6 claves para ahorrar tiempo en la gestión SSOMA

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Gestión eficiente SSOMA

En la actualidad el tiempo que se invierte en la planificación, ejecución y seguimiento de los sistemas de gestión, de las actividades organizacionales y en general en cualquier actividad en el ámbito personal es un factor clave para que estas se puedan desarrollar de la manera prevista. Por esto y muchos otros factores se hace necesario en la medida de lo posible el ahorro de tiempo, sin embargo, esto no sugiere que las actividades que se desarrollan se realicen faltando a los acuerdos, calidad o criterios establecidos para las mimas, lo que se requiere es una gestión adecuada del tiempo.

Claves para la gestión SSOMA

A continuación, algunas claves para lograrlo:

Planificación: Planear lo que se va hacer asignando responsables, fechas de cumplimiento, recursos necesarios, teniendo claro el ¿cómo se va a lograr? permite tener un punto de partida y un horizonte hacia el que se proyecta la gestión SSOMA, la planificación es la base sobre la cual se fundamenta el ahorro del tiempo, si dedicamos un tiempo inicial a planear, será más factible que en el futuro no se desperdicie tiempo en actividades innecesarias.
Informar con anticipación a todos los involucrados acerca de las actividades a desarrollar en el marco del sistema SSOMA: de la planificación Macro, se deriva la que debe realizar cada responsable, Involucrado en el sistema por tanto entre más pronto esté enterado, mayor campo de acción tendrá para gestionar todo lo necesario para que se lleve a cabo la actividad y se eliminen los impedimentos.
Mantener la programación según lo planeado: de nada vale realizar una planeación si no la llevamos a cabo o no la ejecutamos según lo previsto, es claro que la perfección no existe y que se presentaran desviaciones, la clave está en que estas sean mínimas y posamos apegarnos al plan, en este sentido es necesario llevar un cronograma de actividades del día a día que sumadas darán el cumplimiento a la planificación total del sistema SSOMA.
Adoptar las ventajas que da la tecnología: hoy día existen diversas soluciones tecnológicas que dan respuesta desde temas básicos a temas más complejos, por ejemplo, para ahorrar tiempo y recursos en desplazamiento, zoom, gotomeeting, Skype, software para la automatización del sistema de gestión desde todas sus aristas (documentación, auditorias, mejora continua, informes, gestión de riesgos, etc.), plataformas que apoyan el proceso de capacitación en el sistema de gestión.
Priorización: este es un aspecto sobre el cual cada organización decide los criterios que va a tener en cuenta para realizar la misma, sin embargo, se recomienda dar prioridad a lo que se considera importante y a lo que requiere una mayor concentración y que tiene un mayor nivel de dificultad, encaminar los esfuerzos y energía a resolver esos temas para posteriormente desarrollar los de menor prioridad.
Reportes consolidados acerca del desempeño del sistema SSOMA: es importante contar con la información precisa y en el momento indicado, por ello la definición de los informes que se deben generar respecto del sistema, la información, estructura que deben contener los mismos y el medio de consulta contribuyen al ahorro del tiempo, en este sentido cuanto mas automatizada este la gestión del sistema, será mas fácil obtener esos datos consolidados.

Es necesario en todos los casos que las personas que gestionan el sistema reconozcan la importancia y la ventaja que representa tanto a nivel organizacional como a nivel personal la implementación del mismo , ya que en la medida en que esto suceda se sentirán mas a gusto y empoderadas. Proyectaran hacia los demás el compromiso y por tanto serán mas participativas y proactivas en el desarrollo del sistema, lo cual se verá reflejado en el ahorro de tiempo , entre otros, hace falta para ello dejar de ver el sistema SSOMA desde una visión netamente pragmática, incluir en su estructura aspectos que favorezcan el desarrollo de las personas en términos profesionales, personales, y también visibilizar el impacto a nivel de la comunidad que tiene la gestión del sistema SSOMA.

Software HSE

Para que los procesos sean más eficaces las organizaciones y las empresas optan por la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo mediante herramientas como el Software HSE. Este software se encarga de dar respuesta a todos los requisitos normativos para su cumplimiento. Con el objetivo de llevar a cabo de forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las distintas empresas y organizaciones, independientemente de su sector y tamaño, hacen uso de esta herramienta que facilita su gestión.