Auditorías Virtuales HSE. Mejores Prácticas para ser más Eficientes

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Auditorías virtuales HSE

Cada vez son más las organizaciones que se suman a la utilización de tecnologías de la información y la comunicación (TIC), de hecho, el Covid-19 ocasionó que esta transición fuera prácticamente obligatoria y el teletrabajo formó parte del día a día de la mayoría de las empresas, donde la gestión de las auditorías Salud, Seguridad y Ambiente (HSE) no se quedó atrás, lo que trajo como resultado la optimización de los recursos, además de la aplicación de políticas como cero papel que ayudan a la sostenibilidad y sustentabilidad.

¿Qué es una Auditoría Virtual o Remota HSE?

Es tipo de auditoría se realiza de forma remota mediante un proceso sistemático, independiente, documentado y finalmente controlado, para la obtención de resultados válidos y evidencias a través del uso de TIC, con el propósito de determinar el grado de conformidad HSE y la toma de decisiones que permitan el mejoramiento continuo de su desempeño.

¿Cuál sería la buena práctica en una Auditoría Virtual HSE?

Para garantizar la efectividad en la ejecución de una auditoría virtual, se debe considerar que se cumplan con las condiciones adecuada desde la disponibilidad de las herramientas TIC hasta que tanto los auditores como las partes interesadas tengan la competencia requerida además de esto a continuación se nombraran cuales son las etapas que conforman este proceso:

Programación, en este paso es sumamente relevante realizar un análisis de los riesgos y oportunidades potenciales, como los tiempos que se deben usar en la ejecución, además de garantizar la disponibilidad de las herramientas TIC.
Planificación, en este paso determina el alcance de cada plan, el objetivo, las fechas y el equipo auditor.
Preparación, aquí se realiza el levantamiento de la documentación necesaria para la ejecución, se define los checklist a utilizar, además de los recursos necesarios.
Ejecución, esta etapa inicia con la reunión de apertura, la recopilación de la información y su verificación, todo ello a través de un muestreo que se adecue a la metodología a desarrollar, se identifican los hallazgos, las observaciones.
Conclusiones y Reporte de los Hallazgos, aquí se debe especificar cuál es el alcance de las Herramientas TIC y su efectividad, cuáles fueron los resultados de la auditoría, además de dar una retroalimentación a las partes interesadas, realizar el informe y la reunión de Cierre.
Planes de Acción y Seguimientos, se definen las acciones y monitoreos aplicables de acuerdo a los resultados obtenidos.

Beneficios de las Auditorías virtuales HSE

La automatización del proceso de auditoría virtual HSE conlleva a una reducción significativa de tiempo usado para la gestión y documentación, de hecho, como principal beneficio es la optimización de la efectividad a raíz de la simplificación de las actividades, sin embargo, no es el único beneficio por lo cual a continuación se listan los más relevantes:

Optimización de la eficacia y eficiencia, lo que incrementa la efectividad y el éxito sostenido.
Aumento de la Seguridad e Integridad de la Información.
Minimización del uso de los recursos en tiempo y costos.
Disminución del tipo de logística, ya que el proceso se implementa mediante el uso de TIC.
Permite el análisis en tiempo real de datos e información de accidentes, incidentes, lesiones, impacto ambiental.
Maximiza el uso de Herramientas TIC.
Permite la configuración de alertas automáticas de las acciones o pendientes a realizar.
Mejora la Gestión HSE evidenciando de forma automática las brechas en relación al cumplimento de las Normativas internas e internaciones.
Minimiza la probabilidad de errores y dificultades para la obtención de informes en tiempo y forma.
Mediante el uso de Checklist se pueden obtener los resultados de forma automática y los hallazgos quedan relacionados a una aplicación que permite su gestión oportuna.

Cuando se habla de auditorías remotas se hace alusión a las que se realizan mediante el uso de TIC, para ello, las organizaciones pueden hacer uso de innumerables herramientas como aplicaciones para la gestión de los Checklist e inclusive un software de gestión de tipo BPM, que permite el modelamiento de todo el proceso y trayendo como resultado mayor efectividad mediante la optimización de los recursos y la sostenibilidad, garantizando la continuidad de negocio y promoviendo la sustentabilidad.

Software auditorías virtuales HSE

Los auditores internos encuentran en el módulo de Inspecciones y Checklists del Software HSETools la mejor herramienta tecnológica para la planificación y realización de todo tipo de inspecciones, evaluaciones y auditorías a un Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Con este potente software HSE es posible ejecutar listas de verificación sobre el terreno y generar reportes en el mismo lugar en el que se presenta un incidente, ya que es posible acceder a ella desde cualquier tipo de dispositivo móvil. Empleados, auditores y profesionales con responsabilidades de SST, pueden incorporar evidencia en diferentes formatos como imágenes, vídeos, documentos, formularios, permitiendo visualizar un panorama de riesgos siempre actual. Su organización puede obtener ahora los beneficios de esta solución avanzada. Asista a la demo HSE para comprobarlo.