Software de gestión ambiental, seguridad y salud: qué características hacen que sea fácil de usar

Muchas organizaciones encuentran resistencia de los empleados a la implementación de un software de gestión ambiental, seguridad y salud. La razón que con mayor frecuencia se escucha en estos casos es la dificultad y complejidad que implica la solución adoptada. Es claro que un software de gestión ambiental, seguridad y salud tiene que ser una solución avanzada que implica un alto nivel de desarrollo tecnológico. Pero, ¿necesariamente un sistema difícil de utilizar? No. Uno de los objetivos de elegir una solución de software es precisamente facilitar el acceso inmediato de información, datos y registros, por parte de todos los empleados, incluso de los que no tienen conocimientos técnicos específicos en el área de TI. Entonces, ¿cuáles son esas características que acompañan un software de gestión ambiental, seguridad y salud fácil de usar?

Software de gestión ambiental, seguridad y salud – ¿qué características buscar?

Es difícil pensar en un tipo de software que pueda ser utilizado de inmediato, sin ningún tipo de proceso de capacitación previo. Esto es especialmente válido para una solución que, por el trabajo que realiza, debe ser compleja y rica en funciones. Pero esto no significa que no pueda ser fácil de utilizar, y que haga que las tareas individuales en el área de gestión ambiental y de seguridad y salud sean mucho más fáciles de ejecutar. Un software de gestión ambiental, seguridad y salud fácil de usar debería contar con las siguientes características:

1. Instalación y actualizaciones fáciles y sencillas

La facilidad de uso aparece aún antes de que el primer empleado utilice el software. Las soluciones que deben ser instaladas y configuradas en ordenadores de escritorio, para ser utilizadas solo en esos aparatos, no están dentro de la categoría de software fácil de usar. La computación en la nube hace posible a los usuarios utilizar el software de gestión ambiental y laboral de inmediato, desde cualquier tipo de dispositivo móvil, portátil o de escritorio, algunas veces incluso sin conexión a internet. Pero las soluciones SaaS también evitan que el usuario tenga que preocuparse u ocuparse de actualizaciones y de copias de seguridad. El proveedor de la solución lo hace sin que el usuario siquiera tenga que enterarse.

2. Ofrece una interfaz de usuario limpia y atractiva

Evitar elementos de diseño que en pantalla puedan ser molestos como colores llamativos y redundantes o elementos de diseño innecesarios es clave para la facilidad de uso de un software de gestión ambiental, seguridad y salud.

3. Operación intuitiva para los usuarios

Los usuarios de sistemas informáticos, que no son expertos en TI, están acostumbrados a trabajar en entornos Mac o Windows, donde las tareas se basan en hacer clic o arrastrar y soltar. Por eso, un software de gestión HSE fácil de usar presentará un entorno intuitivo para la fuerza laboral. La organización lógica de los menús es una característica que hace que el usuario pueda trabajar de forma intuitiva. En general, es preciso que la solución informática sea fácil de navegar. Y que la organización de las rutas de acceso a la información o las tareas tenga sentido para el usuario final que la realiza.

4. Operación eficiente

Un aumento significativo en la productividad y la eficiencia es señal incuestionable de que el software es fácil de utilizar. En una solución así, los miembros del equipo no tienen por qué hacer infinitos clics para completar una tarea de rutina. Esto incluye:

• Flujos de trabajo inteligentes.
• Integración efectiva de otras herramientas ofimáticas, como hojas de cálculo.
• Automatización de tareas.

5. El software es estandarizado pero configurable

El software hecho a la medida parece atractivo. Sin embargo, requiere tiempo y recursos. Usualmente, cuando se alcanza el objetivo fijado, ya es preciso actualizar porque algo ha cambiado. En este tipo de soluciones las actualizaciones son lentas y costosas. Un sistema estandarizado, con flexibilidad para configuración, basado en la nube, es sin duda un software fácil de usar.

6. Opciones de soporte

Contar con diferentes opciones de soporte, ágiles y efectivas, es una característica de un software fácil de usar. Esto incluye archivos de ayuda en el programa informático de gestión HSE, diferentes canales de comunicación con expertos y sesiones de capacitación virtuales o presenciales.

7. Otros usuarios lo recomiendan

Las personas autorizadas para calificar si un software de gestión ambiental, seguridad y salud es verdaderamente fácil de usar son los usuarios que ya lo han probado y que trabajan con él en el día a día. Los fabricantes y proveedores de este tipo de soluciones lo saben y aprovechan los comentarios de usuarios para mejorar cada día su producto.

Software HSETools

El Software HSETools es una solución avanzada para la gestión ambiental y de seguridad y salud ocupacional. Los clientes que ya trabajan con la solución destacan la robustez tecnológica y un entorno de trabajo intuitivo y práctico. La mejor forma de conocer cómo funciona de primera mano es través de una demostración online gratuita.