Software de Gestión de Contratistas

La gestión de la seguridad de los contratistas tradicional suele desarrollarse con base en documentos en papel que nunca son digitalizados y provienen de fuentes que no siempre mantienen comunicación entre sí: el propio contratista, el área de Recursos Humanos de la organización, alguna institución que certifica un proceso de capacitación, etc. Estas son las consecuencias de no disponer de un software para la gestión de contratistas:

• Dificultades en la gestión documental
• Ausencia de control

Las razones por las que una organización necesita contratar una plataforma de gestión de contratistas varían de una a otra. La lista de requisitos para considerar incluye esos aspectos. Algunos serán más relevantes que otros, de acuerdo con el contexto y las características de cada organización.

Para las organizaciones que buscan una Plataforma de Gestión de Contratistas, esta es una buena lista de verificación que ayuda a no pasar por alto algo importante:

1. Adaptabilidad con el negocio

2. Capacidad de escalar con la organización

3. Cumplimiento y evaluación de riesgos

4. Informes, registros y datos

5. Integración con otras herramientas ofimáticas

6. Facilidad de uso

7. Capacitación, soporte y apoyo

8. Informes personalizados

9. Cobertura total de la fuerza laboral

10. Documentación e información de contratistas y proveedores

La tecnología aporta la oportunidad de monitorear en tiempo real el desarrollo de las actividades, verificar el cumplimiento normativo y de las obligaciones contractuales del contratista y programar los pagos de las obligaciones económicas.

Por supuesto, la digitalización entrega las condiciones propicias para establecer una relación cordial, colaborativa y de larga duración con trabajadores que ahora resultan estratégicos para un buen número de organizaciones. Estas condiciones son el resultado de unas funcionalidades mínimas que se espera obtener en un software para gestión de contratistas.

La automatización de la gestión requiere implementar una solución que responda a las expectativas de la empresa, de los contratistas y de otras partes interesadas, como organismos reguladores o los empleados de la organización. Por eso, es importante verificar que el sistema digital de gestión de contratistas cuente con unas características básicas:

1. Monitoreo y automatización del cumplimiento

2. Informes en tiempo real

3. Información en paneles de control

4. Canales de comunicación interactivos e inmediatos

5. Alertas y notificaciones

6. Accesibilidad

Beneficios que este tipo de solución de gestión de contratistas ofrece:

• Mejora la supervisión y el monitoreo del cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, con los resultados positivos que implica para la organización, sus finanzas y su reputación.
• Aumenta la efectividad de las evaluaciones de riesgos porque los especialistas pueden asumir un enfoque proactivo, con base en la información inmediata y de calidad que reciben.
• Incrementa la productividad y el rendimiento porque los contratistas entienden que la organización se preocupa por su seguridad y porque saben que tiene medios de vigilancia y control.
• Entrega indicadores, datos y cifras que permiten prever eventos futuros, establecer tendencias y obtener estadísticas para análisis complejos que ayudan a mejorar condiciones de trabajo y eficiencia de los procesos.
• Garantiza el cumplimiento regulatorio, al comprobar en todo momento los requisitos documentales de las dos partes y alertar sobre la inminencia del vencimiento de la validez de un documento o una licencia.
• Facilita la elección de contratistas para un proyecto porque el software conserva una base de datos completos de los trabajadores que ofrecen el perfil adecuado o de otros que no han trabajado para la organización, pero cumplen con los requisitos para el trabajo.
• Escalabilidad, configuración y personalización, gracias a la estructura modular de la plataforma, que le permite a la organización armar soluciones a su medida y ampliar funcionalidades de acuerdo con su crecimiento.

Utilizar una herramienta de gestión de contratistas agiliza tareas, ahorra tiempo y disminuye costes. A continuación se desglosan algunos argumentos para utilizar este tipo de soluciones:

1. Verifica el cumplimiento normativo

2. Monitoreo constante y en diferentes lugares

3. Asegura el cumplimiento

4. Evita errores

El software para gestión de contratistas es una solución informática útil y valiosa. Pero no todos son iguales. Las características mínimas que se espera encontrar en una plataforma diseñada para gestionar los procesos de contratación con terceros son las que se indican a continuación:

1. Base de datos centralizada

2. Análisis y evaluación

3. Canales de comunicación

4. Gestión de documentos

5. Indicadores y herramientas de monitoreo

6. Evaluación para selección

El dinamismo y la transparencia de las soluciones de gestión de contratistas es un factor determinante para que las empresas desarrolladoras de productos tecnológicos se enfoquen en la generación de nuevas propuestas. El software para gestionar contratistas está en auge y las ofertas en el mercado son variadas. Es necesario, no obstante, verificar la presencia de estas características esenciales:

1. Seguimiento en tiempo real

2. Listas de verificación personalizables

3. Alertas y notificaciones automáticas

4. Entregar información valiosa para auditorías y evaluaciones

5. Facilidad de uso