Plan de gestión ambiental: objetivos y aspectos a considerar para planificar el sistema corporativo

El Plan de Gestión Ambiental es el documento en el que los profesionales en el área definen qué van a hacer, cuándo, cómo, quién lo hará y qué recursos requerirá el logro de los objetivos propuestos, que estarán dirigidos a proteger el medioambiente. Algunas organizaciones crean e implementan un Plan de Gestión Ambiental general que tiene alcance para todas sus operaciones. Otras, generan planes para cada proyecto o para cada área de operación. La elaboración de un Plan de Gestión Ambiental requiere considerar, en primer lugar, los objetivos. Para ello, es necesario tener en cuenta algunos aspectos específicos.

¿Qué tener en cuenta para implementar un Plan de Gestión Ambiental?

Crear e implementar el Plan de Gestión Ambiental es el resultado final de un proceso en el que se han incorporado elementos previos. Estos elementos son imprescindibles, ya que forman parte integral del plan. Estos son:

1. Liderazgo y compromiso de la Alta Dirección

Esto se evidencia en la política de gestión ambiental. En este documento, la Alta Dirección expresa su compromiso con el cuidado del medioambiente y define objetivos generales para la gestión.

2. Planificación

La organización define un plan general para cumplir con lo expresado en la política. Entre las tareas a planificar, en esta fase ocupa un lugar prioritario la creación del Plan de Gestión Ambiental.

3. Objetivos

El Plan de Gestión Ambiental toma los objetivos de la política ambiental, que son generales, y define los objetivos específicos, puntuales, que podrán ser revisados, monitorizados y evaluados.

4. Obligaciones de cumplimiento

Que pueden ser regulatorias, legales, contractuales o relacionadas con compromisos asumidos con la comunidad. Con estos cuatro elementos, el equipo estará listo para crear el Plan de Gestión Ambiental. Tarea que inicia por la definición de los objetivos específicos.

¿Qué objetivos tener en cuenta para el Plan de Gestión Ambiental?

El Plan de Gestión Ambiental persigue objetivos específicos, que forman parte de su contenido. Estos objetivos son la razón por la que se elabora el plan, pero también son el motivo para ejecutar el plan. El cumplimiento de estos objetivos determinará la eficacia del documento. Un buen plan se mide por la cantidad de objetivos alcanzados, entre los cuales se destacan:

• Diseñar e implementar medidas que eliminen riesgos, mitiguen su impacto negativo o disminuyan su probabilidad de ocurrencia.
• Optimizar el uso de recursos energéticos, materias primas y naturales, como el agua o el aire.
• Elaborar planes de supervisión y seguimiento para verificar el cumplimiento de parámetros e indicadores de rendimiento.
• Establecer responsabilidades y roles para el desarrollo de actividades requeridas para el logro de objetivos.
• Establecer procesos para eliminar o disminuir la contaminación de fuentes de agua, aire, acústica o de residuos que puedan degradar el medio ambiente.
• Cumplir con las obligaciones regulatorias, legales, contractuales o asumidas por la organización con su comunidad.
• Promover actividades para mejorar el entorno, como plantar árboles, limpiar espacios o generar áreas libres de contaminación auditiva y visual, entre otras.
• Reducir riesgos de incendio u otro tipo de incidentes y accidentes con capacidad de impacto negativo sobre el ambiente.
• Obtener un presupuesto real sobre los recursos que requiere la gestión y asegurar su asignación.
• Implementar tecnologías de producción que utilicen fuentes de energía limpias, amigables con el planeta.
• Implementar tecnologías de procesamiento de datos e información para la gestión ambiental.

¿Cómo elaborar el Plan de Gestión Ambiental?

Para elaborar el Plan es preciso tener en cuenta el tiempo, los recursos y la capacidad financiera y tecnológica de la organización. De lo contrario, es posible crear un Plan poco realista o que no resuelva las expectativas de las partes interesadas. Hacerlo paso a paso, ayudará a lograr los objetivos. Los pasos son:

1. Definir los objetivos de la gestión

Los objetivos de la gestión son en síntesis los mismos por los que se elabora el plan y que ya desglosamos en un apartado anterior. Pero puede haber otros, y estos pueden ser más específicos: reducir el nivel de emisiones, aumentar la digitalización de documentos o aumentar el nivel de consumo de energías renovables, son algunos ejemplos de objetivos específicos del Plan.

