Capacitaciones virtuales HSE. Cómo planificar y gestionar.

Capacitaciones HSE

Las capacitaciones en formato virtual han estado disponibles desde hace algunos años, en principio las organizaciones optaban por este formato por factores relacionados con los costos y tiempos que implicaba el desplazamiento de una o más personas para acceder al conocimiento y demás temas asociados a la logística, sin embargo, a partir de la pandemia constituyen una herramienta fundamental para la gestión de los temas que requiere la organización y en especial de las capacitaciones. Aunque su formato sea virtual tienen también implícita una planificación y gestión de las capacitaciones que es necesaria para que se puedan llevar a cabo con éxito. Para la etapa de planificación se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos:

Elaborar una planeación que puede ser anual, semestral, mensual: en esta debe especificarse la fecha planeada para la capacitación, el responsable de ejecutarla, las personas que deben participar, los recursos que deben estar disponibles para la realización de las mismas, si el responsable de realizar la capacitación es un externo, coordinar los temas logísticos y presupuestarios con el mismo.
Dar a conocer y comunicar esa planeación en principio a los lideres de procesos y/o cargos que garantizan la asistencia de los participantes y tomar la retroalimentación acerca de las fechas y horarios en cuanto a si existe algún impedimento para el desarrollo de las mismas.
Validar que los participantes convocados cuentan con la conexión a internet que les permita participar en la capacitación, puede ser a través de una encuesta previa a las capacitaciones.
Tener en cuenta que los formatos de las presentaciones deben ser visualmente amigables y lo suficientemente claros para que las personas que se conectan desde móviles por ejemplo tengan también una buena visualización.
Establecer la herramienta o herramientas mediante las cuales se van a desarrollar las capacitaciones, esto estará en función de la cantidad de personas que deben participar, en este sentido se puede establecer si se realiza a través de las opciones gratuitas que brindan herramientas, o si será necesario adquirir licencia sobre las mismas debido a ala cantidad de participantes, algunas de ellas son: zoom, gotomeeting, gotowebinar, Microsoft teams, Skype, entre otras.
Una vez todos estén enterados realizar el agendamiento a todos los interesados a través de la herramienta de correo electrónico y/o agenda con la que cuenten en la organización, en el cuerpo de esta dejar el link de conexión a la sesión, normalmente las plataformas solicitan usuario y clave de acceso, la clave la asigna el mismo sistema y se puede modificar dejándola o más simple posible para que se facilite el acceso a los participantes.
En el agendamiento, aclarar a los participantes de ser necesario, el paso a paso para acceder a la sesión, puede ser a través de un documento dónde se explique, a través de un video corto y explicativo.

Para la etapa de ejecución se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos:

Disponer de un canal de comunicación de respuesta ágil como un número de WhatsApp, un correo electrónico, al que se puedan comunicar los participantes en caso de tener alguna dificultad.
Antes de iniciar la sesión, por parte de los organizadores realizar pruebas de sonido, visualización de la información, además de tener alternativas de conexión en caso de falla del wifi poderse conectar por cable, tener redes alternas de internet.
En la medida en que se desarrolla la sesión incentivar la interacción y participación de los asistentes, las plataformas de conexión en ocasiones tienen sus propias herramientas para ir midiendo la participación y existen otras herramientas externas como Kahoot, Quizizz que también sirven para tal fin.
Grabar la sesión: esta grabación constituye un material de apoyo, de consulta para los participantes que presenten alguna dificultad en su conexión y para todos aquellos que quieran visualizar después la información.
Generar certificados a los asistentes, este es un aspecto motivante ya que constituye una etapa para el desarrollo de una habilidad, se beneficia la organización porque desarrolla habilidades necesarias para la misma y se beneficia el participante porque fortalece los conocimientos y puede llevarlo a su currículum.

En la medida en que la necesidad de la virtualidad ha ido aumentando se van dando nuevos desarrollos que permiten llevar a cabo estas actividades de un forma ágil y amigable, estamos en la puerta de entrada al metaverso.

Software para la digitalización en la gestión documental del Sistema de Gestión HSE

La digitalización de la gestión documental del Sistema de Gestión HSE es posible a través del uso de una solución tecnológica. El Software HSE de ISOTools Excellence, es modular, parametrizable y se adaptada a las necesidades de las organizaciones. Con su módulo de gestor de documentos y registros, las organizaciones pueden tener la documentación bajo control y sin errores, desde la solicitud de la generación de un documento, hasta su archivo definitivo. Con el Software HSE (Health, Safety and Environment) permite:

Organizar la documentación en niveles y asignar permisos de acceso.
Determinar los circuitos personalizados de revisión y aprobación documental.
Despreocuparse del uso de documentos duplicados u obsoletos.
Registrar la información de un modo unificado a través de plantillas.
Continuar empleando herramientas de ofimática online (Excel, Word, PPT, etc).
Compartir la documentación mediante listas de distribución internas, URL pública o mediante un código QR.

Este software tiene una versión demo gratuita que puede solicitar para descubrir todo el potencial del Software HSE. Es el gestor documental que necesita:

Gestiona documentos y las versiones de los mismos.
Acceso 24/7 a los documentos, también desde la App.
Trazabilidad completa para cada documento, desde su borrador hasta la obsolescencia.
Envío de avisos para la revisión y aprobación de documentos desde el software.
Trabaja siempre sobre el mismo documento y evitando duplicidades.

Con el Gestor documental y registro:

Automatiza el proceso de almacenamiento, divulgación y distribución de los documentos de la organización.
Potencia la eficiencia y eficacia en la gestión al vincular los documentos con los procesos.
Estandariza y actualiza los documentos utilizados teniendo en cuenta los criterios establecidos por la organización.

Puede solicitar una demo del Software HSE haciendo clic aquí.