Auditorías remotas en HSE. Cómo implementarlas

Auditorías remotas

Es indudable que la nueva realidad en la que vivimos, ha modificado los paradigmas en los que creíamos que la forma en que se venían realizando actividades cotidianas, era la forma natural de hacerlas. Sin embargo, el Covid-19 demostró, además, que para muchas de ellas la sociedad no estaba preparada ni siquiera para realizarlas de otra manera, por lo que como si se tratase de una carrera contra reloj, fue necesario aprender rápidamente a adaptarse al cambio. Ahora bien, a medida que se fueron adaptando las actividades a esta nueva realidad, también se demostró que, si bien es cierto estaba bien la forma en que se realizaban, ahora son en algunas oportunidades, más eficaces que antes.     Los Sistemas de Gestión HSE no fueron ajenos a este cambio. Actividades como inspecciones, identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles y la planificación y desarrollo de auditorías, fueron necesarias modificarlas para que se dejarán de realizar de forma presencial en las organizaciones. No buscar alternativas para realizar las actividades de los sistemas de gestión puede llevar inclusive a que se pierda todo lo que se ha logrado con la implementación de dichos sistemas y poner en tela de juicio su necesidad o no, lo que sería un gran error por parte de las organizaciones. Una de las actividades del sistema de gestión que sufrió un mayor reto para su adaptación a esta realidad, fue la planificación de Auditorias; y esto porque no era concebible poder ser objetivo al revisar o auditar los elementos del sistema si presencialmente no se verificaban. Las entrevistas al personal, aplicación de listas de verificación y validación de los documentos y registros hasta la fecha, solo se habían contemplado como actividades netamente presenciales. Esto ya era un reto para las auditorías internas, pero ni que hablar de las auditorías externas o de certificación en donde era aún más complejo, definir técnicas que permitieran realizar auditorías remotas. Para estar a la vanguardia del contexto actual, es necesario conocer cuales con los elementos que se deben tener en cuenta para implementar un proceso eficaz de auditorías remotas, por lo que a continuación vamos a exponer los elementos clave a tener en cuenta.

Respetar las etapas del proceso de auditoria

En toda auditoria es necesario contar con las etapas que conforman el proceso, con el fin de mantener y tener claro los propósitos y objetivos de realizar una auditoria en la organización. En las auditorias remotas, al igual que en las auditorias presenciales se deben mantener estas etapas, ya que el cambio que se realizará será la forma de realizar la auditoria. La auditoría remota no es más que una auditoria estándar, utilizando herramientas tecnológicas que permitan verificar las evidencias objetivas. Teniendo en cuenta esta premisa de auditoria remota, es necesario aclarar en cada etapa, lo que implica realizar la auditoria remotamente y los medios tecnológicos por los cuales se realizará la auditoria.

Definir los canales de comunicación válidos y seguros

Una vez definido que el proceso de auditoría será remoto, es importante definir (y esto iría en la etapa de planeación) cuales van ser los canales de comunicación autorizados para el envío de evidencias, o revisión de documentación. Es importante también establecer si toda la verificación del cumplimiento de requisitos va a ser a través de ese medio, y establecer aquellos que necesariamente deberán ser validados a través de otros mecanismos. Para el uso de estos canales de comunicación, se deben verificar que garanticen la seguridad de la información, lo que también puede ser objeto de verificación por parte del auditor. Plataformas de videoconferencias, acceso a portales del auditado, plataformas tecnológicas, son herramientas cada vez más comunes para el desarrollo de los sistemas de gestión, no solo para la ejecución de auditorías remotas.

Definir protocolos y planes de contingencia

Es importante también, definir cuáles van a ser las reglas a seguir durante el desarrollo de una auditoria remota, no solo los canales autorizados de comunicación. Por ejemplo, si es permitido grabar la sesión de auditoria, las personas involucradas por sesión, si es permito realizar capturas de pantalla, etc. Así mismo es necesario establecer canales de comunicación alternos en caso de que el autorizado presente algún fallo. La tecnología es susceptible de esto por lo que, en la planeación del proceso, es de gran valor definir más de una alternativa de comunicación en caso de ser posible. Finalmente, todo pasa por la capacidad de adaptación al cambio tanto de los auditados como los auditores, por lo que generar estrategias de adaptación a esta realidad, y no solo para el caso de auditorías, será fundamental para el éxito del proceso.

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