¿Qué aportan los permisos de trabajo digitales a la gestión de contratistas?

Permisos de trabajo digitales

Los permisos de trabajo que aprueban la ejecución de ciertas tareas por parte de una persona son fundamentales para una correcta gestión HSE pero cuando se trata de gestionar los de los contratistas esta labor se dificulta en gran medida. Gracias a la digitalización de los permisos de trabajo y las automatizaciones de procesos se puede simplificar toda su gestión.

Gestión de contratistas

La gestión de contratistas es uno de los procesos fundamentales de toda organización que tercerice algunas de sus actividades, la adecuada atención a los requerimientos y la gestión de los contratistas, garantiza que dichos procesos se ejecuten bajo los lineamientos estratégicos de la organización y que el armónico desarrollo de las labores para el cumplimiento de los objetivos se dé de acuerdo a lo planificado. Dentro de las principales relaciones que tiene el contratante con el contratista, es el aval o autorización de la ejecución de las tareas y/o actividades contratadas. Los permisos de trabajo representan una responsabilidad bastante alta en términos de seguridad, pues el permiso contiene aquellos requerimientos que el contratista deberá cumplir con el fin de desarrollar la labor de una excelente manera.

Permisos en la gestión de contratistas

Los permisos de trabajo son aquellos documentos que aprueban la ejecución de una labor, usualmente específica, es decir, para aquellas labores que no son rutinarias dentro de la Organización. Un permiso de trabajo es también conocido como autorizaciones de ejecución de acciones bajo lineamientos específicos generalmente de seguridad que considere practicas seguras y saludables y controles que garanticen la integridad de los involucrados. El avalar una acción o tarea, es decir, brindar un permiso a un tercero, supone subrogar el ejercicio de obrar en nombre de la organización contratante, un proceso bastante complejo en lo que a responsabilidad y corresponsabilidad confiere, es por ello, que se hace necesario considerar que el proceso a ejecutar bajo el permiso, considere todas aquellas variables que pueden afectar el curso normal de las actividades, de allí, que quien genera el permiso o brinda su autorización para la ejecución de las tareas, deberá estar al tanto de lo que se quiere hacer, de que la actividad se encuentre muy bien planificada, pues al brindar los permisos, dicha persona se convierte como el directo responsable de los eventos que puedan generarse de la actividad.

Los permisos de trabajo digitales

El constante cambio y desarrollo mundial, ha llevado a las organizaciones cada vez más a que hagan parte de la era digital, tratando de vincular o relacionar el uso de las tecnologías para la automatización de sus procesos, dejando innumerables beneficios en la optimización de los recursos empleados en la consecución de los objetivos. Por otra parte, uno de los principales retos de la organización en términos de automatización de sus procesos, es el de garantizar una adecuada comunicación y entrega de información en todos los niveles organizacionales e incluso con los diferentes stakeholders que la componen. Dentro de los procesos de las organizaciones se encuentra el ejercicio de tercerizar los servicios, ya sea porque no se tiene el talento humano directamente vinculado o incluso porque se desconoce el desarrollo de algunas labores necesarias en la organización y por ellos se ve la necesidad de considerar un externo que pueda satisfacer dicha necesidad. De cualquier manera, este proceso trae consigo una serie de riesgos importantes los cuales deben ser considerados durante todo el proceso de gestión de un contratista o vinculación de un externo. Uno de los principales retos en la gestión de contratistas es el de seleccionar al mejor de los postulados de acuerdo a una serie de criterios que la organización define. En la gestión HSE de las organizaciones, la tercerización es una práctica muy común con el fin de subsanar aquellos requerimientos propios de la actividad o labor de la empresa, sin embargo, resulta todo un reto no solamente la vinculación del contratista a la organización si no la responsabilidad que implica el compromiso y el papel del contratista en términos de seguridad,. Muchas de las labores que ejecuta el contratista y que trae consigo diversos entornos de exposición a factores de riesgos relevantes, deberán ser supervisadas por el contratante de tal manera que se cumpla no solamente con los requisitos legales aplicables si no con las políticas propias de la organización contratante, de esta manera, se hace imprescindible que el ejercicio de brindar autorizaciones para el desarrollo de las tareas, sea un aspecto muy importante para ambas partes en términos de exigencia. Las autorizaciones o permisos de trabajo, suelen realizarse de manera física, pues en la mayoría de los casos la gestión de la actividad se lleva a cabo en el sitio donde debería estar la persona encargada de dar el aval, sin embargo, y debido a los constantes cambios mundiales los cuales nos exigen estar a la vanguardia con respecto al uso de la tecnología como uno de los aliados claves de las organizaciones, se ha considerado que las autorizaciones a aquellos contratistas y/o externos, pueda hacerse de manera virtual o digital, de tal manera que permita no solamente un agilísimo en las acciones o protocolos de autorización, si no la optimización de recursos necesarios, incluso a tal nivel de evitar reprocesos por intermediarios, trayendo consigo beneficios en términos de tiempo de aprobación de las labores ya sí mismo la ejecución de las tareas.  

Software HSE permisos de trabajo

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.