¿Qué debe contener una guía de requerimientos SSOMA para contratistas y proveedores?

Guía de requerimientos SSOMA para contratistas y proveedores

Las guías de requerimientos de seguridad y salud en el trabajo o seguridad y salud ocupacional y medio ambiente, son considerados instrumentos de obligatorio cumplimiento hacia los contratistas y proveedores. Su fin es el de obtener de ellos diversos estándares de control de sus procesos en términos de SSOMA. De tal manera, que los riesgos de obtener algún tipo de vinculación con la organización contratante, sean cada vez menores. Dichas guías no pretenden solamente ser objetos de revisión de cumplimiento, si no, como herramienta de control de estándares de calidad. Es decir, una herramienta que establezca una relación de trabajo con personas, grupos, empresas que garanticen que tienen sus procesos bajo control y que son relevantes en el gremio en términos de goodwill.

Vinculación de un contratista y/o proveedor

La vinculación de una empresa como contratista a otra, usualmente suelen iniciar con un proceso de postulación de acuerdo a una necesidad puntual del contratante. Lo anterior se menciona, debido a que la selección e un contratista no se lleva a cabo simplemente por el cumplimiento legal, esto por el contrario es todo un proceso que inicia desde el acondicionamiento del perfil del postulado. En la mayoría de los casos, y que es la recomendación a nivel general, se hace relevante contar como mínimo al momento de presentarse como postulado al concurso de selección, los siguientes documentos:

• Material estadístico referente a los accidentes e incidentes de al menos 2 años anteriores a la fecha de postulación. Así mismo, no contar con históricos de accidentes mortales o fatales que involucren la responsabilidad directa de la organización
• La matriz de identificación de peligros, evaluación, valoración de riesgos y determinación de controles en relación con la seguridad y salud de los colaboradores y además el modelo de gestión o matriz referente a la gestión de los diferentes impactos y aspectos ambientales en los que la empresa se ve envuelta
• Estandarización de procedimientos o metodologías de trabajo, donde se consideren cuáles pueden ser las posibles desviaciones o efectos adversos que se puedan generar. Así mismo los controles necesarios para mitigar su materialización
• En la gestión de emergencias, será necesario contar con un procedimiento o plan bien definido que responda a cualquier tipo de emergencia que se pueda presentar en términos de SSMOA
• Relación de los colaboradores (personal) encargado de realizar la labor, con sus respectivas certificaciones de seguridad integral y de competencia
• Experiencia relacionada en la ejecución de labores iguales o similares a la que se busca postular
• Planes de vigilancia de la salud o plan de vigilancia epidemiológica. Estos permiten comprender el actuar en los momentos claves de aparición de enfermedades usualmente graves

Los requerimientos legales a los contratistas y proveedores, se pueden definir o clasificar de acuerdo a los momentos claves de la vinculación del contratista. Es decir, postulación, selección y antes de la ejecución de la labor, durante la ejecución de la labor y al cierre de la ejecución de la labor o servicio.

Requerimientos antes de iniciar la labor o servicio

A continuación, se listan algunos de los requerimientos de obligatorio cumplimiento que el contratista debe considerar al ingresar a las instalaciones de la empresa contratante:

• Inducción de acceso: La empresa contratista deberá solicitar al contratante, las rutas y/o procedimientos de acceso seguro a las instalaciones, con el fin de conocer con detalle los peligros y posibles eventos que se puedan presentar durante el acceso a las instalaciones
• Certificaciones de competencias: El contratista deberá mantener certificados a sus colaboradores como personal que conoce la labor a la cual se exponen y que tienen la capacidad técnica y teórica de la labor
• Revisión documental de respuesta a requerimientos: Previo al ingreso a la ejecución de la labor, se deberá llevar a cabo una reunión en la cual se pueda ejecutar una lista de chequeo con cada uno de los requerimientos de postulación y de primer acceso
• Formato de inicio: En compañía del contratante, deberá celebrarse un formato que oficialice el acceso a las instalaciones con el fin de establecer la fecha de inicio del servicio contratado

Requerimientos durante la ejecución de la labor o prestación del servicio

Durante la ejecución de la labor o servicio, el contratista deberá cumplir con los siguientes requerimientos:

• Permisos de trabajo actualizados según sea la actividad a realizar
• Matriz IPERC
• ATS o Análisis de trabajo seguro
• Procedimientos estandarizados de la labor a ejecutar, donde incluya los controles definidos para la prevención de eventos de impacto negativo
• Listas de verificación de estado y de uso de los elementos de protección personal (individual) y/o colectivo
• Planes de atención y respuesta a emergencias
• Planes de gestión ambiental
• Programa de vigilancia de la salud

Requerimientos al finalizar el servicio

• En general, el contratista deberá al finalizar las labores para las cuales fue contratado. Asimismo, deberá entregar el sitio o lugar de trabajo en excelentes condiciones de orden y aseo.
• Formato de aprobación de evaluación ambiental debidamente diligenciado por un representante capacitado por parte del contratante. En términos de medio ambiente, usualmente uso responsable de los recursos y disposición final de los mismos.

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