¿Cómo debe ser una charla de 5 minutos?

Charla de 5 minutos

La buena comunicación en los equipos de trabajo es un pilar fundamental para su consolidación, las charlas y reuniones generan cercanía y mayor compromiso, aportando así al buen ambiente laboral y al logro de cualquier objetivo. El logro de objetivos tiene relación directa con las circunstancias que conducen a ellos, la charla de 5 minutos es una excelente herramienta de comunicación, aunque es corta pero constante, al ser una reunión tan breve requiere gestionar de forma eficiente el tiempo, este tipo de charlas existe con el fin de llevar a cabo alguno de estos tres propósitos:

Validar que estén funcionando los controles que se están aplicando.
Revisar que las actividades van al ritmo esperado.
Comunica un nuevo tema en particular.

La intención de esta charla es hacer un seguimiento concreto y constante, pues es preciso que sea de 5 minutos porque se usa para seguimientos diarios o varios días a la semana, por eso se deben manejar máximo dos de los anteriores ítems, de lo contrario este feedback perderá su propósito y pasaría a ser una reunión más extensa y perder su propósito en la medida del tiempo. Si usted requiere profundizar en algún tema ya sea para cuestionar o dar nuevas instrucciones respecto a un tema específico, lo ideal es que profundice con el colaborador encargado después de la charla. Este tipo de reuniones se puede emplear tanto para equipos de trabajo en campo como en oficina, los puntos clave o recomendaciones que queremos compartirles según aplique son las siguientes:

Asegúrese que el equipo de trabajo tenga clara la periodicidad, horarios e intención de estas charlas.
Asegúrese que los colaboradores tengan claro su rol en este tipo de reuniones y que comuniquen todo lo que sea necesario que exista participación y retroalimentación.
Antes de cada reunión valide cuales son los puntos que va a tratar y expóngalos de forma clara y concreta en la reunión de lo contrario va consumir tiempo en cosas que debió analizar antes de la reunión.
Asegúrese de que el espacio físico de la reunión no distraiga fácilmente a los interlocutores y haya buena visibilidad.
Una buena estrategia para maximizar el uso del tiempo es el material de apoyo visual que pude hacer comprender y concluir un tema más rápido.
Procure destacar lo positivo y buen desempeño del equipo.
Emplee ejemplos para que lo comunicado se comprenda más rápido.
Las criticas deben ser constructivas y de forma genérica evite dar nombres específicos.
El tema a charlar tiene que ser relacionando a la realidad del trabajo a lo que este sucediendo.
Hable de cosas relevantes no sea monótono, el tema no puede ser tan repetitivo o muy genérico siempre, todos los días son diferentes, hay una novedad constantemente en la operación por más simple que parezca.
Analice cuales son las preguntas que puede tener su equipo de trabajo para ese momento.
Usted debe estar convencido del mensaje que está entregando, desarrolle la capacidad de transmitir emociones para que su mensaje se sienta genuino y genere una reflexión si es su objetivo
Valide al final al azar con alguno de los colaboradores que lo tratado haya quedado claro preguntándole en vos alta y frente a sus compañeros para que se reafirme el mensaje y quede en la mente la idea que usted desea que recuerden.
Busque la manera de tener evidencias que, de estas reuniones, ya sea una evaluación periódica, un registro fotográfico o un reporte diario de su parte, también se puede usar la recolección de firmas, pero puede suceder que en la medida del tiempo se convierta en lago tedioso por eso sugerimos estas otras formas.
Utilice las herramientas tecnológicas que le sean posibles para que agilice la comunicación y tenga información a la mano en sus reuniones o inclusive poder generar evidencias de reunión de forma más práctica.

En el trabajo de campo estas charlas se usan principalmente para el tema de seguridad más sin embargo es una estrategia que usted puede aplicar para el tema que desee, aquí quisimos compartir tips del cómo hacer reuniones rápidas que sean efectivas sin abordar directamente un solo tema para bridarle la posibilidad de aplicar estas sugerencias en distintos campos de acción.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma. Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.