, existe una persona, en ocasiones un grupo de personas, las cuales son los encargados netamente de velar por la seguridad de los colaboradores y la integridad general de la compañía con respecto a la seguridad en la ejecución de las labores productivas y a su vez en la gestión ambiental. Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario conocer cuáles son las principales funciones del responsable SSOMA en la organización de manera general. Para esto, usualmente deberá existir un manual de responsabilidades o, en algunos casos, una matriz de responsabilidades. Esto permite conocer los respectivos alcances en términos de acciones que pueden hacer los actores de la gestión SSOMA.

Entre muchas otras, algunas de las principales funciones del encargado de la gestión SSOMA son:

Elaborar y ejecutar el programa de capacitación anual

Incluye los peligros/riesgos prioritarios. Tiene que ser extensivo a todos los niveles de la organización.

Elaborar y ejecutar los Programas de Vigilancia Epidemiológica

Elabora los programas de acuerdo con los riesgos de la empresa.

Reportar situaciones que afecten a trabajadores, contratistas y visitantes

Reporta todas estas situaciones a la alta dirección.

Actualizar políticas de Seguridad y Salud en el trabajo y medio ambiente

Elabora y actualiza las políticas que sean necesarias para el manejo de proveedores y contratistas y solicita la aprobación por parte de la gerencia.

Elaborar y actualizar la matriz de riesgos

Construye y actualiza cuando sea necesario la matriz de riesgos de la empresa.

Realizar inspecciones programadas y no programadas

Realiza las inspecciones a las instalaciones, maquinaria y equipo de tu organización.

Mantener actualizados los procedimientos de trabajo seguro

Mantén actualizados los procedimientos, así como aquellas actividades que generen riesgos prioritarios para la empresa, sean estas rutinarias o no rutinarias.

Dar seguimiento a incidentes, accidentes y enfermedades laborales

Ejecutar y orientar las capacitaciones al personal relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo, así como dar seguimiento a los planes de acción derivados de investigaciones llevadas a cabo en el trabajo.

Preparar el Plan de Trabajo Anual de Seguridad, Salud y medioambiente

Prepara el plan de la empresa. Incluye la asignación de recursos y el presupuesto necesario para su ejecución.

Responsabilidades de SSOMA con contratistas

La gestión de contratistas dentro del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y ambiente hace parte de este consolidado de responsabilidades y/o funciones. Por lo tanto, es necesario conocer los niveles de intervención en la gestión de relaciones con los proveedores y contratistas por parte del responsable SSOMA. Su papel principal es el de vigilar el normal cumplimiento de las normas de seguridad, salud y medio ambiente por parte de todos los colaboradores de la contratista o proveedor. Así mismo, definir un flujo de información y comunicación para conocer las expectativas de los contratistas y sus principales responsabilidades como aliado en la consecución de los objetivos del contratante. Además, definir claramente cuál es el responsable por parte del contratista, encargado de velar por el cumplimiento de los requerimientos definidos en términos de SSOMA por parte del contratante.

Vigilar el cumplimiento de normas de Seguridad, Salud y Medio Ambiente

La función principal del responsable SSOMA frente a los contratistas es verificar que todos sus trabajadores cumplen las normas de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de la empresa contratante mientras trabajan en sus instalaciones o en su nombre. El contratista ejecuta el trabajo, pero el contratante sigue siendo responsable de controlar los riesgos que se generan en su centro de trabajo.

Esta vigilancia no se limita a revisar documentos antes del inicio de los trabajos, sino que debe mantenerse durante toda la ejecución mediante:

• Inspecciones de campo programadas y no programadas a las áreas donde trabaja el contratista.
• Observaciones de conducta para detectar actos y condiciones inseguras.
• Control de permisos de trabajo en actividades de alto riesgo, como trabajos en altura, en caliente o en espacios confinados.
• Verificación del uso de equipos de protección personal y del estado de herramientas y equipos.
• Seguimiento ambiental de la gestión de residuos, derrames, emisiones y consumo de recursos.

Cuando se detecta un incumplimiento, el responsable SSOMA debe registrarlo, exigir una acción correctiva con plazo y responsable y verificar su cierre, con autoridad para detener la actividad si existe un riesgo grave e inminente. Normas como ISO 45001, en su apartado 8.1.4.2, e ISO 14001 exigen precisamente coordinar y controlar los riesgos y aspectos ambientales asociados a contratistas.

Definir flujos de información y comunicación con contratistas

Un flujo de información claro establece qué debe comunicarse, entre quién, por qué canal y con qué frecuencia, para que contratante y contratista compartan a tiempo los riesgos, las normas y los incidentes que afectan a la seguridad, la salud y el medio ambiente. Sin este flujo, los contratistas trabajan con información incompleta y el contratante descubre los problemas cuando ya han ocurrido.

El flujo de comunicación debe cubrir, como mínimo, estos momentos:

La comunicación debe ser bidireccional: además de transmitir requisitos, el responsable SSOMA debe recoger las expectativas, dudas y propuestas del contratista, ya que conoce de primera mano los riesgos de su actividad. Centralizar esta información en una plataforma común evita la dispersión en correos y llamadas y deja trazabilidad de cada comunicación.

Establecer responsables SSOMA por parte del contratista

Cada contratista debe designar formalmente a una persona responsable de la gestión SSOMA, que actúe como interlocutor único ante el contratante y garantice que su personal cumple los requisitos establecidos. Esta figura evita que las responsabilidades se diluyan y agiliza la toma de decisiones en campo.

