Coordinar la capacitación de contratistas. ¿Cómo te ayuda la tecnología?

Capacitación de contratistas

Uno de los aspectos más importantes relacionados con la formación del equipo de trabajo, es aquel que relaciona directamente la formación de las terceras partes o contratistas en la organización, es decir, la capacitación de contratistas, siendo fundamental en la eficiente implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. De esta manera, y teniendo en consideración lo anterior, establecer medios de comunicación que permitan un flujo de información eficiente, constante y rápida, es fundamental para que el mensaje que se quiere transmitir pueda ser recibido efectivamente. Así mismo, es importante considerar que el contratista pueda tener pleno conocimiento del funcionamiento del proceso de capacitación o formación del cual será en este caso el principal participe. Toda vez que el contratista tenga el conocimiento de su impacto en el plan de formación del sistema, permitirá que el nivel de compromiso sea cada vez más alto y consecuentemente los resultados u objetivos de capacitación se lleven a su cumplimiento a cabalidad. Es necesario comprender que se deben considerar una serie de recursos necesarios para poder establecer un programa de capacitación de contratistas, algunos de estos son: recurso humano competente, recursos materiales (material de formación), instalaciones físicas, presencia del personal a formar, disposición por parte de los involucrados, así como el tiempo suficiente para llevar a cabo las sesiones de formación respetando los tiempos de ejecución. En este sentido, coordinar incluso una única sesión de formación con personas externas a la organización en este caso contratistas, es un trabajo que tiene ciertas variables que determinan el éxito o no de las sesiones de formación. El simple hecho de llevar a cabo una convocatoria a formación por medios convencionales tales como el correo, suele ser un desperdicio de tiempo sobre todo para aquellos colaboradores cuya actividad principal es mucho más operativa que administrativa y el acceso a los correos se convierte en algo complejo de adquirir.

Uso de la tecnología para la gestión de capacitaciones de contratistas

El uso de la tecnología permite entre muchos otros aspectos, estandarizar los procesos de las organizaciones evitando así posibles olvidos u omisiones que de no considerarse pueden llegar a alterar el ejercicio como tal, ejemplo: lugar de la capacitación, recursos necesarios (anteriormente mencionados), entre otros. Además, y siendo uno de los principales issues de las empresas que tienen relación con terceros, lo relacionado con la comunicación y flujos de información precisos, en la tecnología podemos encontrar herramientas que permiten por medio de agendas de actividades automáticas, conocer cuáles son nuestros compromisos como colaborador de la organización o contratista y mi responsabilidad en atender estos compromisos. La tecnología permite, además, tener acceso rápido y controlado de todo aquel material necesario para la formación de las personas, permitiendo así el fácil involucramiento de todo el equipo con los objetivos de formación. En un ambiente de constantes cambios y alteraciones de ejecución de la tarea, el uso de la tecnología debe ser considerado como un aliado en la transformación de procesos, en este sentido, es demasiado importante considerar que se deben contar con herramientas tecnologías sencillas, flexibles, fáciles de usar para que las experiencias de los usuarios sean más fructíferas y que no por el contrario puedan llegar a presentar cierta resistencia al implementar nuevas herramientas a labores que usualmente se vienen llevando a  cabo de otras maneras por mucho tiempo.

Software de Gestión de Contratistas

Software HSE es modular, parametrizable y se adapta a las necesidades de las organizaciones. Ofrece un conjunto de soluciones para la gestión de las diferentes necesidades que pueda tener en su sistema HSE. El Software HSETools agiliza los procesos a su forma de operar, por eso se consigue reducir los tiempos invertidos a esta gestión y es posible emplearlos para dar valor a sus trabajadores y contratistas. Con esta solución tecnológica, en una organización, nunca había sido tan fácil evaluar, observar y gestionar los actos potencialmente inseguros en materia de HSE. Si quiere más información, no dude en inscribirse en nuestra próxima demo gratuita.