2. Aceptación, aprobación y compromiso de la Alta Dirección

Con objetivos claros, lo que sigue es obtener el aval de quien aportará los recursos: la Alta Dirección. Este tipo de proyectos, aunque requieren el apoyo y la asignación de la Alta Dirección, usualmente se generan en niveles intermedios, por parte de profesionales especializados en el área. Por eso es tan importante convencer a la Alta Dirección de la importancia de la Gestión, de los beneficios que se obtiene y del retorno de la inversión que ofrece.

3. Seleccionar un líder del proyecto

En organizaciones pequeñas, el liderazgo de la gestión, y por ende del Plan, se asigna a un empleado que reúna las condiciones requeridas, usualmente de formación, aunque tenga tareas asignadas propias de su puesto de trabajo. Otras organizaciones más grandes y más complejas tendrán la oportunidad de elegir un profesional dedicado entre varias opciones. Es importante el conocimiento, especialmente de Sistemas ISO asociados a la gestión, como ISO 14001, pero también de Sistemas Informáticos utilizados para automatizar la gestión.

4. Crear el equipo de trabajo

La complejidad de la organización y su tamaño nuevamente determinan las decisiones que se toman en este paso. En una organización muy pequeña, una sola persona puede asumir la función. Otras más grandes, requerirán un equipo. En estas últimas, es importante tratar de armar un equipo multidisciplinar, con empleados que cuenten con diferentes competencias y habilidades. Cuantas más áreas se vean representadas en el equipo, mejor.

5. Realizar una reunión para presentar el plan

La presentación o comunicación del Plan de Gestión Ambiental, busca dar a conocer los objetivos, presentar el equipo y comunicar las actividades que se llevarán a cabo, el momento en que se realizarán y la participación de algunas áreas y empleados específicos que se requerirá.

6. Elaborar un presupuesto y un cronograma de trabajo

Con base en las actividades que se proyectan, el cumplimiento de los objetivos y las personas que tendrán responsabilidades en el Plan, se elabora el cronograma de actividades y se estiman los recursos necesarios. Estos recursos pueden ser humanos, técnicos y tecnológicos y financieros. El presupuesto, el cronograma y el Plan en general, pueden ser ajustados en la medida en que las condiciones así lo exijan.

7. Revisar el avance del Plan

Lo que sigue es realizar una primera revisión del avance del proyecto, del cumplimiento de objetivos, de los indicadores de la gestión y de la conformidad con requisitos de estándares de cumplimiento medioambiental, cuando este es uno de los puntos a cumplir. En este paso se evalúan políticas, procedimientos, procesos, incidentes y accidentes, rendimiento de las actividades de capacitación y el resultado de las medidas de tratamiento de riesgos, entre otros factores de evaluación.

8. Revisar la asignación de recursos

Tras la primera revisión de rendimiento, el proyecto está listo para avanzar con propiedad hacia el logro definitivo de objetivos, para lo cual necesita comprobar la disposición de los recursos del ítem 6. Es también la oportunidad para ajustar el presupuesto o el cronograma, con base en datos e información más precisa.

9. Involucrar a los trabajadores

En algunas organizaciones, dependiendo del papel que desempeñen en su comunidad, esta integración puede tener alcance aún más allá de las fronteras de las instalaciones. Es importante contar sobre todo con empleados, contratistas, miembros de la comunidad y otras partes interesadas, que tengan conocimiento o intereses en la Gestión del Medio Ambiente.

10. Monitorizar, revisar y comunicar los resultados del Plan

Finalmente, es preciso hacer una evaluación ambiental final para este plan, pero inicial para el siguiente, que incluya los resultados obtenidos, los aciertos, los fallos, las no conformidades y todo lo que sea preciso mencionar para garantizar la mejora en la ejecución de un siguiente Plan. Todo esto debe ser reportado a la Alta Dirección en informes formales, y las conclusiones de estos informes deben documentarse y estar disponibles para los profesionales en el área de Gestión Ambiental que tomen el liderazgo del siguiente Plan, ya que esta es una tarea cíclica que se basa en el modelo PDCA –Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

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