El responsable SSOMA del contratista debe:

• Contar con la competencia y formación adecuadas al nivel de riesgo de los trabajos.
• Estar presente o disponible durante la ejecución de las actividades.
• Tener autoridad para detener trabajos inseguros y corregir desviaciones en su equipo.
• Gestionar la documentación de su personal: afiliaciones, aptitudes médicas, formación y EPP.
• Reportar incidentes, avances y resultados al responsable SSOMA del contratante.

Su designación debe quedar recogida por escrito en el contrato o en el plan de seguridad del servicio, junto con sus datos de contacto y un suplente para ausencias. En trabajos de mayor envergadura o riesgo, el contratante puede exigir que esta figura sea exclusiva y no compatible con otras funciones.

Controlar requisitos, expectativas y responsabilidades del contratista

Controlar los requisitos, expectativas y responsabilidades del contratista significa definir por escrito qué se le exige en materia SSOMA, qué espera cada parte de la relación y quién responde por cada obligación, y verificar su cumplimiento a lo largo de todo el ciclo del contrato. Este control comienza en la selección del contratista y termina con la evaluación de su desempeño.

El ciclo de control incluye estas etapas:

1. Precalificación: evaluar la experiencia, los indicadores de accidentalidad y el sistema de gestión SSOMA del contratista antes de contratarlo.
2. Contratación: incluir en el contrato los requisitos SSOMA, las responsabilidades de cada parte y las consecuencias de los incumplimientos.
3. Ingreso: verificar documentación, afiliaciones, aptitud médica, formación e inducción de cada trabajador.
4. Ejecución: hacer seguimiento con inspecciones, indicadores y reuniones periódicas.
5. Evaluación final: valorar el desempeño SSOMA y utilizar el resultado en futuras contrataciones.

Esta exigencia tiene respaldo normativo en varios países de la región: en Colombia, el Decreto 1072 de 2015 obliga a incluir criterios de seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de contratistas, y en Perú, la Ley 29783 obliga a garantizar la coordinación de la gestión en prevención de riesgos cuando trabajadores propios y de contratistas comparten instalaciones. Una matriz de responsabilidades compartida entre contratante y contratista es la herramienta más útil para dejar claro quién hace qué y evitar vacíos de responsabilidad.

Funciones de un responsable SSOMA en obra y proyectos con contratistas

En una obra o proyecto con contratistas, el responsable SSOMA planifica la seguridad, la salud y la gestión ambiental antes del inicio, controla en campo a diario que los trabajos se ejecuten de forma segura, coordina a las distintas empresas que comparten el mismo espacio y cierra el proyecto evaluando el desempeño de cada contratista. A diferencia de una instalación estable, la obra cambia cada día: aparecen nuevas tareas, nuevos frentes de trabajo y nuevas empresas, por lo que la gestión SSOMA debe adaptarse de forma continua.

Funciones según la fase del proyecto

En Perú, por ejemplo, la norma técnica G.050 de seguridad durante la construcción exige que cada obra cuente con un plan de seguridad y salud en el trabajo propio, lo que refuerza la necesidad de que la gestión SSOMA se diseñe para cada proyecto y no se copie de uno anterior.

Funciones diarias del responsable SSOMA en campo

La presencia en obra es la clave del puesto. Entre las tareas que el responsable SSOMA realiza o supervisa cada jornada destacan:

• Charlas de inicio de jornada con todo el personal, incluidos los contratistas, sobre los riesgos del día.
• Revisión de los análisis de trabajo seguro que cada cuadrilla elabora antes de comenzar una tarea.
• Autorización y control de permisos de trabajo para actividades de alto riesgo, como trabajos en altura, excavaciones, izajes, trabajos en caliente o espacios confinados.
• Inspecciones de frentes de trabajo, andamios, señalización, orden y limpieza, maquinaria y equipos de protección personal.
• Control ambiental de la obra: segregación de residuos, control de polvo y ruido, prevención de derrames y protección de cauces o vegetación cercana.
• Registro y reporte de incidentes, actos y condiciones inseguras, con su correspondiente acción correctiva.

Lo que no se verifica en campo no está controlado, aunque figure en el plan SSOMA. Por eso el responsable debe dedicar la mayor parte de su tiempo a los frentes de trabajo y no solo a la oficina.

Coordinar a varios contratistas en un mismo proyecto

En la mayoría de obras conviven varios contratistas y subcontratistas que trabajan al mismo tiempo y en espacios cercanos, lo que genera riesgos de interferencia: una empresa realiza izajes sobre la zona en la que otra está trabajando, o una excavación afecta al acceso de otro equipo. El responsable SSOMA debe:

• Planificar la secuencia de trabajos junto con producción para evitar actividades incompatibles en la misma zona.
• Celebrar reuniones periódicas de coordinación con los responsables SSOMA de todos los contratistas.
• Unificar normas, señalización y protocolos de emergencia para que todas las empresas actúen igual.
• Exigir el mismo estándar a subcontratistas, sin aceptar que el nivel de exigencia baje en la cadena de subcontratación.

Indicadores para medir la gestión SSOMA en obra

Para demostrar resultados y detectar problemas a tiempo, el responsable SSOMA debe seguir indicadores por contratista y para el conjunto del proyecto:

Comparar estos indicadores entre contratistas permite identificar a los que necesitan más acompañamiento y premiar a los que mejor gestionan sus riesgos, y su registro en una plataforma centralizada facilita tener la información de todos los frentes actualizada y disponible para la dirección del proyecto.

Software para la gestión de contratistas HSE / SSOMA

Una gestión eficiente de los contratistas en HSE / SSOMA pasa por la digitalización de la gestión de proveedores otras organizaciones. Para ello es imprescindible contar con un software de gestión que facilite tanto la implementación como la gestión.

Además un software de gestión como HSETools agiliza los trámites y hace partícipes a los contratistas mejorando la eficiencia de la gestión.